Wie man die Teilnahme an Seminaren und Business Events erhöht

by Rob Hart

Tipps zur Steigerung Ihrer Teilnahme an Firmenveranstaltungen

Der wichtigste Schritt zur Überwindung von Ängsten wegen fehlender Teilnahme an einer Veranstaltung oder zur Erhöhung der RSVP-Liste besteht darin, zu erkennen, dass Menschen wirklich gerne an gut ausgeführten Seminaren und anderen Veranstaltungen teilnehmen. Durch die Teilnahme an Geschäftstreffen hat der Teilnehmer die Möglichkeit, neue Informationen zu lernen und mit Kollegen und Führungskräften in ihrem Bereich zu interagieren. Aber die erfolgreichsten Treffen gehen über die Star-Keynotes und inspirierenden Präsentationen hinaus; Sie schaffen eine warme, freundliche Umgebung für alle, die sie angenehmer macht. So können Sie eine angenehme Geschäftsveranstaltung planen, die eine große Beteiligung anzieht.

01 - Erstellen Sie eine großartige Agenda

Sobald die Gastgeber verstehen, dass die Leute gerne an Veranstaltungen teilnehmen, ist es wichtig, ein Programm zu erstellen, das es wert ist, besucht zu werden. Die Agenda sollte sich auf ein einziges Thema konzentrieren, um die Teilnehmer nicht zu überfordern, sollte aber genug Abwechslung bieten, um das Interesse der Teilnehmer aufrechtzuerhalten. Der folgende Beispiel-Halbtages-Seminarplan berücksichtigt zum Beispiel die Bedürfnisse der Konferenzteilnehmer von Essen über Pausen bis hin zu Präsentationen:

8:00 Uhr Ankunft und Frühstück
8.45 Uhr Begrüßung
9:00 Uhr Keynote Speaker
10:00 Uhr Pause
10:15 Uhr Podiumsdiskussion
11.30 Uhr Schlussbemerkungen

02 - Seien Sie empfindlich gegenüber dem Kalender und der Uhr

Trotz der besten Tagesordnung haben die Teilnehmer der Veranstaltung Vorlieben, wann sie solche Programme besuchen möchten und wann nicht. In einigen saisonalen Branchen ist es manchmal eine Frage von kann nicht so gut. Berücksichtigen Sie Folgendes, wenn Sie Termine und Zeiten für Ihre Veranstaltung planen:

Teilnehmer bevorzugen Morgenpläne für Seminare
Teilnehmer bevorzugen Wertschätzungsereignisse unmittelbar nach der Arbeit
Dienstags und Donnerstags sind beliebte Tagungstage
Vermeiden Sie, wenn möglich, an Freitagen Meetings abzuhalten
Vermeiden Sie die Planung von Besprechungen an Feiertagen und am Vorabend von Feiertagen
Berücksichtigen Sie die Reiseanforderungen der Teilnehmer für die Veranstaltung

Ebenso wichtig ist es, einen guten Ruf zu haben, pünktlich zu beginnen und pünktlich zu enden - insbesondere für jährliche oder wiederholte Veranstaltungen.

03 - Identifizieren Sie einen einzigartigen und bequemen Standort

Die meisten Geschäftstreffen finden in Hotels statt und diese Art von Veranstaltungsort ist nicht so einzigartig. Sie können wählen, die Form zu brechen und finden Sie einen großen Nicht-Hotel-Veranstaltungsort oder Sie können erkennen, dass alle Hotels nicht gleich sind und finden Sie ein großartiges Hotel. Der Hauptpunkt hier ist, einen Standort zu wählen, wohin Ihre Gäste gehen möchten. Schließlich machen sie einen Umweg von ihrer Routine und wollen die Veranstaltung genießen. Berücksichtigen Sie die folgenden Faktoren:

Wählen Sie einen Veranstaltungsort, der in der Nähe der meisten Teilnehmer liegt
Wählen Sie einen Veranstaltungsort, an dem die Teilnehmer Spaß haben würden
Wählen Sie einen Ort aus, an dem ähnliche Veranstaltungen stattfinden

Weitere Tipps zur Auswahl eines Veranstaltungsortes finden Sie in der Veranstaltungsübersicht zum Veranstaltungsplaner .

04 - Kompiliere eine passende Gästeliste

Erfolgreiche Besprechungen haben ein bestimmtes Thema oder eine bestimmte Nachricht und Zielgruppe für diese Nachricht. Es ist hilfreich, eine Gästeliste mit entsprechenden Teilnehmern zu erstellen, auch wenn diese in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit geordnet sind. Zu oft werden die Gastgeber eine Liste mit potenziellen Gästen zusammenstellen, um dann das Treffen für die Massen zu öffnen. Dies funktioniert nur, wenn Sie versuchen, Plätze basierend auf dem Zahlenspiel zu füllen.

Ein Geschäftsmeeting, eine Konferenz oder ein Seminar sollte nicht als direkte Mail-Aktion mit 1-3% RSVP-Raten angesehen werden. Ich bevorzuge es, Klienten zu coachen, um bestimmte Listen von Zielteilnehmern zu generieren - Leute, die sie wirklich besuchen möchten, mit einem Antwort-Prozentsatz von 50% oder besser.

Ein letzter Gedanke über die Teilnehmer: Versuchen Sie, Personen mit ähnlichem Rang und ähnlicher Erfahrung zu dem Meeting einzuladen.

05 - Einladen, einladen, einladen!

Einer der Schlüssel, um eine große Teilnahme an Ihrer Veranstaltung zu erreichen, besteht darin, Menschen frühzeitig einzuladen und ihnen Folge zu leisten. Dies bedeutet das Senden von Erinnerungen an diejenigen, die nicht geantwortet haben und Bestätigungen an diejenigen, die haben. Es ist im Allgemeinen keine schlechte Idee, den bestätigten Gästen eine Terminerinnerung vor dem Event zu senden.

Es ist wichtig, um die Veranstaltung herum Aufregung zu erzeugen. Herkömmliche gedruckte Einladungen sind angemessen, aber es wird zur Norm, je nach Zielgruppe auch E-Mails und sogar soziale Medien zu verwenden. Versuchen Sie diesen Ansatz:

Erwähnen Sie die Veranstaltung den Gästen, die Sie oder Ihr Team persönlich kennen, bevor Sie Einladungen versenden.
Senden Sie das Datum frühzeitig im Planungsprozess (Papier oder elektronisch).
Senden Sie eine detaillierte Einladung mit Tagesordnungspunkten (Papier oder elektronisch) mit einer RSVP-Anfrage.
Leiten Sie die detaillierte Einladung erneut mit einer persönlichen Notiz an persönliche Freunde oder Bekannte weiter (elektronisch). *
Follow-up mit bestätigten Gästen ein bis zwei Tage vor der geplanten Veranstaltung (elektronisch oder per Telefon).

* Sie können auch wählen, Gäste formal anzurufen und eine persönliche Einladung zu der Veranstaltung zu verlängern.

06 - Unterschätzen Sie nicht die Macht persönlicher Einladungen

Eine physische Einladung - ob gedruckt oder elektronisch - ist nett, aber sie sollte nicht als Ersatz für eine persönlich verlängerte Einladung an Freunde, Kollegen oder Bekannte angesehen werden (es sei denn, Sie planen natürlich ein großes Symposium oder eine Tagung mit 500 Teilnehmern) oder mehr Teilnehmer). Dies ist der Schritt, der viele Hosts zum Schrumpfen bringt. Sie wollen das Telefon nicht abholen, aber es kann den Unterschied zwischen hohen RSVP-Raten (mit niedrigen No-Show-Raten) und einem weniger als idealen Ergebnis bedeuten.

Bei manchen Veranstaltungen kann es hilfreich sein, diese Verantwortung zu teilen. Die Gästeliste einer Veranstaltung wird oft aus Kontaktlisten zusammengestellt, die von einer Vielzahl von Personen gepflegt werden, und diejenigen Personen mit den engsten Beziehungen zu den Eingeladenen sollten eine direkte Einladung an ihre eigenen Gäste richten.

07 - Erstellen Sie einen Ruf für die Bereitstellung von ausgezeichneten Programmen

Jeder hat an guten Konferenzen und schlechten Konferenzen teilgenommen. Gleiches gilt für Seminare und andere Wertschätzungsereignisse. Zum Glück für Veranstaltungsplaner genießen die Leute öfter die Treffen, an denen sie teilnehmen.

Der Schlüssel hier ist, Ihrem Kunden zu helfen, einen Ruf für die Lieferung von ausgezeichneten Geschäftsprogrammen aufzubauen. So einfach es auch scheinen mag, wenn jemand es genossen hat, an Ihrem letzten Event teilzunehmen, wird er oder sie eher zukünftige Programme besuchen - und möglicherweise sogar einen Freund oder Kollegen mitbringen.

08 - Sende Follow-Up-Kommunikation und danke Teilnehmer

Da Teilnehmer an Besprechungen teilnehmen, um neue Informationen zu sammeln, möchten viele Teilnehmer zusätzliche Handzettel und Materialien erhalten, auf die sich Referenten und andere Personen in Ihrer Organisation möglicherweise beziehen. Das Follow-up ist eine ausgezeichnete Gelegenheit, diese Informationen zu teilen und Dankesbotschaften an die Teilnehmer der Veranstaltung weiterzugeben.

Die Dankesmitteilung und die Weiterverfolgung der Kommunikation ist etwas, was viele Organisationen oft übersehen, aber diejenigen, die nicht die Vorteile ernten.