Übersehen Sie dieses wertvolle Tool für den Erfolg von Veranstaltungen nicht
Ganz gleich, ob Sie gerade in der Eventplanung tätig sind oder ein erfahrener Veranstaltungsplaner sind, Sie haben wahrscheinlich eine Checkliste für die Planung von Veranstaltungen kennengelernt oder zumindest gehört, dass sie während eines Veranstaltungsplanungskurses oder Branchentreffens referenziert wurde. Dafür gibt es einen Grund. Eine Checkliste für die Planung von Veranstaltungen ist der beste Freund eines Planers, ein unschätzbares Werkzeug für die erfolgreiche Verwaltung Ihrer Veranstaltungen.
Hinweis: Eine Ereignisplanungs-Checkliste wird auch als Workback-Zeitplan oder kritischer Pfad bezeichnet.
Bei der Veranstaltungsplanung geht es um die Planung. Selbst die kreativste Event-Idee wird floppen, wenn sie nicht gut geplant und ausgeführt wird. Hier kommt eine Event-Checkliste ins Spiel. Sie hilft Ihnen dabei, organisiert zu bleiben und vor oder nach dem Zeitplan zu bleiben, wenn Sie die unzähligen Aufgaben und Details in die Planung einer erfolgreichen Veranstaltung mit einbeziehen. Und es ist besonders nützlich, wenn Sie mehrere Ereignisse verwalten. Das Vergessen einer kleinen Aufgabe oder das Zurückbleiben bei einer Deadline kann zu einem Domino-Effekt führen: Andere scheinbar unzusammenhängende Aspekte Ihrer Veranstaltung können nach und nach auseinanderfallen.
Verlassen Sie sich also nicht auf Ihr Gedächtnis, Haftnotizen oder Skizzen auf Ihrem Pad, damit Ihr Veranstaltungsplanungsgeschäft reibungslos läuft. Erfahren Sie, wie Sie eine effektive Checkliste für die Planung von Veranstaltungen zusammenstellen, die bald zu Ihrem neuen besten Freund wird.
Bevor Sie beginnen
Um zu beginnen, löschen Sie etwas Zeit von Ihrem Zeitplan, um sich auf das Ereignis zu konzentrieren, das Sie planen.
Als nächstes, räume deine Gedanken ab. Ernst. Kein Blick auf das Telefon oder die Beantwortung einer E-Mail. Sie müssen sich dieses Ereignis von Anfang bis Ende vorstellen, ohne Unterbrechung oder Ablenkung, so dass Sie effektiv alle Aufgaben planen können, die erledigt werden müssen.
Bereit machen
Denken Sie über das geplante Ereignis nach und notieren Sie alle bestätigten Details: Kundenname und Kontaktinformationen, Datum der Veranstaltung, Ort, Anzahl der Teilnehmer usw.
Nehmen Sie einen Kalender heraus und markieren Sie das Ereignis in diesem Kalender in Fettdruck. Sammeln Sie alle anderen relevanten Materialien - Fotos des Veranstaltungsortes, Liste der Caterer zu kontaktieren - die ein Teil dieser Veranstaltung sind.
Rückwärts gehen
Um mit dem Schreiben einer Ereignisplanungs-Checkliste zu beginnen, müssen Sie rückwärts arbeiten.
Gäste erleben eine Veranstaltung als eintägige oder mehrtägige Zusammenkunft mit allem, was gleichzeitig passiert. Wie eine Live-Performance, die auf der Bühne erscheint und wunderschön ausgeführt wird. Veranstaltungsplaner sehen Ereignisse als eine Reihe kleinerer Ereignisse an, die wie Teile eines Puzzles zusammenpassen, um im abschließenden Ereignis zu gipfeln. Als Planer beginnen wir also am Anfang. Das ist einige Wochen oder Monate bevor eine tatsächliche Veranstaltung stattfindet.
Beginne am Anfang
Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung, wo Sie Ihre Checkliste für die Planung von Veranstaltungen erstellen sollten, eine solide Grundlage für Ihre Veranstaltung. Bevor Sie Farbschemata auswählen und Blumen bestellen, müssen Sie die Grundlagen angehen. Von der Vertragsunterzeichnung bis zur Verhandlung eines Zimmerblocks muss alles auf Ihrer Checkliste stehen, egal wie groß oder klein. Der Schlüssel besteht darin, sich zuerst um alle Aufgaben zu kümmern, die im Voraus abgeschlossen werden können, um mehr Zeit in Ihrem Zeitplan für die Aufgaben zu haben, die näher am Ereignisdatum liegen.
Einige Beispiele für Elemente, die in Ihre Checkliste für Veranstaltungsplaner aufgenommen werden sollen:
- Verträge unterschreiben (mit Kunden, Veranstaltungsort, Lieferanten usw.).
- Bestätigen Sie Datum und Uhrzeit mit dem Veranstaltungsort
- Vermietung von Unterhaltung (Band, Sprecher usw.)
- Sicherer Hotelblock
- E-Mail-Einladungen
- Wählen Sie das Menü aus
- Hire Kellner
- Bestätigen Sie die Anzahl der Gäste
- Durch die Website gehen
- Bestätigen Sie die Einrichtung des Raums
Erlaube zusätzliche Zeit
Fügen Sie mit jedem Punkt Ihrer Event-Checkliste zusätzliche Zeit hinzu. Wenn das Datum, an dem die Einladungen tatsächlich versandt werden, der 15. März ist, legen Sie einen Artikel auf Ihre Liste, damit die Einladungen am 8. März, eine Woche vorher, versandbereit sind. Das gibt Ihnen etwas mehr Zeit, wenn etwas mit den Einladungen schief geht oder Sie aus einem anderen Grund im Verzug sind.
Fügen Sie Erinnerungen in Ihre Checkliste ein
Es genügt nicht, auf Ihrer Checkliste "Vertrag mit Caterer unterzeichnen" zu schreiben und dann das Kästchen anzukreuzen.
Sie müssen sicherstellen, dass der Caterer eine Kopie des Vertrags erhalten hat und Ihnen eine unterschriebene Kopie zurückgeschickt hat. Fügen Sie also für jedes große Element, das Sie zu Ihrer Checkliste hinzufügen, eine Erinnerung hinzu. Zum Beispiel: "Follow up with caterer re: contract". Fügen Sie eine weitere, spätere Erinnerung hinzu, die lautet: "Signed contract from caterer" erhalten. Es ist nicht ungewöhnlich, eine Aufgabe anzugehen und sie als erledigt zu betrachten, wenn sie wirklich nur auf Ihrer Seite abgeschlossen wurde.