Kosten für die Implementierung eines ERP-Systems
Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen mit der Suche nach einer neuen ERP-Software ( Enterprise Resource Planning ) beginnen. Viele Unternehmen überflügeln ihre Buchhaltungssoftware-Pakete wie QuickBooks oder Peachtree. Andere finden, dass ihre vorhandene Software nicht mit anderen Softwaresystemen von Drittanbietern integriert ist und mehr Arbeit erfordert. Was auch immer der Grund sein mag, die erste Frage, die Sie wahrscheinlich beim Kauf eines neuen ERP-Systems stellen werden, lautet: "Wie viel kostet es?"
Total Cost of Ownership: Versteckte Kosten nicht vergessen
Die Gesamtbetriebskosten beinhalten eine Vielzahl von Kosten, nicht nur die Software-Lizenzgebühren. Ein Whitepaper zu ERP-Panels zeigt, dass die ERP-Implementierung vier Kosten verursacht:
- Softwarelizenzgebühren
- Instandhaltungsgebühren
- Hardware
- Implementierungsdienste
Andere Implementierungsspezialisten vermuten jedoch, dass diese Kosten viel höher sind als die im ERP-Whitepaper genannten. IQMS, das seit 1989 ERP-Softwaresysteme anbietet, nannte zahlreiche weitere versteckte Kosten bei der Durchführung von ERP-Implementierungen, die Geschäftsinhaber berücksichtigen sollten. Laut IQMS umfassen die Gesamtkosten des ERP- Eigentums:
- Versteckte Kosten Nr. 1: Implementierung
- Versteckte Kosten Nr. 2: Training
- Versteckte Kosten Nr. 3: Entwicklung für die Anpassung
- Versteckte Kosten Nr. 4: Redesign des Prozesses
- Versteckte Kosten Nr. 5: Wartung
- Versteckte Kosten Nr. 6: Upgrades
- Versteckte Kosten Nr. 7: Support
IQMS empfiehlt, dass Sie sicherstellen sollten, dass Ihr Softwarelieferant all diese Kosten in seinem Angebot an Sie einbezieht, und dass Sie eine gute Schätzung der Gesamtkosten haben, wenn sie bereitwillig "auf den Tisch legen", damit Sie es sehen.
Kosten schätzen: Faustregeln
Die Gesamtkosten der Implementierung werden nie bekannt sein, bis Sie Ihr Projekt abgeschlossen haben, weil Rückblick 20/20 ist. Eine solche retrospektive Analyse ist jedoch wenig hilfreich bei der Bewertung Ihres Budgets, das vor Abschluss der Implementierung Ihres neuen ERP-Systems erstellt wurde.
Während Sie nie genau wissen, wie hoch Ihre endgültigen Kosten sind, können Sie sicherstellen, dass Ihr Budget mindestens angemessen ist. Es gibt kein schlechteres Gefühl in der Geschäftswelt als über Budget, und viele Projekte sind über Budget, nur weil sie unter Budget sind. Stellen Sie also sicher, dass Sie nur ein paar einfache Überprüfungen durchführen, um zu sehen, dass alle Kosten enthalten sind und dass die budgetierten Kosten angemessen erscheinen.
Dies wirft die Frage auf: "Was sind angemessene Kosten?" Der beste Rat kommt von J. Carlton Collins, CPA, der schrieb: "Die Realität ist, dass die Kosten für die Implementierung eines Mid-Market- bis High-End-Buchhaltungssoftwaresystems typischerweise zwischen 1: 1 und 2: 1 liegen, verglichen mit den Kosten von die Software."
Diese einfache Faustregel kann Sie bei Ihren Gesamtkosten unterstützen. Nach meiner Erfahrung sind die Gesamtkostenüberschreitungen in der Regel viel größer als die einer angemessenen Planung, Vorbereitung und Prüfung. Sie sollten erwarten, dass Sie in dieser Planungs- und Vorbereitungsphase 20-25% Ihrer Kosten aufwenden, und Collins gibt an, dass nur 10% der Kosten für die tatsächliche Implementierung der Software aufgewendet werden, während der Löwenanteil der ERP-Implementierungskosten Ausbildungskosten sind.
Das wegnehmen
Der Takeaway hier ist, dass Sie berücksichtigen müssen, dass Ihre Gesamtkosten der ERP-Implementierung alle Kosten einschließen, und dass diese Kostenschätzungen angemessen sind, wenn Sie ein genaues Bild davon bekommen möchten, was Sie für Ihr neues System ausgeben werden.
Sie sollten auch ausreichende Ressourcen für die Planung, Vorbereitung, Tests und Schulungen bereitstellen, denn wenn Sie in diesen Bereichen kein Geld ausgeben, werden Sie am Ende wahrscheinlich mehr für Ihre ERP-Systemimplementierung ausgeben.
Verweise
Kosten der ERP-Implementierung. "Über Software hinaus: Wie man die Kosten von ERP-Implementierungsdiensten einplanen kann". Sherwood.com. Abgerufen am 26. August 2013.
Versteckte ERP-Kosten. " Warum sollte der Preis nicht der letzte Faktor sein, wenn man in die Herstellung von ERP-Software investiert: Die versteckten Kosten, die oft in kostengünstigen ERP-Systemen gefunden werden ". Iqms.com. Abgerufen am 26. August 2013.
Carlton, JC "Implementierungskosten: Eine Diskussion über die Kosten, die mit der Implementierung eines Buchhaltungssystems oder einer ERP-Lösung verbunden sind". ASA-Forschung. Abgerufen am 26. August 2013.