Ein Blick auf die Vor- und Nachteile eines papierlosen Büros
Hier sehen Sie die Vor- und Nachteile eines papierlosen Büros, um zu entscheiden, ob papierloses Arbeiten eine kluge Entscheidung für Ihr kleines Unternehmen ist.
Die Vorteile eines papierlosen Büros
1. Umweltfreundlich - Laut The Daily Green machen Papier 25% der Deponieabfälle aus, und wenn die Vereinigten Staaten den Papierverbrauch nur um 10% senken würden, würde dies die Emission von 1,6 Millionen Tonnen Treibhausgasen verhindern. Und das ist nur für Papier, nicht die Produktion und Entsorgung von Tintenpatronen und die Energie von Druckern berücksichtigt. Papierlos zu werden ist eine umweltbewusste Entscheidung.
2. Kosteneffektiv - Genauso wie es Vorteile eines papierlosen Büros für die Umwelt gibt, gibt es auch Vorteile für das Budget für kleine Unternehmen. Denken Sie darüber nach, wie viel Sie jeden Monat auf Papier, Tinte, Porto und anderen Vorräten ausgeben, die ein papierlastiges Büro unterstützen. Berücksichtigen Sie dann den Platz, den Sie benötigen, um alle Ihre physischen Verbrauchsmaterialien und tatsächlichen Dokumente zu speichern. Es kann sehr teuer sein. Im Laufe der Zeit kann papierloses Arbeiten zu enormen Einsparungen für Ihr kleines Unternehmen führen.
3. Einfacher Zugriff - Da Sie papierlos sind, werden alle wichtigen Dokumente digitalisiert. Sie können sie in der Cloud sichern oder über eine Remote-Desktop-Anwendung darauf zugreifen. So können Sie von einem mobilen Büro oder von jedem anderen Ort aus arbeiten und produktiv bleiben.
4. Aktenorganisation - Wenn Sie jemals Zeit verschwendet haben, durch einen unorganisierten Aktenschrank oder Papierstapel zu schlurfen, um zu finden, nach was Sie suchen, Sie wissen, wie lästige Papierdokumente gehandhabt werden können.
Wenn Sie ein papierloses Büro erstellen, erstellen Sie ein digitales Dateisystem, das im Laufe der Zeit einfacher zu organisieren, zu durchsuchen und zu optimieren ist. Dies macht das einstmals mühsame Finden eines Dokuments so einfach wie das Suchen.
Die Nachteile eines papierlosen Büros
1. Systemfehler - Digital ist zwar schnell zugänglich, bedeutet aber auch einen schnellen Verlust. Überlegen Sie, was mit all Ihren Geschäftsdokumenten passieren würde, die lokal auf Ihrem Computer gespeichert werden, wenn Ihr System abstürzt. Du könntest alles verlieren. Für jedes kleine Unternehmen und insbesondere für papierlose Unternehmen ist es wichtig, über ein System zum Sichern und Schützen von Daten außerhalb des Standorts zu verfügen.
2. Sicherheit - Digitale Dateien können nicht durch ein Schloss an einem Aktenschrank oder der Bürotür geschützt werden, so dass die Sicherheit von Dokumenten und vertraulichen Informationen ein ernstes Problem für papierlose Büros darstellt. Zu den Lösungen gehören Verschlüsselung, lokale Server und eingeschränkter Zugriff, die alle ihre eigenen Kosten und Vorteile haben. Darüber hinaus ist es wichtig, die Natur einiger Unternehmen und die Sensibilität von Materialien zu berücksichtigen, die täglich behandelt werden (denken Sie an Ihren Buchhalter), einfach nicht dazu, papierlos zu werden.
3. Revamp-Prozesse - Ein Teil des Umstiegs auf ein papierloses Büro beinhaltet die Überprüfung aller Ihrer aktuellen Betriebsprozesse und die Suche nach geeigneten Alternativen.
Beispielsweise müssen Sie möglicherweise einen Dienst für elektronische Signaturen, Online-Fakturierungs- und Zahlungsdienste sowie andere Anwendungen verwenden, die die Notwendigkeit für physische Dokumente ersetzen. Alle Ihre Mitarbeiter müssen auch in dem neuen System geschult werden, sobald es vorhanden ist.
4. Zeitintensiv - Papierlos zu werden ist kein Prozess über Nacht. Es gibt viele Faktoren zu berücksichtigen. Es braucht Zeit, um alle Implikationen zu berücksichtigen, die Papierwelt hinter sich zu lassen, und genauso lange, um alle Änderungen an Ihren Vorgängen zu implementieren, die papierlos sind.
Die Entscheidung, papierlos zu arbeiten, unterscheidet sich von Geschäft zu Geschäft und ist sicherlich keine universelle Entscheidung, die für jedes Unternehmen richtig ist. Der wichtigste Teil der Entscheidung, papierlos zu werden, besteht darin, Ihre Forschung zu betreiben, damit Sie entscheiden können, ob der Nutzen die Herausforderungen überwiegt.
Erstellen Sie dann einen systematischen Prozess, der Ihnen nicht nur die Vorteile der Papierfreiheit bietet, sondern auch Ihre Produktivität erhöht.