Sie können jedoch auch für erfahrene Moderatoren eine Katastrophe bedeuten, wenn Sie einen dieser entscheidenden Powerpoint-Fehler machen. Der Schlüssel zum Erfolg besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Diashow eine visuelle Hilfe und keine visuelle Ablenkung darstellt .
Um die besten Ergebnisse zu erzielen, vermeiden Sie die üblichen "sieben Todsünden" in PowerPoint-Präsentationen.
1. Schieben Sie Übergänge und Soundeffekte.
Sie stehen im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit, was wiederum das Publikum ablenkt. Schlimmer noch, wenn eine Präsentation, die mehrere Effekte und Übergänge enthält, viel langsamer auf einem Computer läuft als der, auf dem sie erstellt wurde, ist das Ergebnis eine träge, fast komische Wiedergabe. Solche Gimmicks verbessern selten die Botschaft, die Sie kommunizieren möchten. Wenn Sie nicht auf einer Science-Fiction-Messe vertreten sind, lassen Sie den lasergesteuerten Text weg!
Überlassen Sie Fade-Ins, Fade-Outs, Wipes, Blinds, Überblendungen, Checkerboards, Cuts, Covers und Splits Hollywood-Filmemachern. Sogar "Builds" (Textzeilen, die bei jedem Mausklick erscheinen) können ablenken. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Nachricht, nicht auf die Technologie.
2. Standard Clipart.
Tod, um Bohnen auszusortieren! Powerpoint ist mittlerweile so weit verbreitet, dass die darin enthaltenen Cliparts ein "visuelles Klischee" geworden sind. Es zeigt einen Mangel an Kreativität und eine müde Anhaftung an eine Standardform.
Stellen Sie zuerst sicher, dass Sie Grafiken benötigen, um Ihre Nachricht zu verbessern. Wenn Sie dies tun, verwenden Sie Ihre eigenen gescannten Fotos oder Grafiken von besserer Qualität von Unternehmen wie PhotoDisc.
Screenshots können Realismus bei der Präsentation von Informationen über eine Website oder ein Computerprogramm hinzufügen. Zwei beliebte Bildschirmaufnahmeprogramme sind Snagit (www.techsmith.com) für Windows und Snapz Pro (www.ambrosiasw.com) für Macintosh.
Beide sind als Shareware verfügbar.
3. Präsentationsvorlagen
Ein weiteres visuelles Klischee. Vorlagen zwingen Sie, Ihre ursprünglichen Ideen in die vorgefertigte Form einer anderen Person zu integrieren. Die Vorlagen enthalten oft störende Hintergründe und schlechte Farbkombinationen. Nehmen Sie ein gutes Buch über Webgrafiken auf und wenden Sie dieselben Prinzipien auf Ihre Folien an. Erstellen Sie Ihr eigenes unverwechselbares Aussehen oder verwenden Sie Ihr Firmenlogo in einer Ecke des Bildschirms.
4. Text-schwere Folien.
Projizierte Folien sind ein gutes Medium, um eine Idee grafisch darzustellen oder einen Überblick zu geben. Sie sind ein schlechtes Medium für Detail und Lesen. Vermeiden Sie Absätze, Zitate und sogar ganze Sätze.
Begrenzen Sie Ihre Folien auf fünf Zeilen Text und verwenden Sie Wörter und Sätze, um Ihre Punkte zu machen. Das Publikum wird in der Lage sein, wichtige Punkte leichter zu verdauen und zu behalten. Verwenden Sie Ihre Folien nicht als Notizen für Sprecher oder um einfach einen Überblick über Ihre Präsentation zu projizieren.
5. Das "Ich" -Paradigma.
Präsentatoren scannen häufig eine Tabelle oder Grafik direkt aus ihrem vorhandenen Druck-Unternehmensmaterial und fügen sie in ihre Diashow-Präsentationen ein. Die Ergebnisse sind fast immer suboptimal. Print-Visuals sind in der Regel von 8-12 Zoll gesehen statt von mehreren Fuß betrachtet werden. In der Regel sind sie für eine effektive visuelle Darstellung zu klein, zu detailliert und zu textuell.
Das Gleiche gilt für die Schriftgröße. 12-Punkt-Schrift ist ausreichend, wenn der Text vor Ihnen liegt. Richten Sie in einer Diashow eine Schriftgröße von mindestens 40 Punkten ein. Erinnern Sie sich an das Publikum und bewegen Sie den Kreis von "Ich" zu "Wir". Stellen Sie sicher, dass alle Elemente einer bestimmten Folie groß genug sind, um leicht gesehen zu werden. Größe spielt wirklich eine Rolle.
6. Lesen.
Eine mündliche Präsentation sollte sich auf interaktives Sprechen und Zuhören konzentrieren, nicht auf das Lesen durch den Sprecher oder das Publikum. Die Anforderungen der gesprochenen und geschriebenen Sprache unterscheiden sich erheblich. Gesprochene Sprache ist kürzer, weniger formell und direkter. Das Lesen von Text ruiniert eine Präsentation. Ein verwandter Punkt hat mit Handouts für das Publikum zu tun.
Eines Ihrer Ziele als Moderator ist es, die Aufmerksamkeit des Publikums einzufangen und zu halten. Wenn Sie Materialien vor Ihrer Präsentation verteilen, wird Ihr Publikum die Handzettel lesen, anstatt Ihnen zuzuhören. Oft hängen Teile einer effektiven Präsentation davon ab, Spannung zu erzeugen, um das Publikum zu erreichen.
Wenn das Publikum alles lesen kann, was Sie sagen werden, ist dieses Element verloren.
7. Vertrauen in Technologie.
Sie wissen nie, wenn eine Fehlfunktion des Geräts oder inkompatible Schnittstellen Sie zwingen, Ihre Präsentation auf einem anderen Computer zu geben. Bereiten Sie sich vor, indem Sie Ihre Präsentation auf einer CD-ROM sichern.
Besser noch ist eine Compact-Flash-Speicherkarte mit einem Adapter für den PCMCIA-Slot in Ihrem Notebook. Damit können Sie noch Änderungen in letzter Minute vornehmen. Es ist auch eine gute Idee, ein paar Farbfolien Ihrer Folien zu erstellen.
Im schlimmsten Fall funktioniert keine der Technologien und Sie haben keine Visuals zu präsentieren. Sie sollten immer noch in der Lage sein, eine ausgezeichnete Präsentation zu geben, wenn Sie sich auf die Nachricht konzentrieren. Machen Sie sich immer mit der Präsentation vertraut, üben Sie sie und seien Sie bereit, das Publikum unabhängig von der verfügbaren Technologie zu begeistern. Es ist fast eine verlorene Kunst.
Dr. Joseph Sommerville hat den Titel "The Presentation Expert" erhalten, um Profis zu helfen, effektivere Präsentationen zu entwerfen, zu entwickeln und zu liefern. Er ist Leiter von Peak Communication Performance, einer in Houston ansässigen Firma, die weltweit arbeitet, um Fachkräften bei der Entwicklung strategischer Kommunikation zu helfen.