10 Tipps für erfolgreiche interne Firmenveranstaltungen
Wenn Sie mit der Planung der jährlichen Mitarbeiterfeiertagsparty für Ihr Unternehmen beauftragt wurden, befolgen Sie einige grundlegende Richtlinien, um das Beste aus Ihrer speziellen Veranstaltung herauszuholen, und können Sie dabei helfen, Kosten zu reduzieren, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Durch die sorgfältige Bewertung der besten Art und Weise, wie Sie sich dieser Urlaubsparty nähern und diese durchführen können, können Sie ein Erlebnis schaffen, das nicht nur die Moral des Unternehmens steigert, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit und die Mitarbeiterbindung erhöht.
Es ist wichtig, mit den Grundlagen zu beginnen - welches Thema sollte die Party haben, wo sollte es stattfinden, wie viele Leute kommen, wann es passieren sollte und welche Speisen und Getränke während des Anlasses serviert werden - bevor es zu spezialisierter Planung geht und schließlich Ereignisausführung.
01 - Die Grundelemente eines Holiday Company Events
Natürlich müssen Sie, wie jedes andere Ereignis oder Projekt, einen Projektplan erstellen, der die Ereignisdetails für die Mitarbeiterfeiertagspartei identifiziert. Thema, Ort, Zeit, Datum, Anzahl der Gäste, Auswahl an Speisen und Getränken, Dekor und Veranstaltungsagenda müssen berücksichtigt werden, bevor Sie mit der Durchführung Ihrer Veranstaltung beginnen.
Jede gute Partei braucht diese Kernelemente, um erfolgreich zu sein, aber nicht alles muss in Stein gemeißelt werden, bevor Sie beginnen, Ihre Bedürfnisse zu erfüllen (wie einen Veranstaltungsort sichern, einen Caterer buchen oder eine Agenda planen).
Obwohl es viele Möglichkeiten gibt, diese Entscheidungen zu treffen, und Entscheidungen für übergeordnete Ideen wie Themen und Timing oft auf Führungskräfte des Unternehmens statt auf den Eventproduzenten fallen, ist es am besten, mit einem Team zu arbeiten, um zu entscheiden, welche Details für Ihre spezifischen Anforderungen geeignet sind Unternehmen.
02 - Wählen Sie die effektivste Zeit, um Ihre Veranstaltung zu halten
Leider kann nicht jeder die Möglichkeit haben, an der Veranstaltung teilzunehmen, weil jemand zurück bleiben und auf Kundenanrufe und -anfragen reagieren muss. Aber eine Mittagsstunde ermöglicht der Organisation, die Kosten zu kontrollieren und reduziert die Verpflichtungen für die persönliche Zeit und die Verpflichtungen der Mitarbeiter.
Wenn die Organisation kein Lunch-Programm veranstaltet, wird es natürlich eine Abendveranstaltung geben, die mehr Mitarbeitern die Teilnahme ermöglicht, aber oft mit höheren Kosten verbunden ist, je nachdem, an welchem Abend der Woche die Veranstaltung stattfindet.
Wie kommst du am meisten zum Geld ? Während einige denken, dass der Freitag der beste Tag für die Veranstaltung ist, weil die meisten Angestellten für das Wochenende frei sind, ist Freitag der beliebteste Tag der Woche in Restaurants und anderen Veranstaltungsorten - die teuerste Zeit. Wenige Organisationen werden sich am Sonntagabend überlegt haben, also scheint die nächstbeste Option Montagabend zu sein.
03 - Erwäge, eine Party in der Nebensaison zu veranstalten
Anfang Oktober und Ende Januar sind gute Zeiten, um eine jährliche Wertschätzungsparty zu veranstalten, da Sie eine erhöhte Verfügbarkeit von Veranstaltungsorten außerhalb der Veranstaltungsorte finden, Geld für Catering-Ausgaben sparen und möglicherweise bessere Angebote für Partypakete während dieser Veranstaltung außerhalb der Saison erhalten.
Ein Nachteil bei der Schaffung einer jährlichen Wertschätzung Partei anstelle der gemeinsamen jährlichen Ferien ist, dass die Mitarbeiter nicht daran denken, wie eine Tradition sowie sie Weihnachten oder Silvester feiern. Sie sollten sicher sein, einen Hype um die Veranstaltung aufzubauen, wenn es sich nicht um eine traditionelle Urlaubsfeier handelt.
04 - Wählen Sie ein Team, das bei der Ausführung des Ereignisses helfen soll
Die Entscheidung für die richtige Teamgröße und die Auswahl der besten Teammitglieder sind entscheidend, um Ihre Veranstaltung mit möglichst wenig Aufwand zum Erfolg zu führen. Letztlich ist es aber nicht die Größe des Gremiums, sondern die Qualität der Mitarbeiter, die das Format eines Veranstaltungsplaners bestimmen.
Eine kleinere Gruppe von Personen wird die Planung wahrscheinlich zweckmäßiger und kosteneffektiver machen, aber viele Organisationen involvieren einen großen Ausschuss von Einzelpersonen, so dass mehr Stimmen der Angestellten in der Planungs- und Ausführungsphase vertreten sind. Die Zeit, die für die Planung dieser Art von Veranstaltung aufgewendet wird, kann jedoch von der täglichen Produktivität der Beteiligten abweichen. Daher sollten Sie in Erwägung ziehen, ein kleineres Team von Personen zu bilden, die Entscheidungen für die größere Gruppe treffen können.
Wählen Sie diese Personen aufgrund ihrer Fähigkeit aus, andere Mitarbeiter positiv zu beeinflussen, und verwenden Sie die Aufgabe als Belohnung oder als Anreiz für die ausgewählten Mitarbeiter. Der Veranstaltungsplaner der Organisation sollte mit einem ermächtigten Leiter in Personalwesen oder Marketing zusammenarbeiten - jemand, der dazu berechtigt ist, den Plan zu genehmigen -, um diese Entscheidungen zu unterstützen und die besten Mitglieder des Teams auszuwählen.
05 - Erstellen Sie ein kosteneffektives Feiertags-Party-Menü
Überzogene Mahlzeiten sind oft kosteneffektiver als Buffets und können viel eleganter präsentiert werden, als wenn alle Schlange stehen und sich bedienen.
Natürlich muss Ihr Menü das Thema Ihrer Veranstaltung unterstreichen, und Sie sollten versuchen, Artikel auszuwählen, die Ihre Eventfarben oder Ihre Marke enthalten, aber das bedeutet nicht, dass Sie teure Urlaubsdekor Bettwäsche und andere Materialien mieten sollten.
Auswahl bescheidener Gegenstände oder frisches Obst für Mittelstücke, Begrenzung des Alkoholkonsums, und Hosting an einem Ort, der Standard-Feiertagsdekorationen und Lebensmittelpreise Optionen hat, sind alle auch hervorragende Möglichkeiten, Kosten zu senken, während Sie Ihren Mitarbeitern eine gute Erfahrung.
06 - Entscheiden Sie sich für den Alkoholkonsum Ebenen und Grenzen
Dennoch möchten die meisten Angestellten nicht an einer Firmenveranstaltung teilnehmen, die keine alkoholische Getränke enthält. Aus diesem Grund möchten Sie Ihre Schnäpseauswahl einschränken oder sogar preiswerte Unterschriftcocktails verursachen , um Kosten zu verringern und Rauschniveau unten zu behalten.
Sie könnten auch erwägen, die Auswahl auf Wein zu beschränken, die Bar früh zu schließen und Getränke nur während des Essens anzubieten, um die Kosten weiter zu senken und die Menge der Mitarbeiter zu begrenzen, die das Unternehmen bei Ihrer Veranstaltung vertreten.
07 - Erinnere Mitarbeiter an die richtige Etikette
Zu den auf der Weihnachtsfeier zu vermeidenden Etikette-Fehlern gehören das Vermeiden übermäßigen Trinkens, Essens, Sprechens oder Klagens, zu frühes Eintreffen oder zu spätes Aufgeben, unpassende Kleidung und übermäßige Gäste - all dies kann nicht nur die Erfahrungen anderer auf der Veranstaltung beeinflussen aber auch Firmenkosten.
Obwohl eine jährliche Firmenfeiertagsparty das Team zusammenbringt und die Hemmschwelle verringert, die am Arbeitsplatz häufig anzutreffen ist, erinnern Sie Ihre Gäste daran, dass sie das Unternehmen auch bei dieser After-Work-Veranstaltung vertreten und sich daher verhalten geeignet für den Arbeitsplatz.
08 - Berücksichtigen Sie die Einrichtung eines Geschenk-Exchange
Im Allgemeinen enthalten viele Organisationen einen Geschenkaustausch zwischen den Mitarbeitern ihrer Urlaubspartys. Wenn die Organisation jedoch größer ist, sollte dies vielleicht eher auf Abteilungsebene als auf der All-Employee-Veranstaltung erfolgen, da sich die Organisation in einem solchen Umfang als schwierig erweisen kann - vor allem, wenn Sie mit bestimmten Abteilungen und deren Mitarbeitern nicht vertraut sind.
Wenn es jedoch einen Geschenkaustausch gibt, ist es vielleicht am besten, wenn der Gastgeber oder Organisator eine finanzielle Begrenzung des Geschenks - vielleicht $ 10 - beantragt, um Probleme im Zusammenhang mit Geschenkpreisen zu vermeiden.
Darüber hinaus könnte die Einrichtung eines "weißen Elefanten" oder einer ähnlichen Art von allumfassendem Geschenkaustausch, bei dem jeder im Unternehmen eingeladen wird, auf individueller Ebene teilzunehmen, dazu beitragen, organisatorische Albträume oder Vorfälle zu verhindern, bei denen ein Gast kein Geschenk erhält, weil ein anderer es vergessen hat einen bringen.
09 - Überlegen Sie, ob Fundraising für Ihre Veranstaltung geeignet ist
Essen, Kleidung und Spielzeug sind in vielen Organisationen Teil der Kultur, während einige Cash-Spendenaktionen fördern, aber das bedeutet nicht unbedingt, dass Ihre unternehmensweite Mitarbeiter-Wertschätzungsparty der richtige Ort für eine Fundraising-Gelegenheit ist.
Obwohl es sehr nützlich ist, eine bestimmte Ursache für die Ferienparty zu verknüpfen, kann es für die Organisation hilfreich sein, nur Sachspenden und Sachspenden zu fördern, die der unterstützten Wohltätigkeitsorganisation zugute kommen können. Auf diese Weise hat jeder die Möglichkeit, ein Geschenk zu einem Wert anzubieten, der zu seinem persönlichen Budget passt.
10 - Bewerten Sie die Lieferantenpatenschaften für Ihre Veranstaltung
Manche Leute denken vielleicht, Sponsoren zu finden, ist eine gute Möglichkeit, die Kosten ihrer jährlichen Weihnachtsfeier auszugleichen; Eventplaner und ihre Kunden möchten sich jedoch auf das Ziel konzentrieren, ihre Mitarbeiter zu schätzen, anstatt die Kosten für die gesponserten Anbieter zu übernehmen.
Mitarbeiter sind oft der Meinung, dass die Kosten für diese besonderen Ereignisse aus dem Betriebsbudget des Arbeitgebers gedeckt werden sollten. Wenn die Organisation es sich nicht leisten kann, ein Anerkennungs-Event für ihre Mitarbeiter zu veranstalten, oder wenn dies aus irgendeinem Grund nicht Teil des Geschäftsplans ist, sollte der Arbeitgeber keine externen Einnahmen anstreben, um die Kosten durch Sponsoring zu decken.