Wie man die Finanzunterlagen der Kanzlei am besten pflegt

Wenn Sie anstreben, ein praktizierender Rechtsanwalt in Ihrer eigenen Anwaltskanzlei zu sein, müssen Sie verstehen, welche Unterlagen Sie pflegen müssen. Sie mögen ein Experte in der Ausübung des Gesetzes sein, aber Sie sind möglicherweise nicht so zuversichtlich in Ihrem Buchhaltungswissen. Wenn Sie die Grundlagen verstehen und spezialisierte Buchhaltungssoftware verwenden, können Sie Ihre Praxis sichern.

Buchhaltungssysteme für eine Anwaltskanzlei

Ein gutes Buchhaltungssystem für kleine Unternehmen wird starke interne Kontrollen zur Überwachung von Einnahmen und Ausgaben beinhalten.

Als Anwalt müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Buchhaltungssystem starke interne Kontrollen, sowohl in Rechnung gestellte Gebühren als auch Kosten und Ausgaben, für Kunden hat.

Unabhängig davon, ob es sich um eine Rechnung handelt, die sich auf einen bestimmten Vorschuss, eine Jahresgebühr, eine Eventualgebühr oder eine Vermittlungsgebühr bezieht, hängt Ihre Gebühr von der Zeit ab, die Sie für die Projekte Ihrer Kunden aufgewendet haben. Dies ist der Grund, warum Anwälte in der Regel detaillierte Aufzeichnungen führen, um die für Fälle verbrachte Zeit zu verfolgen.

Sie können manuelle oder elektronische Systeme verwenden, um Ihre Zeit und kostenpflichtige Ausgaben zu verfolgen. Client-Ledger-Karten wurden verwendet, um diese Informationen vor dem Aufkommen der gesetzlichen Zeit- und Abrechnungssoftware aufzuzeichnen. Unabhängig von der von Ihnen bevorzugten Aufbewahrungsmethode möchten Sie diesen Track in der Regel für die Zeit, die Sie für Kundenangelegenheiten aufwenden, sowie für alle kostenpflichtigen Ausgaben des Kunden erfassen.

Von Zeit zu Zeit können Sie im Auftrag Ihres Kunden die Kosten für Anmeldegebühren oder andere Gebühren übernehmen.

Die meisten Anwaltspraktiken, die diese fortgeschrittenen Kosten belegen, werden in ähnlicher Weise wie andere Forderungen im System erfasst.

Buchhaltungssoftware wird spezielle Journale haben, um einen einzelnen Typ von häufig vorkommender Transaktion aufzuzeichnen. Für Anwälte zeigt das Journal für Geldeinnahmen eine Aufschlüsselung der (1) erhaltenen Gebühren und (2) der Kostenerstattungen, einschließlich einer Aufteilung zwischen den gezahlten regelmäßigen Gemeinkosten und den gezahlten Kundenkosten.

Die Komplexität des Kassenbuchs hängt von der Größe der Anwaltskanzlei ab, von der die Kontoauszüge und Scheckkopien am einfachsten sind.

Andere wesentliche Aufzeichnungen

Zusätzlich zu den oben genannten Aufzeichnungen halten Anwälte in der Regel mindestens Folgendes:

  1. Terminkalender : Ein Terminkalender enthält Terminkalender, normalerweise in einem Kalenderformat.
  2. Debitorenjournal: Das Debitorenjournal zeigt die fakturierten, aber nicht erhobenen Forderungen.
  3. Einzelne Kundenbücher: Diese Sachkonten enthalten eine Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen, Gebühren und Gutschriften, eine Zusammenfassung der nicht abrechenbaren Gebühren und der endgültigen Rechnungen.
  4. Fallzeitdatensätze: Zeitdatensätze werden für jeden Client aufgezeichnet.
  5. Cases-in-Progress-Register: Dieses Register fasst alle laufenden rechtlichen Arbeiten zusammen und wird normalerweise nach dem Namen des Kunden organisiert.
  6. Zeitzusammenfassungsberichte: Zeitberichte können in der Regel vom Anwalt oder vom Kunden sortiert werden und Informationen wie Zeit, Arbeitsdaten, Abrechnungen und andere anrechenbare Ausgaben enthalten.

Dies sind die grundlegenden Bücher und Aufzeichnungen, die die meisten Anwälte, unabhängig von ihrer Spezialisierung, für ihre Firmen zur Verfügung haben. Viele Anwälte verwenden Buchhaltungssoftware und Software zur Verwaltung von Rechtspraktiken, um ihre Bücher und Aufzeichnungen in elektronischen Formaten zu verwalten.

Während einige Anwaltskanzleien QuickBooks verwenden, verwenden viele andere Unternehmen legale branchenspezifische Softwareprogramme wie Abacus Next, Clio oder ProLaw, um ihre Praktiken zu verwalten.

HINWEIS : Dieser Artikel ist nur für Bildungszwecke gedacht. Sie sollten sich mit einem Steuerberater in Verbindung setzen, um Fragen oder Probleme zu besprechen, die Sie mit Ihrer Buchführung, Buchhaltung oder Ihrem Einkommen haben.