Gesendet von der Rezeption von (Name einfügen)
Von Zeit zu Zeit erhalte ich eine E-Mail von einem Anwalt, der im Namen seines Schreibtisches eine E-Mail verschickt. Hier sind ein paar Probleme mit diesem Ansatz für E-Mails.
Erstens zeigt der Inbox-Anzeigeindex der meisten E-Mail-Systeme keinen so langen Namen an. Die meisten Menschen sehen nur einen Teil von "vom Schreibtisch aus" und vielleicht ein paar Buchstaben des Vornamens der Person. Noch wichtiger, es scheint albern und ein wenig anmaßend. Ein Schreibtisch sendet keine E-Mails. Wenn ein Anwalt eine E-Mail sendet, sollte sie in seinem Namen sein.
Fancy Effekte
Einige Anwälte lieben es, mit dem Aussehen ihrer E-Mails kreativ zu werden. Neulich sah ich den Unterschriftsblock eines Anwalts und für einen Moment dachte ich, ich hätte Sehprobleme. Stellt sich heraus, dass die verschwommenen Buchstaben absichtlich waren. Spezialeffekte mögen unterhaltsam aussehen, aber alles, was die Wörter schwer lesbar macht, ist eine schlechte Idee. Besonders wenn es schwer ist, den Namen und die E-Mail-Adresse des Anwalts zu lesen.
Noch schlimmer als die Spezialeffekte auf die Briefe ist, wenn Anwälte ihre E-Mails mit Kunstwerken oder ausgefallenen Grafiken überladen. Dies macht die Nachricht langsamer zum Herunterladen, langsamer zum Öffnen und mehr Mühe beim Lesen.
Das Ziel einer E-Mail ist es, Informationen zu vermitteln, nicht künstlerische Fähigkeiten. Halte es einfach.
Kein Signaturblock
Es ist nicht so schwer, in den meisten E-Mail-Systemen einen automatischen Signaturblock einzurichten. Es muss nicht kompliziert sein und die Meinungen darüber, wie viele Informationen in einen Signaturblock aufgenommen werden sollen, variieren. Einige Anwälte verwandeln ihre E-Mail-Fußzeilen in Mini-Werbespots, die in jeder E-Mail erscheinen, während andere einen sehr minimalistischen Ansatz verfolgen, nur mit ihrem Namen und ihrer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.
Die meisten setzen irgendeine Art von Datenschutzhinweis oder Haftungsausschluss unten in der Fußzeile. All dies sind akzeptable Verwendungen eines E-Mail-Signaturblocks. Was nicht akzeptabel ist, ist das Senden von E-Mails, die den Absender nicht identifizieren. Der Empfänger einer E-Mail sollte nicht raten müssen, wer die E-Mail gesendet hat. Rechtsanwälte sollten sich in jeder Kommunikation, die sie aussenden, eindeutig identifizieren, und wenn der Anwalt schlau ist, wird die E-Mail auch eine Datenschutzerklärung enthalten.
Schreiben von E-Mails, während wütend
Einer der Vorteile des alten Systems, Briefe an Menschen zu senden, war, dass es eine "Abkühlphase" zwischen dem Zeitpunkt, an dem ein Brief geschrieben wurde, und dem Zeitpunkt, an dem er tatsächlich an den Empfänger ging, gab. Wenn der Anwalt den Brief selbst eintippte, würde er wahrscheinlich noch mehrere Stunden auf einem Tisch sitzen, bevor er zur Post ging. Wenn es diktiert wurde, konnte der Anwalt, nachdem der Sekretär es fertiggestellt hatte, darüber hinwegkommen, was ihn so wütend gemacht hatte.
Dieser Schutz existiert nicht in E-Mails. Mit einer E-Mail kann der Anwalt innerhalb weniger Sekunden ein wütendes Schreiben auslösen, was die Wut ausgelöst hat. 99,99% der Zeit wird dies eine schlechte Idee sein. Niemand denkt am klarsten, wenn er von Wut getrieben wird. Tun Sie etwas anderes und kommen Sie später zu dem Problem zurück, wenn sich der Ärger aufgelöst hat.
Es könnte den Unterschied zwischen dem Halten oder Verlieren von Kunden, Freunden und Geld ausmachen.
Keine rechtzeitigen Antworten machen
Einige Anwälte meinen, dass die alte "5-Tage-Regel" für die Beantwortung von Geschäftskorrespondenz auch für E-Mails gilt. Es tut es nicht. Ganz gleich, wie ungemütlich es sein mag, in der Realität erwarten die Menschen schnellere Antworten auf eine E-Mail als auf einen Brief, der per Post verschickt wird. Wenn ein Kunde oder ein anderer Anwalt eine E-Mail sendet, versuchen Sie möglichst innerhalb von 24 Stunden zu antworten. Wenn es sich um eine komplizierte Angelegenheit handelt, die im Moment nicht angemessen behandelt werden kann, senden Sie zumindest eine Bestätigung und lassen Sie die Person wissen, wann sie eine Antwort erwarten kann. Die meisten Kunden werden eine freundliche Nachricht zu schätzen wissen, die besagt, dass die E-Mail eingegangen ist und in naher Zukunft beantwortet wird. Angesichts des Schweigens muss der Kunde darüber spekulieren, ob der Anwalt überhaupt die E-Mail erhalten hat, ob eine Antwort auf dem Weg ist oder ob die Bedenken des Kunden einfach ignoriert werden.
Falscher Empfänger im Feld An
Das Besondere an der automatischen Vervollständigung von E-Mail-Systemen ist, dass Anwälte die E-Mail-Adressen ihrer Kunden oder Kollegen schneller finden können. Eines der Risiken der Auto-Vervollständigung-Funktion ist, dass ein Anwalt, der nicht vorsichtig ist, die E-Mail an die falsche Person senden konnte. In einigen Fällen könnte dies nur eine geringfügige Verlegenheit sein, aber in einigen Fällen könnte es sich um fahrlässiges Verhalten handeln. Versenden Sie nicht versehentlich vertrauliche Client-Mitteilungen per E-Mail an einen gegnerischen Anwalt oder sogar an einen anderen Kunden.
Verwenden der Option "Allen antworten".
Gegensätzlicher Anwalt sendet Ihnen eine E-Mail mit einem Vorschlag oder behauptet seine Position zu einem Problem. Sie leiten die E-Mail an die anderen Anwälte in Ihrer Firma weiter, um den Fall zu besprechen. Bald wird der Knopf "alles antworten" großzügig verwendet, ohne dass jemand bemerkt, dass der gegnerische Anwalt in die interne Diskussion in Ihrer Firma kopiert wird. Es passiert. Wenn Sie eine E-Mail zur Diskussion weiterleiten möchten, entfernen Sie die Absenderinformationen, bevor Sie sie weiterleiten. Und wenn Sie diese Option "Alle Antworten" verwenden, überprüfen Sie jede E-Mail-Adresse in der Empfängerliste, bevor Sie auf "Senden" klicken.
8. Sloppy Betreffzeilen. Denken Sie daran, dass alles, was in einer E-Mail an einen anderen Anwalt gesendet wurde, an andere Personen weitergeleitet werden kann. Denken Sie zweimal nach, bevor Sie Betreffzeilen wie "mein idiotischer Klient" oder "dummer Richterbefehl" verwenden. Man weiß nie, wo eine Kopie dieser E-Mail landen kann. Lassen Sie auch keine Betreffzeilen leer, da dies dazu führen kann, dass ein anderer Anwalt nicht bemerkt, dass es eine E-Mail über Ihren Fall gibt. Eine einfache Betreffzeile von "Parkerson Fall" oder "Smith vorgeschlagene Vereinbarung" oder welcher Titel auch immer für den Inhalt der E-Mail relevant ist, funktioniert am besten.
Und während "idiotischer Klient" die genaueste Beschreibung des Inhalts der E-Mail sein kann, ist es eine schlechte Wahl für die Betreffzeile.
9. Achten Sie auf Ihren Tonfall - und missverstehen Sie nicht den eines anderen. Wenn Menschen von Angesicht zu Angesicht miteinander sprechen, machen Gesichtsausdrücke und Gesprächstöne normalerweise die Absicht einer Person deutlich. Bei Telefonanrufen reicht normalerweise die Stimme einer Person aus, um zu erkennen, ob jemand sarkastisch, scherzend oder ernst ist. Aber in E-Mails ist es gefährlich leicht, die Absicht einer Person vollständig falsch zu lesen. Zahlreiche Freundschaften wurden dadurch beschädigt, dass eine Person die Absicht einer anderen Person in Aussagen in einer E-Mail falsch verstanden hat. Und da Anwälte es gewohnt sind, miteinander zu streiten, ist es für einen Anwalt leicht, schnell anzunehmen, dass die andere Person feindselig oder unhöflich ist.
Wie unter "Schreiben von E-Mails während des Zorns" beschrieben, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um sich abzukühlen, bevor Sie eine Antwort auf die E-Mail dieses Jerks senden.
Nach einer Stunde können Sie feststellen, dass Sie es vollständig falsch gelesen haben. Haben Sie keine haarauslösende Antwort auf Aussagen in E-Mails und feuern Sie keine Antwort ab, bis Sie überlegt haben, ob der Absender möglicherweise eine andere Absicht hat als ursprünglich angezeigt. Wenn es scheint, dass eine Aussage in mehr als einer Weise gelesen werden kann, und einer dieser Wege ist nicht beleidigend, versuchen Sie, dem Absender den Vorteil des Zweifels zu geben, bevor Sie seinen Kopf mit einem tödlichen E-Mail-Sendschreiben abschneiden.
Gibt es weitere E-Mail-Fehler des Anwalts, die die Top-10-Liste hätten machen sollen? Erzähl uns davon im Forum.