Warum Barzahlung ist eine schlechte Idee
Obwohl es nicht illegal ist, Angestellte und unabhängige Auftragnehmer in bar zu bezahlen, ist dies aus vielen Gründen keine gute Geschäftspraxis. Einige Unternehmen verwenden Bargeld, um Angestellte zu bezahlen, um Lohnsteuern zu vermeiden , und einige Angestellte verlangen Barzahlungen, um Einkommenssteuern zu umgehen.
Dieser Artikel behandelt rechtliche und steuerliche Fragen sowie Bundesgesetze in Bezug auf Einkommenssteuern, Lohnsteuern und andere Steuerangelegenheiten.
Lohn- und Steuerangelegenheiten beim Bezahlen von Mitarbeitern in bar
- Arbeitgeber müssen Lohnsteuern (Bundes- und Landeseinkommensteuer und FICA (Sozialversicherung / Medicare) Steuer) vom Lohn des Mitarbeiters zurückhalten;
- Arbeitgeber müssen auch diese Lohnsteuer, einschließlich sowohl des Arbeitnehmer- als auch des Arbeitgeberanteils der FICA-Steuern, an den IRS melden und bezahlen
- Andere Lohnsteuern müssen auf die Einkünfte der Arbeitnehmer , einschließlich der Arbeitslosensteuern , und auf die Zahlungen des staatlichen Arbeitnehmerentschädigungsfonds gezahlt werden
- Arbeitgeber müssen jedes Jahr das Einkommen der Arbeitnehmer auf dem Formular W-2 melden. Dies beinhaltet Bareinnahmen.
- Arbeitgeber müssen die Arbeitsberechtigung neu eingestellter Arbeitnehmer anhand des Formulars I-9 oder des E-Verify-Systems überprüfen. Diese Überprüfung versetzt den Arbeitnehmer in das föderale System, und wenn diese Mitarbeiter in bar bezahlt werden, können Gegenkontrollen der Agenturen Versuche aufdecken, Lohnsteuerzahlungen durch Barzahlung zu vermeiden.
Auswirkung von Barzahlungen auf Mitarbeiter
- Mitarbeiter in bar, die keine FICA-Steuern einbehalten haben, erhalten keine Sozialversicherungsbeiträge , die bei der Berechnung ihrer potenziellen Sozialversicherungsleistungen hätten verwendet werden können.
- Ebenso haben Arbeitnehmer, die nicht "auf der Gehaltsliste" stehen, keinen Anspruch auf eine Arbeitnehmerentschädigung oder Arbeitslosenunterstützung.
CPA Gail Rosen sagt dies über die Bezahlung von Mitarbeitern mit Bargeld:
Die illegale Bezahlung von Arbeitern in bar kann neben steuerlichen Problemen zu gravierenden Problemen führen. Wenn ein Arbeiter "nicht in den Büchern steht", können Sie plötzlich Eventualverbindlichkeiten haben, die wirklich katastrophal sein können.
Wenn ein Arbeiter bei der Arbeit verletzt wird und im Krankenhaus landet, wird er gefragt, ob er bei der Arbeit verletzt wurde. Wenn der verletzte Arbeitnehmer mit Ja antwortet, wird er von der Arbeitnehmerentschädigung gedeckt. Sie sind in ernsthaften Schwierigkeiten, wenn Sie keine Arbeitervergütung zahlen, weil Sie sie in bar bezahlt haben. Das Gleiche gilt für die Nichteinzahlung in die staatliche Invaliden- und Arbeitslosenkasse. Wenn Sie zum Beispiel den Arbeiter entlassen und einen Antrag auf Arbeitslosengeld stellen, dann klopfen Auditoren an Ihre Tür.
Kinder, Ehepartner oder Familienmitglieder in bar bezahlen
Die Löhne von Kindern unter 18 Jahren , die in Ihrem Unternehmen arbeiten, unterliegen den gleichen Quellensteuer-, Lohnsteuer- und Lohnsteueranforderungen wie andere Arbeitnehmer. Wenn Sie Ihre eigenen Kinder einstellen, unterliegen diese möglicherweise nicht den FICA-Steuern, aber ihre Löhne müssen dem IRS gemeldet werden. Lesen Sie mehr über die Einstellung Ihrer Kinder als Mitarbeiter.
Mieten Sie Ihren Ehepartner oder andere Familienmitglieder, um für Ihr Geschäft zu arbeiten und in bar bezahlen, kann diese Person auch von Sozialleistungen berauben.
Und all die anderen oben genannten Punkte, einschließlich Ihrer gesetzlichen Verantwortung, Lohnsteuer zu melden und zu zahlen, gelten.
Unabhängige Auftragnehmer in bar bezahlen
Viele Unternehmen zahlen Vertragsarbeiter (Gelegenheitsarbeiter, Sommerarbeiter). Während die Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer weniger Probleme haben als die der Mitarbeiter, sind zwei Punkte erwähnenswert:
- Zahlungen an Vertragsarbeiter müssen jährlich im Formblatt 1099-MISC gemeldet werden, und
- Sie müssen die Steueridentifikationsnummer für unabhängige Auftragnehmer überprüfen. Wenn die Steueridentifikationsnummer nicht verifiziert werden kann, müssen Sie eine Sicherheitsleistung aus dem Lohn des Auftragnehmers einbehalten .
Barzahlungen an Lieferanten und andere, mit denen Sie Geschäfte tätigen, müssen noch begründet werden, wenn Sie möchten, dass diese Barzahlungen als Ausgaben auf Ihrer Gewerbesteuererklärung abgezogen werden . Selbst kleine Barzahlungen sollten über einen Kassenfonds mit entsprechender Dokumentation erfolgen.