Die Registrierung ist der erste Kontakt zu Ihren Gästen und ein reibungsloser Check-in-Prozess hält die Spannung hoch und gibt den Ton für ein großartiges Event vor. Auf der anderen Seite kann eine unorganisierte und zeitraubende Erfahrung die Menge bis zum Beginn Ihrer Veranstaltung murren lassen. Mit so viel auf dem Anmeldetisch zu fahren, möchten Sie auf jeden Fall das erste Mal richtig machen. Befolgen Sie diese Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie einen guten Start haben.
Größer ist besser
Einfache Mathematik sagt uns, dass große Menschenmengen mehr Manpower benötigen, wenn Sie lange Schlangen vermeiden wollen. Ich empfehle einen Begleiter für alle hundert Gäste und einen Floater für je zweihundert Gäste. Nehmen Sie, soweit Tabelle erforderlich ist, zwei Betreuer pro 8-Fuß-Tabelle an und fügen Sie dieser Berechnung eine zusätzliche Tabelle für Verbrauchsmaterial und Arbeitsbereich hinzu.
In Verbindung bleiben
Sie möchten nicht auf der Suche nach einer Steckdose oder einer Internetverbindung durch die Hallen rennen, also achten Sie darauf, diese Leitungen im Voraus an Ihren Tisch zu bringen. Sie sollten auch einen Laptop mitbringen, auch wenn Sie ihn nicht verwenden möchten. Der Online-Zugriff kann nützlich sein, wenn Sie E-Mails abrufen oder verlorenen Gästen den Weg zum und vom Veranstaltungsort erleichtern möchten. Zu guter Letzt, überprüfen Sie die Beleuchtungssituation. Wenn der Flur schwach beleuchtet ist, möchten Sie möglicherweise ein paar Schreibtischlampen hinzufügen, um beim Lesen Ihrer Listen zu helfen.
Vergessen Sie nicht Büroartikel
Jeder Planer sollte eine Tackle Box haben, die mit Büroutensilien wie Klebeband, Schere und einer Auswahl an Markern gefüllt ist.
Andere bemerkenswerte Artikel für Ihre Packliste enthalten leere Nametags, Tischnummern und reservierte Zeichen, die Sie bei Bedarf verwenden können. Ja, Ihr Veranstaltungsort wird Zugang zu den meisten dieser Dinge haben, aber die Zeit und Frustration, die Sie sparen, wenn Sie sie neben sich haben, ist unbezahlbar.
Antworten beschleunigen
Einer der größten Unterbrecher für Ihren Registrierungsrhythmus ist die Flut von einfachen Fragen, die sowohl von Freiwilligen als auch von Teilnehmern kommen.
Sie können verhindern, dass diese Anfragen die Registrierungszeile verlangsamen, indem Sie eine Hilfetabelle einrichten. Sie werden erstaunt sein, wie viel effizienter Check-in-Tische ausgeführt werden können, wenn Sie eine engagierte Person haben, die Fragen wie "Wo ist das Badezimmer?" Beantwortet.
Offen bleiben
Es ist wichtig, mindestens eine Person während der Veranstaltung am Anmeldetisch zu halten. Sie möchten kein relativ kleines Problem haben, um zu etwas Größerem Schneeball zu werden, weil niemand verfügbar war, um zu helfen. Dies passiert normalerweise, wenn Gäste gezwungen sind, sich woanders umzusehen, wenn Ihr Team nicht gefunden werden kann. Es dauert nur eine schlecht getimte Badezimmerpause, um einen ungeduldigen Teilnehmer in den Küchenbereich zu schicken, um einen Salat ohne Zwiebeln anzufordern!
Halte deine Freunde in der Nähe
Es gibt ein paar Kontaktnummern, die Sie vor Beginn des Events erhalten möchten. Die erste ist die Handynummer für Ihren Veranstaltungsortkoordinator. Es wird keine Zeit geben, das Gebäude zu durchkämmen, wenn die Papiertücher im Bad leer sind, also ist diese Nummer ein absolutes Muss. Eine weitere gute Zahl für Lebensmittelfragen ist die des Catering-Managers. Schließlich bestätigen Sie die besten Notrufnummern für Polizei und Feuerwehr. Einige Hotels haben ihre eigenen Sicherheitspersonal, die oft die beste Anlaufstelle in diesen Situationen sind.
Registrierungstabellen sollten mehr als nur ein Willkommensschild und ein Namensschild enthalten. Aus der Sicht des Gastes repräsentieren sie das Customer Service Center für Ihre Veranstaltung. Aber um dieser Erwartung gerecht zu werden, muss man vorbereitet sein. Denn wenn Gäste die Registrierung nicht hinter sich bringen können, bleibt der Rest Ihrer Planungsbemühungen unbemerkt.