Was Sie wissen müssen, um Client Confusion zu vermeiden
Es ist ebenso frustrierend für erfahrene Fachleute, die mit Kunden konfrontiert sind, die die angebotenen Dienstleistungen falsch verstehen.
"Event-Management" und "Event-Planung" werden häufig austauschbar herumgeworfen, obwohl sie zwei sehr unterschiedliche Dinge sind. Ganz einfach, Planung und Verwaltung sind nicht gleich. Während sich die Fähigkeiten dieser beiden Funktionen überschneiden, sind sie zwei verschiedene Funktionen. Es schafft Probleme für Kunden, die irrtümlicherweise glauben, dass sie einen Event-Manager benötigen, wenn sie einen Event-Planer benötigen. Und für jene Kunden, die den Eindruck haben, dass alle Event Manager auch Eventplanung übernehmen. Lasst uns die Verwirrung klären, denn es ist wichtig, dass Sie und Ihre Kunden das gleiche Verständnis haben.
Veranstaltungsplanung
Beginnen wir mit der Ereignisplanung . Das wichtigste operative Wort hier ist Planung . Alle Veranstaltungen - von Brautduschen über Jubiläumsfeiern bis hin zu großen Firmenveranstaltungen - beginnen mit einem Plan.
Die ersten Gespräche mit Kunden zu Veranstaltungsideen, Themen, Wunschtermine und Budgetvorgaben sind Teil des Veranstaltungsplanungsverfahrens.
Die Eventplanung beginnt von Anfang an , von den frühen Konzeptphasen bis zum eigentlichen Event. Und ehrlich gesagt, für ein paar Wochen nach der Veranstaltung, wenn die Veranstaltungsplaner die Details einpacken und Folgeartikel bearbeiten.
Die Veranstaltungsplanung beinhaltet die enge Zusammenarbeit mit dem Kunden, um eine Veranstaltung zu konzipieren, die die Vision des Kunden von der Veranstaltung widerspiegelt und das Ziel der Veranstaltung erfüllt. Kunden, die einen Eventplaner beauftragen, stellen jemanden ein, der alle Aspekte der Veranstaltung plant, einschließlich der zugehörigen Details und Aktionselemente, und diese Veranstaltung bis zu ihrem Abschluss zu sehen.
Zu den Verantwortlichkeiten für die Eventplanung gehören unter anderem:
- Wählen Sie ein Gesamtthema für das Ereignis
- ein Budget entwickeln
- einen Veranstaltungsort auswählen
- Hotelverträge verhandeln
- Einstellung von externen Anbietern
- Planung der Speisekarte
- einen Caterer anstellen
- Arrangieren für Gastredner oder Unterhaltung
- koordinierender Transport
- Wählen Sie das Farbschema
- Einladungen entwickeln
Die Eventplanung ist alles, was zum Aufbau einer Veranstaltung gehört. Diese Funktion fällt unter den größeren Rahmen des Event Managements.
Veranstaltungsmanagement
Jede Art von Veranstaltung besteht aus zahlreichen Teilen, die wie Teile eines Puzzles zusammenpassen. All diese Stücke kommen schließlich zusammen, um ein Ereignis zu schaffen. Erfolgreiche Events bringen all diese zusammenhängenden Stücke zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort zusammen, reibungslos und effizient und nach Plan. Dieser Prozess wird Ereignisverwaltung genannt. Es ist, in einfachen Worten, Projektmanagement der Veranstaltung selbst.
Das Event-Management umfasst das Erstellen, Koordinieren und Verwalten aller verschiedenen Komponenten einer Veranstaltung sowie die für jeden Aspekt verantwortlichen Personenteams. Einige Aspekte der Event-Verwaltung können beinhalten, sind aber nicht beschränkt auf:
- Einen Ort für ein Ereignis reservieren
- Koordination von externen Anbietern
- einen Parkplan entwickeln
- Notfallpläne entwerfen
- Gewährleistung der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsstandards
- verantwortliche Mitarbeiter für jede Funktion
- Überwachung der Durchführung einer Veranstaltung
- Überwachung der Veranstaltung
- Ereignissituationen vor Ort lösen
Event-Manager und Event-Planer arbeiten zusammen
Die Definition dieser beiden Funktionen ist schwierig, da sie nicht nur eng miteinander verbunden sind, sondern sich auch oft überschneiden. Individuelle Veranstaltungsplaner können Event-Management-Dienstleistungen anbieten, und Event-Manager können auch Event-Planung anbieten.
Es kommt auf den einzelnen Planer oder das Event Management Team, den Veranstaltungsort und die Veranstaltung an.
Es ist wichtig, die Unterschiede zwischen den beiden zu verstehen und zu bestimmen, welche Dienste Sie bereitstellen werden. Beispielsweise; Wenn Sie Event-Planungsservices für eine große Veranstaltung anbieten, arbeiten Sie mit einem Event-Manager zusammen, der Ihre Services mit denen des Catering-Managers, des audiovisuellen Teams usw. abstimmt. Definieren Sie Ihre Rolle und die von Ihnen bereitgestellten Services und kommunizieren Sie klar dies für potenzielle Kunden, um jegliche Verwirrung während des Planungsprozesses zu vermeiden.