Schritte zur Kostenkontrolle und zum Schutz des Unternehmensgewinns
Wenn Sie ein Arbeitgeber sind, der Angestellte hat, die Ausgaben im Geschäftsprozess tätigen, ist eine ausgezeichnete Weise, diese Ausgaben zu beobachten und Kosten mit Unternehmenskreditkarten für Angestellte zu kontrollieren. Korrekt verwendet können Firmenkreditkarten Ihnen helfen, viele Ihrer Geschäftsziele zu erreichen. Unglücklicherweise können sie sich auch als das Unheil von Ihnen und Ihren Mitarbeitern erweisen, da sie den Weg zum freien Fall des Unternehmens oder zumindest ein paar Sprossen auf der Leiter ebnen.
Was ist eine Firmenkreditkarte?
Firmenkreditkarten sind eine Gruppe von Vereinbarungen, die getrennt von Privat- und Kleinkredit sind. Ein Unternehmen kann seinen Mitarbeitern Firmenkreditkarten zur Verfügung stellen, um genehmigte geschäftliche Ausgaben, in der Regel Reisekosten, in Rechnung zu stellen. Eine Firmenkreditkarte wird normalerweise im Namen des Unternehmens und mit dem Namen des Mitarbeiters ausgestellt. Im Gegensatz zu Kreditkarten für Privatpersonen und kleine Unternehmen werden Kreditkarten von Unternehmen nur von wenigen Organisationen ausgegeben. Sie werden auch direkt zwischen dem Unternehmen und dem Emittenten ausgegeben.
Die Regeln kennen
Unabhängig davon, woher eine Firmenkreditkarte kommt, sollte sie mit vollem Verständnis akzeptiert werden, wie es funktioniert. Dies gilt nicht nur für die Person, die die Karte benutzt, sondern auch für die Firma. Dies verhindert viele Missverständnisse, die jeden kosten können. Der erste ist, wer für die Bezahlung verantwortlich ist.
Einige Karten tragen die Bestimmung, dass der Mitarbeiter, obwohl er eine Geschäftskreditkarte ist, dafür verantwortlich ist, sicherzustellen, dass die Zahlung erfolgt. Für andere ist das Unternehmen, für das ein Mitarbeiter arbeitet, für die Zahlung verantwortlich.
Regeln in die Tat umsetzen
Einer der Hauptvorteile der Verwendung von Firmenkreditkarten ist die Tatsache, dass sie es Arbeitgebern ermöglichen, die Ausgaben ihrer Angestellten genauer zu überwachen, insbesondere wenn sie unterwegs nicht im Büro sind.
Jedes Unternehmen, das eine Firmenkreditkarte ausstellt, sollte sicherstellen, dass seine Richtlinien bezüglich der Verfahren, Ausgabenbeschränkungen und Einschränkungen von den Mitarbeitern verstanden und befolgt werden. Zum Beispiel können bestimmte Kosten wie Flug- und Autovermietungen auf der Kreditkarte platziert werden, während solche wie Treibstoff- und Mautkosten aus der Tasche eines Mitarbeiters kommen sollen.
Die Mitarbeiter sollten auch verstehen, dass selbst dann, wenn Gebühren spezifischer Art genehmigt werden, ihnen dennoch Grenzen gesetzt werden können. Regeln wie diese können breit oder nach bestimmten Händlerkategorien angewendet werden. Zum Beispiel könnte ein Unternehmen eine bestimmte Ausgabengrenze für Mahlzeiten genehmigen, insbesondere wenn Kunden unterhalten werden, aber wenn derselbe Vertreter entscheidet, dass er Blumen an einen Kunden senden möchte, ist dies möglicherweise nicht erlaubt. Vorherige Ausgabenbeschränkungen für eine Karte können diese Art von Ausgaben begrenzen.
Fallstricke vermeiden
Immer wenn eine Firmenkreditkarte ausgestellt wird, sollte der Mitarbeiter wissen, wie diese Karte verwendet werden kann. Einige Unternehmen bieten sogar Schulungskurse über die Verwendung von Firmenkreditkarten an, so dass die Hintergrundinformationen zu ihrer Verwendung allen gemeinsam sind und niemand sagen kann, dass sie sich der Ausstellungsregeln nicht bewusst sind.
Eine primäre Gefahr von Firmenkreditkarten besteht darin, dass Mitarbeiter persönliche und geschäftliche Nutzung vermischen . Offensichtlich sollte zu keiner Zeit eine persönliche Ausgabe gegen eine Firmenkreditkarte belastet werden. Glücklicherweise können diese Ausgabenprobleme mit den richtigen Kontrollen auf dieser Karte kontrolliert und beseitigt werden. In den meisten Fällen treten diese Probleme auf, wenn ein Mitarbeiter den Aufwand vermeiden möchte, zwei verschiedene Transaktionen gleichzeitig durchzuführen, und dabei denkt, "ich kann das Unternehmen später entschädigen". Auf der anderen Seite findet diese Abrechnung in vielen Fällen nie statt und bringt den Mitarbeiter auf Kollisionskurs mit der Unternehmensleitung.
Eine liberale Anwendung des gesunden Menschenverstandes
Wenn es einen Vorteil für die Verwendung von Firmenkreditkarten gibt , ist es die Fähigkeit, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter darauf aufmerksam machen müssen, dass sie beobachtet werden.
Dies sollte jedoch nicht Anlass zur Sorge geben. Es sollte die Angestellten darauf aufmerksam machen, dass ihre Ausgaben im Namen des Unternehmens wichtig sind und dass sie gesunden Menschenverstand bei der Art und Weise, wie sie die Firmenkassen ausgeben, ausüben sollten. Alles andere wirkt sich nur negativ auf das Endergebnis eines Unternehmens aus, was sich auch auf die Mitarbeiter auswirkt.