Dinge zu beachten, bevor Sie Buchhaltungssoftware kaufen

Was benötigt Ihr Unternehmen von einer kleinen Buchhaltungssoftware?

Gutschrift: accounted.com

Accounting-Software ist ein Muss für jedes kleine Unternehmen , um Einnahmen, Ausgaben, Kundeninformationen und andere Finanzdaten zu verfolgen. Es ist auch ein großartiges Werkzeug für die Entscheidungsfindung, da zeitnahe Berichte und Budgetanalyse-Tools, die mit den meisten Buchhaltungssoftwareprogrammen geliefert werden, Geschäftsinhabern die Möglichkeit geben, einen Schritt zurück zu machen und ein umfassendes Verständnis der Unternehmensfinanzen zu erhalten. Aber wie wählen Sie in einem Meer von Programmen und Softwaremarken die richtige Buchhaltungssoftware für Ihr kleines Unternehmen?

Was Sie beachten sollten, bevor Sie Buchhaltungssoftware kaufen

Da Buchhaltungssoftware für Ihr kleines Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, ist es wichtig sicherzustellen, dass Sie vor dem Kauf einer bestimmten Art von Finanzmanagement- oder Buchhaltungssoftware einige Nachforschungen anstellen. Wenn Sie sich die Anforderungen Ihres Unternehmens genauer ansehen, können Sie die täglichen Anforderungen an die Funktionalität ermitteln, die Sie benötigen. Im Folgenden sind nur einige der Dinge zu tun und im Auge zu behalten, bevor Sie sich verpflichten, Buchhaltungssoftware zu kaufen.

Machen Sie eine Bedarfsanalyse

Bevor Sie sich für ein bestimmtes Buchhaltungsprogramm entscheiden, sollten Sie eine Bedarfsanalyse durchführen, um die Funktionen, Funktionen und Berichte zu bewerten, für die Sie das Programm benötigen. Nehmen Sie sich die Zeit, darüber nachzudenken, welche Buchhaltungstransaktionen für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind, damit Sie ein Programm auswählen können, das diese effizient handhaben kann. Alle Berichte, die Sie zum Generieren von Steuerelementen benötigen, die Sie benötigen, oder die Integration, die Sie mit Anwendungen von Drittanbietern benötigen, sollten aufgelistet werden.

Diese Bedarfsanalyse ist die Grundlage, auf der Sie den Auswahlprozess beginnen.

Lesen Sie Buchhaltungssoftware Reviews

Wenn Sie andere Kundenrezensionen des Produkts lesen, erhalten Sie eine bessere Vorstellung davon, was Sie kaufen. Viele Verbraucher-Websites wie Amazon, haben unzählige Bewertungen, die Benutzerfreundlichkeit, Berichterstattung, Support, Betriebssystem-Kompatibilität und Preis diskutieren.

Finden Sie, was Ihren Bedürfnissen entspricht

Die meisten kleinen Unternehmen können kleine Buchhaltungssoftware wie QuickBooks direkt aus der Box verwenden. Die meisten Anbieter richten Berichtsfunktionen und -vorlagen ein, sodass Sie auf einfache Weise fast jeden benötigten Bericht erstellen können. Möglicherweise benötigen Sie jedoch branchenspezifische Software wie eine gemeinnützige Buchhaltungssoftware , eine Konstruktionsbuchhaltungssoftware oder eine Point-of-Sale-Buchhaltungssoftware, um die einzigartigen Buchhaltungs- und Berichtsanforderungen Ihrer Branche zu erfüllen.

Betrachten Sie die Benutzerfreundlichkeit

Sie oder Ihre Mitarbeiter müssen lernen, die von Ihnen erworbene Buchhaltungssoftware zu verwenden. Es ist wahrscheinlich, dass Sie im Laufe der Jahre Personalfluktuation haben werden. Daher sollten Sie ein Buchhaltungssoftwarepaket in Erwägung ziehen, das nicht nur Ihren Anforderungen entspricht, sondern angesichts der Zeit und der Ressourcen, die Sie für die Schulung der Mitarbeiter in der Verwendung der Software einsetzen können, leicht zu erlernen ist. Wenn Sie nur wenige Ressourcen haben, um Mitarbeiter für Ihr Programm zu mobilisieren, wenn es Umsatz gibt, dann könnte die Wahl eines einfachen, einfach zu bedienenden Buchhaltungs-Software-Programms wie QuickBooks oder Peachtree der richtige Weg für Ihr kleines Unternehmen sein. Obwohl es auf dem Markt möglicherweise bessere Buchhaltungssoftwareprogramme gibt, wird Ihr kleines Unternehmen die Vorteile dieser Programme nicht sehen, wenn Ihre Mitarbeiter nicht wissen, wie sie diese richtig nutzen sollen.

Denken Sie über Support nach

Sie müssen entscheiden, welche Art von Unterstützung Sie verwenden möchten, um das Produkt zu verwenden. Die meisten Anbieter bieten eine vollständige Palette an Hilfefunktionen an - E-Mail, Telefon und Online-Support. Einige Anbieter bieten kostenlosen Support an, wenn Sie das Programm erwerben, während die meisten Anbieter technische Unterstützungspläne anbieten, die Sie zusätzlich zur Buchhaltungssoftware erwerben können. Sie sollten jedes Forum über andere Benutzer Erfahrungen mit Kundensupport von dem Softwareanbieter lesen, die Sie wählen, weil sie nicht alle gleich erstellt werden. Bestimmte Anbieter von Buchhaltungssoftware bieten angemessene Unterstützung, während andere dies nicht tun.

Berücksichtigen Sie die Skalierbarkeit

Wie viel Wachstum erwarten Sie, dass Ihr Geschäft kurz- bis mittelfristig wächst? Nachdem Sie Ihre Prognosen über das Wachstum Ihres Unternehmens gemacht haben, werden Sie sehen wollen, wie skalierbar Ihre Buchhaltungssoftware sein muss, um dieses Wachstum zu bewältigen.

Brauchen Sie eine Buchhaltungssoftware für Laptops und Desktops oder mobile Geräte? Benötigen Sie Buchhaltungssoftware, die in einem Netzwerk ausgeführt werden kann? Wie teuer ist es, Ihrer Buchhaltungssoftware zusätzliche Benutzer hinzuzufügen? Sie sollten diese Fragen berücksichtigen. Wenn Ihr kleines Unternehmen in einem Netzwerk betrieben wird, sollten Sie sich an einen IT-Experten wenden, um sicherzustellen, dass die von Ihnen gewählte Buchhaltungssoftware mit Ihrer Hardware kompatibel ist. Ein IT-Experte sollte sicherstellen können, dass Sie die Hardware- / Softwarespezifikationen erfüllen, und auch andere Netzwerkvorschläge machen, die den Betrieb Ihres Unternehmens verbessern.

Brauchen Sie Dokumentenmanagement?

Einige kleine Unternehmen wollen in einer papierlosen Umgebung arbeiten, während andere sich etwas mehr altmodisch fühlen. Für welchen Prozess Sie sich auch entscheiden, Sie sollten sicherstellen, dass die Software Ihren Anforderungen entspricht. Wenn Sie beispielsweise ein papierloses Büro wünschen, müssen Sie die Funktionen zur Dokumentenverwaltung Ihrer Buchhaltungssoftware prüfen. Alternativ können Sie auch ein Dokumentenmanagement-Tool eines Drittanbieters erwerben. Sie können prüfen, ob Buchhaltungssoftwareprogramme in Ihr Dokumentenmanagementsystem integriert sind, um die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zu optimieren.

Könnten Sie Workflow-Management verwenden?

Wenn Sie sich für eine papierlose Büroumgebung entscheiden, müssen Sie ein Buchhaltungssoftware-Programm wählen, das entweder über integrierte Workflow-Prozesse verfügt oder Sie für Ihre Geschäftsprozesse erstellen können. Da Sie keine physischen Papierkopien in Ihrem Büro zur Überprüfung und Genehmigung haben, müssen Sie in der Lage sein, die genehmigenden Prozesse für einfache und komplexe Aufgaben wie Arbeitszeitblatt-, Lieferanten- oder Scheckgenehmigungen zu entwerfen.

Erwägen Sie Datensicherheitsanforderungen

Accounting-Datensicherheit ist immer wichtig, weil Sie sicherstellen möchten, dass Ihre persönlichen Informationen, die persönlichen Informationen Ihrer Mitarbeiter und die Informationen Ihrer Kunden geschützt sind. Sie können jedoch in Branchen wie dem Gesundheitswesen tätig sein, wo Sie zusätzliche Compliance-Anforderungen wie HIPPA haben. Strafen für diese Verstöße können Ihr Geschäft lähmen und in einigen Fällen bis zu 500.000 US-Dollar erreichen. Unabhängig von der erforderlichen Sicherheitsstufe sollten Sie sicherstellen, dass die Entwürfe in Ihre Buchhaltungssoftware integriert sind oder dass Sie die erforderlichen Sicherheitsfunktionen in einen IT-Plan integrieren können, um diese Anforderungen zu erfüllen.