Zum Glück für Veranstaltungsplaner gibt es zahlreiche Tools zur Unterstützung bei der Registrierung von Veranstaltungen . Zur Auswahl stehen einfache Plattformen, die sich mit den Grundlagen der Ereignisregistrierung befassen, und solche, die weiter fortgeschritten sind und multifunktionale Anwendungen bieten. Einige Ereignisregistrierungsprogramme verarbeiten Ereigniszahlungen. Einige bieten auch automatische Rückerstattungen, wenn eine Registrierung storniert wird. Andere Pakete erstellen Namensschilder für Registranten. Tools zur Ereignisregistrierung können auch die Integration mit einer Konferenz- oder Firmenwebsite sowie die Verbindung mit ihren Social-Media-Plattformen ermöglichen .
Leider, mit so vielen Optionen, kann der Prozess der Auswahl des Ereignisregistrierungs-Tools für Ihr Unternehmen überwältigend sein, um es gelinde auszudrücken. Hier finden Sie eine einfach zu befolgende Anleitung zur Auswahl der Ereignisregistrierungs-Tools, die am besten für Ihre Veranstaltungsplanung geeignet sind.
Auswahl der Event Registration Software: Wo soll ich anfangen?
Bei der Auswahl der Tools für die Ereignisregistrierung sollten Sie zunächst Ihre Bedürfnisse und Wünsche ermitteln.
Denken Sie über Ihre Registrierungsprioritäten und Ihre Veranstaltungsplanung nach. Stellen Sie sich diese Fragen:
- Sind Ihre Bedürfnisse einfach und erfordern nur die Bearbeitung von Registrierungen und Zahlungen?
- Bieten Sie mehrere Sitzungen innerhalb der Hauptveranstaltung an, für die zusätzliche Anmeldungen erforderlich sind?
- Müssen Sie Hotelbuchungen oder Reisearrangements verwalten?
- Unterstützen Sie eine Konferenz-Website?
- Werden Sie Namensschilder bereitstellen, audio-visuelle Anforderungen koordinieren oder spezielle Pull-Out-Sitzungen veranstalten?
- Verwalten Sie mehrere Veranstaltungen gleichzeitig?
- Ist Ihre Veranstaltung ein jährliches Ereignis oder ein einmaliges Ereignis?
Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen, die Software für die Veranstaltungsregistrierung zu finden, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.
Ereignisregistrierungswerkzeuge
Mit so vielen Optionen in der Ereignisregistrierungssoftware ist es leicht, in auffällige Funktionen und die neuesten Tools verwickelt zu werden, egal ob sie für Ihre Veranstaltung arbeiten oder ob sie überhaupt genutzt werden. Lass dich nicht von den neuesten und besten locken. Erstellen Sie stattdessen eine Liste der Funktionen, die Sie derzeit in Ihrem Ereignisregistrierungsprozess verwenden, und fügen Sie diejenigen hinzu, die Sie integrieren möchten, um den Prozess zu rationalisieren. Zu den verfügbaren Funktionen gehören:
- Ereignis Online Registrierung
- Registrierung vor Ort
- Teilnehmergruppenregistrierung
- Teilnehmer Self Check-In
- Verarbeitung der Ereigniszahlung
- Teilnehmerverwaltung und Berichte
- Erstellung und Verwaltung von Teilnehmerabzeichen
- Registrierung für einzelne Sitzungen
- Formularentwicklung
- Hotel Zimmermanagement
- Marketing-Management
- Sozialen Medien
- Umfragen und Feedback zu Veranstaltungen
Nicht alle Event-Registrierungs-Tools sind teuer
Viele Tools zur Ereignisregistrierung bieten Standardfunktionen zu einem vernünftigen Preis, die sich gut für die Verwaltung einfacher Ereignisse eignen.
Diese Programme enthalten grundlegende Registrierungsformulare, die mit Ihrer Website verknüpft werden können. Sie können Registrierungsinformationen, einschließlich Kreditkarteninformationen, sammeln, um die Kreditkartenzahlungen zu registrieren und zu verarbeiten. Darüber hinaus können Teilnehmerregistrierungslisten kompiliert oder exportiert werden. Abhängig von der Art der Ereignisse, die Sie planen, und der Häufigkeit der Ereignisse, können diese einfachen Tools gut passen, indem Sie genau das bereitstellen, was Sie brauchen, ohne mit allen möglichen zusätzlichen Funktionen, die Ihnen nichts nützen, beschäftigt zu sein.
Multi-Facettierte Event-Registrierungstools bieten zusätzliche Funktionen
Wenn Sie bei der Planung von Veranstaltungen große Konferenzen planen, sind möglicherweise Tools zur Ereignisregistrierung, die über die Grundlagen hinaus zusätzliche Funktionen bieten, genau das Richtige für Sie. Zu den Lösungen gehören diejenigen, die die Ereignisregistrierung verarbeiten und diese Funktion mit der Fähigkeit kombinieren, verschiedene Details eines größeren, komplexeren Ereignisses zu verfolgen und zu melden.
Wenn sich die Veranstaltungsteilnehmer für die Konferenz anmelden und sich dann für bestimmte Workshops innerhalb einer Sitzung anmelden, gibt es Tools, um diese Funktion zu aktivieren.
Einige Software ermöglicht die Verarbeitung mehrerer Teilnehmer aus einer Organisation mit einer Zahlungsquelle sowie unterschiedliche Preisstrukturen auf der Grundlage von Gruppenrabatten oder Frühbuchergebühren. Wenn Sie benutzerdefinierte Berichte benötigen, suchen Sie nach einem Ereignisregistrierungspaket, das automatisch Berichte generiert, indem Sie auf Grundlage einzelner Workshops oder anderer von Ihnen ausgewählter Parameter Anwesenheitslisten erstellen. Konferenzen erfordern normalerweise gedruckte Namensschilder, also fügen Sie diese in Ihre "Muss" -Liste ein, damit diese automatisch als Teil des Ereignisregistrierungsprozesses erstellt werden können und nach Anpassung suchen, ob der Teilnehmer für die ganze Konferenz, Teil der Woche, registriert ist oder nur ein bestimmter Tag.
Tools für die Integration der Registrierung
Für diejenigen Veranstaltungsplaner, die zahlreiche Veranstaltungen durchführen, kann die Integration von Registrierungsdaten in Ihre vorhandene Datenbank eine entscheidende Funktion für Ihr Unternehmen sein. Berücksichtigen Sie die aktuellen Methoden zum Hinzufügen von Registranten in Ihre Datenbank und identifizieren Sie Verbesserungsbereiche. Es ist wichtig, verschiedene Möglichkeiten zu prüfen, wie diese Informationen in bestehende Informationen integriert werden können, z. B. Personen, die sich freiwillig gemeldet oder gespendet haben. Die meisten Anwendungen zur Ereignisregistrierung bieten die Möglichkeit, Daten manuell zu exportieren. Diese Methode ist jedoch zeitaufwendig, da Sie die Informationen manuell erneut in Ihre Datenbank importieren müssen. Erkunden Sie Pakete, die nicht nur Ihren Anforderungen an die Ereignisregistrierung gerecht werden, sondern auch Ihre Anforderungen an die konstituierende Verwaltung erfüllen.
Machen Sie eine Testfahrt vor dem Kauf
Sobald Sie Ihre Auswahl an Ereignisregistrierungssoftware eingeschränkt haben, bestimmen Sie, ob sie eine kostenlose Testphase anbieten. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, nicht nur die Funktionen zu testen, sondern auch zu sehen, ob sie die Funktionalität haben, die Sie benötigen und ob sie zu Ihrer Veranstaltung passt. Es ist auch eine Gelegenheit, ihren Kundenservice zu erfahren, wenn Sie Ihre Fragen beantworten oder daran arbeiten, ein Problem zu lösen.