Jedes Unternehmen, ob klein oder groß, muss entscheiden, wie und wann es Einnahmen und Ausgaben erfassen soll. Die beiden Optionen für diese Aufnahme heißen "Bargeld" und "Abgrenzung".
Aus Steuergründen müssen Sie diese Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen, bevor Sie Ihre erste Gewerbesteuererklärung einreichen.
Wie Cash Accounting funktioniert
In der Kassenbuchführung wird eine Transaktion erfasst, wenn das Geld tatsächlich den Besitzer wechselt.
Das Einkommen wird erfasst, wenn Sie das Geld erhalten und die Ausgaben werden erfasst, wenn sie bezahlt werden.
Beispiel 1: Wenn Sie bei einer Einkommenstransaktion einen Dienst ausführen und einen Kunden in Rechnung stellen, erfassen Sie das Einkommen für die Buchhaltungszwecke nur, wenn Sie die Zahlung für diesen Dienst erhalten haben. Wenn Sie am 12. August eine Rechnung versenden und bis zum 1. September keine Zahlung erhalten, zeichnen Sie die Zahlung am 1. September auf.
Beispiel 2: Für eine Spesentransaktion erhalten Sie möglicherweise eine Rechnung für den Telefondienst, aber in der Kassenbuchführung erfassen Sie die Ausgaben erst, wenn Sie die Rechnung tatsächlich bezahlt haben . Wenn Sie am 15. August eine Rechnung erhalten und die Rechnung nicht bis zum 1. September bezahlt haben, erfassen Sie die Kosten erst am 1. September.
Pro und Contra: Cash Accounting ist einfacher zu merken und aufzuzeichnen, da es Ihrem Girokonto folgt. Wenn ein Verkauf in Ihrem Girokonto verzeichnet ist, wird er in Ihrem Unternehmen erfasst.
Aber die Kassenbuchhaltungsmethode zeigt möglicherweise nicht das tatsächliche Bild Ihrer Geschäftsaktivität, da der Monat, in dem Sie beschäftigt oder langsam waren, sich von dem Monat unterscheidet, in dem Sie das Geld erhalten haben.
Wie funktioniert die Periodenabrechnung?
In der Periodenrechnung wird die Transaktion erfasst, wenn sie durch Senden einer Rechnung oder Erhalt einer Rechnung verdient (festgestellt) wird.
In Beispiel 1: Bei einer Einkommenstransaktion würden Sie nach der Accrual-Methode das Einkommen erfassen, wenn die Arbeit abgeschlossen ist oder das Produkt erhalten wurde; das heißt, Sie haben die Zahlung verdient. In den obigen Beispielen wird das Einkommen für Sie erfasst, wenn Sie die Rechnung senden, obwohl Sie noch nicht bezahlt haben. Der Aufwand wird erfasst, wenn Sie die Rechnung erhalten, obwohl Sie nicht bezahlt haben.
In Beispiel 2: Für eine Kostentransaktion. Wenn Sie eine Rechnung für eine Ausgabe erhalten, wird dies als Aufwand für Steuerzwecke angesehen. Sie können es also für dieses Jahr abziehen, auch wenn Sie die Rechnung noch nicht bezahlt haben.
Pro und Contra: Die Periodenrechnung ist verwirrender, aber sie zeigt Ihre monatlichen Geschäftsaktivitäten genauer.
Einstellen Ihrer Buchhaltungsmethode
Die meisten kleinen Unternehmen verwenden die Cash-Methode der Rechnungslegung, weil es einfacher und einfacher ist zu bestimmen, wann Einnahmen und Ausgaben zu erfassen sind. Sie müssen die Accrual-Methode verwenden, wenn
- Ihr Geschäft hat einen Umsatz von mehr als 5 Millionen US-Dollar pro Jahr, oder
- Ihr Unternehmen hat einen Bestand an Artikeln, die Sie an die Öffentlichkeit verkaufen, und Ihre Bruttoeinnahmen belaufen sich auf über 1 Million USD pro Jahr.
Das IRS sagt:
"Wenn Sie Waren produzieren, kaufen oder verkaufen, müssen Sie im Allgemeinen ein Inventar führen und eine Abgrenzungsmethode für den Kauf und Verkauf von Waren verwenden."
Inventar umfasst alle von Ihnen verkauften Waren sowie Lieferungen, die physisch Teil eines zum Verkauf bestimmten Artikels werden.
Jahresabschluss und Bilanzierungsmethode
Am Ende des Geschäftsjahres müssen die Barmittel und die Periodenrechnung im Zeitpunkt der Transaktionen berücksichtigt werden. Hier ist, wie:
- Einkommen Wenn Sie sich auf Periodenrechnung befinden und Einkommen im laufenden Jahr haben wollen, senden Sie die Rechnungen noch vor Ende des Jahres. Wenn Sie das Einkommen verschieben möchten, senden Sie die Rechnungen erst nach dem Beginn des nächsten Jahres. Für die Kassenbuchhaltung zahlen Sie die Rechnung in dem Jahr, in dem Sie das niedrigste Gesamteinkommen erwarten.
- Ausgaben Nehmen Sie Ausgaben in dem Jahr auf, in dem diese Ausgaben gezählt werden sollen, um Ihre Steuern zu minimieren. Sie müssen die Rechnung in diesem Jahr nicht unbedingt bezahlen, wenn Sie die Periodenrechnung verwenden.
Un-Sammelbare Rechnungen / Schlechte Schulden
Wenn Sie nach der Accrual-Methode Kunden haben, die Sie nicht bezahlt haben, können Sie diese uneinbringlichen Forderungen möglicherweise abschreiben oder reduzieren .
Als Beispiel nehmen wir an, Sie haben einen Kunden, den Sie im Februar in Rechnung gestellt haben. Sie haben wiederholt versucht, das Geld zu sammeln und haben schließlich entschieden, dass dieser Kunde nicht zahlen wird. Wenn Sie die periodengerechte Rechnungslegung verwenden, haben Sie den Verkauf bereits erfasst. Bis Ende des Jahres können Sie diesen Betrag von Ihrem Einkommen abziehen, wodurch Ihr Bruttoeinkommen und Ihre Steuerschuld verringert wird.
Für mehr Informationen
Weitere Informationen zu IRS-Einschränkungen für Abrechnungsmethoden finden Sie in diesem Abschnitt der IRS-Publikation 538: Abrechnungszeiträume und -methoden .
Haftungsausschluss: Die Informationen in diesem Artikel sind nicht als steuerliche oder rechtliche Beratung gedacht. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Buchhaltungsmethode Sie auswählen sollten, wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.