Tools zum Organisieren und Automatisieren Ihrer Event-Aufgaben
Immer mehr Veranstaltungsplaner verwenden Event-Management-Software. Sie fragen sich vielleicht, worum es bei der Buzz geht und ob es für Ihr Event-Planungsgeschäft sinnvoll ist. Lassen Sie uns also die Unordnung durchschneiden, um zu entscheiden, ob Event-Management-Software für Sie arbeiten könnte.
Brauchen Sie Event-Management-Software?
Nein, Sie benötigen keine Event-Management-Software, um ein erfolgreiches Event-Planungsgeschäft zu führen.
Wenn Sie bisher ein erfolgreicher Eventplaner waren, ohne einen zu haben, wussten Sie bereits die Antwort auf diese Frage. Kann es Ihnen das Leben erleichtern und Ihre Veranstaltungen erfolgreicher machen? Vielleicht. Es hängt alles von Ihren spezifischen Bedürfnissen und der jeweiligen Event-Management-Software ab.
Funktionen der Event-Management-Software
Event-Management-Software existiert für praktisch jede Art von Event-Planung, einschließlich Konventionen, Non-Profit-Veranstaltungen und Ausstellungen. Und es gibt eine sehr lange Liste von Tools zur Organisation und Verwaltung des Ereignisplanungsprozesses. Zu den Funktionen gehören Projektmanagement, Dateifreigabe, automatische Registrierung, Verfolgung von Verträgen und Angeboten sowie die Verwaltung mehrerer Ereignisse. Es gibt auch Tools für das Ticketing, die Verwaltung von Raumblöcken und die soziale Förderung, um nur einige zu nennen.
Bei einem so großen Angebot ist es wichtig, ein wenig zu recherchieren und zu erkunden, was jedes Paket bietet.
Was ist schließlich eine Event-Management-Software, die nicht die Werkzeuge enthält, die Sie effizienter nutzen müssen? Lösungstools funktionieren nur, wenn sie Lösungen für Probleme bieten, die Sie lösen müssen. Was mich zu meinem nächsten Punkt bringt.
Machen Sie eine Liste
Werfen Sie einen Blick auf Ihr Event-Planungsgeschäft. Welche Aufgaben erledigen Sie regelmäßig im Rahmen des Planungsprozesses?
Erstellen Sie eine Liste dieser Elemente, und notieren Sie alle bereits automatisierten Elemente. Wenn Ihre Liste vollständig ist, trennen Sie die Aufgaben, die am schwierigsten, zeitaufwändigsten oder kostspieligsten sind. Dies sind Ihre Prioritäten - Sie müssen eine Event-Management-Software finden, die Lösungen für diese Probleme bietet. Es ist verlockend, sich vom Glamour einer Event-Management-Software oder der langen Liste der Features eines anderen zu überzeugen. Aber Schnickschnack sind nutzlos, wenn sie Ihnen nicht bei Ihrer Eventplanung helfen.
Maximiere, was du bereits hast
Welche Technologie haben Sie bereits? Optimieren Sie seine Fähigkeiten? Mitgliederverwaltungssoftware und Kontaktverwaltungssysteme verfügen häufig über Funktionen zur Ereignisplanung, mit denen Sie die Registrierung, Online-Zahlung automatisieren und Bestätigungshinweise generieren können. Bevor Sie sich einem komplett neuen System zuwenden, nehmen Sie eine Bestandsaufnahme der Funktionen vor, die mit Ihrem vorhandenen System verfügbar sind.
Beginn mit dem Einkauf
Jetzt, wo Sie eine Liste der von Ihnen gesuchten Eventplanungstools haben , ist es an der Zeit, sich umzusehen. Sehen Sie sich die Optionen an, die vorhanden sind, und verwenden Sie gefilterte Suchen, um Ereignisplanungssoftware mit Tools zu finden, die Ihrer Liste entsprechen. Beginnen Sie mit denen, die bereits in Ihre bestehende Technologieplattform integriert werden können.
Dann geben Sie ihnen einen Testlauf. Einige Software ist unbegrenzt kostenlos; Andere bieten kostenlose Probezeiten. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um mit den verschiedenen Programmen zu experimentieren, um zu sehen, ob sie zu dem passen, was Sie suchen.
Herumfragen
Sprechen Sie mit anderen Veranstaltungsplanern und finden Sie heraus, welche Eventplanungssoftware sie verwenden und warum. Die Erfahrung eines anderen mit einem Produkt oder einer Dienstleistung aus erster Hand ist unbezahlbar. Es kann Ihnen Zeit und Geld sparen. Besser noch, ihre Empfehlung für eine Event-Management-Software, die wirklich für sie arbeitet, kann Ihnen noch mehr Zeit und Geld auf lange Sicht sparen. Es gibt kein "one size fits all", wenn es um Event-Management-Software geht; Es ist eine individuelle Wahl, die auf den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und Ihrer persönlichen Präferenz basiert.