Anwalt Treuhandkonto Fehler, die Rechtsanwälte nicht machen sollten
Während es viele Möglichkeiten gibt, wie Treuhandkonten schlecht verwaltet werden, gibt es drei häufige Fehler, die Anwälte bei der Verwaltung ihrer IOLTA-Konten machen.
"Ausleihen" von Geld vom Treuhandkonto
Es gibt keinen legitimen Weg, von einem Treuhandkonto Geld zu leihen. Manchmal benutzen Anwälte das Treuhandkonto, bevor sie das Recht dazu haben, während sie in anderen Situationen Mittel verwenden, die sie niemals nutzen würden. Jeder Ansatz öffnet die Tür für den Anwalt in ernsthafte Schwierigkeiten geraten.
Es gibt drei Möglichkeiten, wie unkorrektes Ausleihen vom Treuhandkonto ausgeführt wird:
Der Rechtsanwalt nimmt das Treuhandkonto Geld, bevor es verdient wird
Dies passiert oft, wenn ein Anwalt Cash-Flow-Probleme hat. In dieser Situation hat der Anwalt einen Vorschuss erhalten, den er (hoffentlich) auf das Treuhandkonto gelegt hat, und der Anwalt wird berechtigt sein, dieses Geld für sich selbst zu bezahlen, wenn die Arbeit abgeschlossen ist. Allerdings wird der Anwalt die Arbeit nicht abgeschlossen haben, bevor einige drohende Kosten bezahlt werden müssen - Gehaltsabrechnung, Büromiete, Kosten, die in einem Eventualfall erhoben werden, etc.
Der Anwalt geht also weiter und braucht mehr Vertrauen, als er zu diesem Zeitpunkt tatsächlich von dem Treuhandkonto nehmen kann.
Der Anwalt borgt Geld aus Kundengeldern mit der Absicht, es zurück zu legen
Wenn Cash-Flow-Probleme zu verschärften finanziellen Problemen eskalieren und der Anwalt Tausende von Dollar in Kundengeldern auf einem Treuhandkonto hat, können einige der Versuchung erliegen, Geld vom Treuhandkonto zu leihen, um über Wasser zu bleiben.
Der Anwalt kann es rationalisieren, indem er denkt, dass, wenn er die Bürorechnungen nicht bezahlen kann, er nicht im Geschäft bleiben kann, und wenn er nicht im Geschäft bleiben kann, kann er sich nicht um seine Kunden kümmern. Also nimmt er ein wenig Geld vom Treuhandkonto, nur um ihn zu halten, bis sich sein Geldfluss verbessert. Der Anwalt kann jede Absicht haben, die Gelder so schnell wie möglich zu ersetzen, aber diese Art von Situation ist in der Regel ein Schneeballeffekt und endet sehr schlecht für den Anwalt - wie auch für den Klienten.
Treuhandkonto Diebstahl
Diese Situation kann wirklich nicht als Kreditaufnahme bezeichnet werden, und bezieht sich nicht auf die Betrügereien in Anwaltskanzleien. In der Inhouse-Situation des Treuhandkontos hat entweder der Anwalt oder jemand mit Zugang zum Treuhandkonto den Punkt der Gier oder Verzweiflung erreicht, dass sie einfach beschließen, Geld anzunehmen, das ihnen nicht gehört. Anwälte mit Drogenmissbrauch oder Spielsucht können besonders anfällig für diesen Fehler sein, aber manchmal passiert es aus Gründen, die nicht klar erscheinen. Wenn ein Anwalt einen solchen Fehler begeht, ist dies der Fall, der am ehesten eine juristische Laufbahn beendet. Aber selbst wenn es von einem Rechtsanwaltsgehilfen oder einem Buchhalter begangen wird, ist der Anwalt immer noch derjenige, der das Geld zurückzahlt.
Commingling Anwaltsfonds mit Kundengeld
Ein zweiter großer Fehler bei der Verwaltung von Anwaltstreuhandkonten ist die Vermischung von Anwaltsgeldern mit Kundengeldern. Dies ergibt sich oft aus einem Unverständnis, wie ein Treuhandkonto funktionieren soll.
Laura A. Calloway, eine Beraterin für Rechtsberatung an der Staatsanwaltschaft von Alabama, sagte: "Viele Anwälte verstehen nicht, was auf dem Treuhandkonto steht und was nicht. Einige führen alles, einschließlich der verdienten Gebühren, über das Treuhandkonto aus Die anderen nehmen "Gefolgsmänner", ohne zu wissen, dass es zumindest in einigen Rechtskreisen wie Alabama keine nicht rückzahlbaren Vorschüsse gibt, so dass sie keine Einzahlung in die Zukunft tätigen arbeiten in Vertrauen, wie sie sollten, besonders wenn sie es jetzt brauchen, um das Licht anzumachen. "
Einige der üblichen Wege Rechtsanwälte vermischen ihr Geld mit Kundengeldern gehören:
Ein Check für zwei Zwecke
Ein Anwalt teilt dem Kunden mit, dass die Anwaltskosten 1.000 US-Dollar betragen und die Gerichtsgebühr 200 US-Dollar betragen wird. Der Klient schreibt dem Anwalt einen Scheck über 1.200 US-Dollar. Einige Anwälte werden den gesamten Scheck in das Geschäftskonto legen, weil das meiste Geld ohnehin an den Anwalt geht. Allerdings verlangen die Vorschriften der Rechtsanwaltskammer, dass der Scheck in das Treuhandkonto eingetragen wird, auch wenn der Anwalt sofort Anspruch auf die volle Anwaltsgebühr hat, weil der Teil des Schecks über die Anmeldegebühr treuhänderisch aufbewahrt werden muss.
Persönliche Mittel, die im Vertrauen mit Kundengeldern gehalten werden
Einige Staatsanwaltskammern verbieten Anwälten, persönliche Mittel auf einem Treuhandkonto zu haben, während andere es Anwälten erlauben, einen kleinen Betrag auf dem Konto zu behalten, um Ausgaben im Zusammenhang mit dem Betrieb des Kontos zu decken (obwohl empfohlen wird, alle Treuhandkontogebühren abzuziehen) das Geschäftskonto). Aber nirgendwo darf ein Anwalt ein Treuhandkonto als Betriebskonto, Sparkonto oder Versteckplatz verwenden.
Manchmal verstehen Anwälte einfach nicht, dass sie Rechnungen wie ihre Gemeinkosten nicht direkt aus dem Treuhandkonto bezahlen können, selbst wenn die Schecks aus bereits verdienten Mitteln ausgeschrieben werden. In anderen Fällen missbrauchen Anwälte das Treuhandkonto absichtlich, um Vermögenswerte zu verbergen. Zum Beispiel sagt Calloway, sie habe gesehen, dass Anwälte persönliche Gelder auf das Treuhandkonto legen, um eine IRS-Abgabe für Steuernachzahlungen zu vermeiden. Es ist eine offensichtliche ethische Verletzung.
Keine Gebühren oder Erstattungen vom Treuhandkonto entfernen
Calloway sagt, sie habe einige Anwälte gesehen, die ihr Treuhandkonto als Regentagessparkonto benutzt haben. Anstatt alle Gebühren zu entfernen, nachdem sie verdient worden sind, verzögert der Anwalt das Entfernen des Geldes aus dem Trust, um das Risiko zu reduzieren, es auszugeben. Calloway sagt, dies sei sowohl eine schlechte Geschäftspraxis als auch eine ethische Verletzung. Während der staatliche IOLTA-Fonds von den zusätzlichen Zinserträgen profitieren kann, sollte der Anwalt dieses Geld auf das Geschäftsbetriebskonto oder eine Art Sparfonds übertragen.
Die Kundengelder werden nicht ordnungsgemäß nachverfolgt
Der dritte Hauptweg, auf dem Anwälte ihre Treuhandkonten vermasseln, besteht darin, dass sie keine detaillierten Aufzeichnungen über die Treuhandkontotransaktionen jedes Kunden führen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Anwälte diesen Fehler machen.
Den Clientnamen nicht auf Trust Account Checks setzen
Während die meisten Anwälte gut daran sind, Kopien ihrer Treuhandkonten-Schecks aufzubewahren, denken nicht alle daran, dass sie den Namen oder die Dateinummer des Kunden bei jedem Scheck notieren müssen, wenn er ausgestellt wird. Während es leicht ist, sich zu erinnern, warum ein Scheck vor einem Monat geschrieben wurde, kann es schwierig sein sich zu erinnern, warum es in einem Jahr geschrieben wurde.
Anwälte, die denken, dass sie nie ein Problem hätten, herauszufinden, was in ihren Treuhandkonten steht, sollten die Auswirkungen von Katastrophen oder Naturkatastrophen berücksichtigen. Obwohl es nicht oft passiert, werden manchmal Anwaltskanzleien und alle ihre Aufzeichnungen zerstört. Ein Feuer kann diese Papierdateien ziemlich schnell verbrennen und die Computerfestplatte zerstören. Ein Hurrikan oder ein Tornado kann die Rechnungsdaten für Meilen streuen. Diese Dinge passieren Anwälten. Wenn ein Anwalt die Treuhandkonten eines Unternehmens anhand von Kontoauszügen und Kopien alter Schecks, die von der Bank bestellt wurden, rekonstruieren muss, ist die Aufgabe praktisch unmöglich, es sei denn, diese Schecks geben an, wessen Geld bei der Transaktion verwendet wurde.
Ein einzelnes Ledger für jeden Kunden nicht führen
Manchmal denken Anwälte, dass sie den Kontostand jedes Kunden in ihren Köpfen verfolgen können. Irgendwann können sie nicht. Und selbst wenn, was passiert mit diesen Kundenkonten, wenn dem Anwalt etwas zustößt?
Calloway beschrieb eine Situation, in der ein Anwalt zwei Treuhandkonten geführt hatte. Er würde einen Treuhandkonto für einen Monat verwenden und im nächsten Monat auf das andere Treuhandkonto wechseln. Seine Überzeugung war, dass er, indem er jedem Konto in dem Monat, in dem es verwendet wurde, einen Nullsaldo erreichen würde, keine individuellen Treuhandbücher über das auf dem Konto verbliebene Geld führen müsste. Er hat sich geirrt. Die Ethikregeln erfordern, dass jeder Kunde eine Bilanz führt, damit bestimmte Kundengelder identifiziert werden können.
Um den Anforderungen der Rechtsanwaltskammer zu entsprechen, müssen die Anwälte Aufzeichnungen führen, aus denen hervorgeht, wie viel Geld jeder Kunde zu einem bestimmten Zeitpunkt im Vertrauen hat. Einzahlungen und Auszahlungen müssen eindeutig in einer Weise verfolgt werden, die es einfach macht, den Kontostand jedes Kundenkontos zu bestimmen. Andernfalls wäre es für das Geld eines Kunden ziemlich einfach, für den Fall eines anderen Kunden ausgegeben zu werden.
Die einzelnen Kundenbilanzen nicht gegen das Gesamtkonto ausgleichen
Anwälte sollten nicht nur sicherstellen, dass ihr gesamtes Treuhandkonto am Ende des Monats ausgeglichen ist, noch sollten sie nur sicherstellen, dass jedes einzelne Kundenkonto ausgeglichen ist. Vergleichen Sie die beiden zusammen und balancieren Sie sie gegeneinander aus. Beim Vergleich der Gesamtbilanzen wird manchmal ein Rechnungsfehler auf einem einzelnen Konto festgestellt, bei dem ein Scheck oder eine Einzahlung übersehen wurde. In diesem einfachen Schritt werden manchmal Fehler festgestellt, die zu einer fehlgeschlagenen Prüfung des Vertrauenskontos geführt haben könnten.
Hilfe bekommen
Einige Anwälte erkennen, dass ihre Konten verwüstet sind, aber sie wissen nicht, wie sie das Problem lösen können. Eine Lösung besteht darin, sich an einen Berater für Rechtsberatung zu wenden. Viele Landesrechtsanwaltskammern bieten ihren Mitgliedern der Rechtsanwaltskammer nunmehr eine kostenlose Rechtsberatung an, und eine Reihe von Rechtsberatern der Rechtsanwaltskanzlei bietet ihre Dienste gegen Gebühr an.
Einige Anwälte haben möglicherweise Angst davor, mit einem Anwalt, insbesondere mit einem Anwalt, der für die Staatsanwaltskammer tätig ist, über ihre Situation im Treuhandkonto zu sprechen, da die Meldepflichten für ethische Verstöße obligatorisch sind. In vielen Staaten schließen die Regeln des professionellen Verhaltens jetzt jedoch ausdrücklich aus, dass ihre Berater für Rechtsberatung solche Probleme an ihre Ethikkommission melden. Nerino J. Petro, der Practice Management Advisor für das Anwalts-Management-Programm der State Bar of Wisconsin, merkt an, dass, während die Regeln von Staat zu Staat variieren, einige Staaten wie Wisconsin Regeln eingeführt haben, die Anwälten, die Hilfe von den Staatsanwaltskammern suchen, Vertraulichkeit gewähren Unterstützung bei der Verwaltung von Anwaltskanzleien (LOMAP).
Eine ordnungsgemäße Verwaltung eines Treuhandkontos kann mühsam sein, aber eine Gesetzeszulassung über schlampige Aufzeichnungen zu verlieren wäre noch schlimmer. Anwälte, die Schwierigkeiten haben, ihre Treuhandkonten zu verwalten, sollten das Problem umgehend angehen, indem sie Hilfe von einem qualifizierten Buchhalter oder von einem Anwalt für Rechtsberatung erhalten.