Nonprofits ersetzen Mitarbeiter durch Freiwillige

Die Vor- und Nachteile der Kürzung der bezahlten Stellen

In schwierigen Zeiten ist es sehr verlockend, bezahlte Stellen zu kürzen und diese Positionen in freiwillige zu verwandeln. Aber ist es richtig? Funktioniert es? Was sind die Fallstricke oder die Vorteile?

Die Verwendung von Freiwilligen zur Durchführung von Aufgaben oder Aufgaben, die sonst von bezahlten Mitarbeitern erledigt werden könnten (oft als Job-Substitution bezeichnet) sollte nur Teil einer Gesamtstrategie zur Kostensenkung in schweren Zeiten sein. Hier sind einige Tipps, um es richtig zu machen:

Verlegen Sie niemanden mit der Absicht, einen Freiwilligen für bezahltes Personal einzusetzen. Solche Maßnahmen werden zwangsläufig dazu führen, dass andere bezahlte Mitarbeiter um ihre Positionen fürchten und sich weigern, mit Freiwilligen zusammenzuarbeiten, weil sie befürchten, dass sie ihre Arbeit annehmen könnten. Wenn jedoch ein natürlicher Abbau oder eine allgemeine Reorganisation stattfindet, sollten Sie diese Gelegenheit nutzen, um zu überdenken, wie Ihre Organisation eingerichtet ist und wie Sie Jobs neu konfigurieren können, damit einige Aufgaben von Freiwilligen erledigt werden können.

Zum Beispiel haben Sie gerade Ihre Rezeptionistin zu einer administrativen Assistentin befördert, die mit dem Entwicklungsleiter zusammenarbeitet. Dies lässt die Rezeptionistin geöffnet. Könnte diese Position von Freiwilligen besetzt werden ? Eine Organisation, die ich kürzlich besucht habe, begrenzt die Öffnungszeiten für die Öffentlichkeit auf fünf pro Tag (10.00 bis 15.00 Uhr) und verwendet Freiwillige für die Rezeption. Es gibt jeden Tag einen anderen Freiwilligen. Dieser Freiwillige beantwortet das Telefon, begrüßt die Besucher und führt eine Reihe klar definierter und dokumentierter Aufgaben durch.

Am Ende des Tages verwendet der / die Freiwillige ein Formular, um die wichtigen Dinge, die an diesem Tag aufgetreten sind, und alle Probleme, die vom Freiwilligen des nächsten Tages gelöst werden müssen, zusammenzufassen.

Diese Organisation hat die meisten Fehler behoben und die Freiwilligen sind glücklich und loyal. Es gibt jetzt genug ausgebildete Freiwillige, um ein paar zusätzliche Freiwillige im Büro zu haben, die sich um andere Büroaufgaben kümmern und die Organisation noch mehr unterstützen.

Verwenden Sie nicht nur Freiwillige für die meisten Routineaufgaben

Viele Freiwillige erledigen gern Büroarbeit oder holen Post aus der Tür oder erledigen Besorgungen, aber wann immer es eine Aufgabe gibt, die Ihre Mitarbeiter gerne tun würden, aber keine Zeit bleibt, denken Sie darüber nach, einen Freiwilligen zu engagieren. Ein Freiwilliger kann ein freiwilliger Koordinator sein, Zuschüsse oder Forschungsfördermittel schreiben, für einen Newsletter verantwortlich sein, andere Freiwillige oder sogar das Personal schulen, besondere Ereignisse planen oder durchführen oder eine Menge anderer Dinge tun. Denken Sie kreativ und suchen Sie nach Freiwilligen, die besondere Talente oder Erfahrungen haben.

Überlegen Sie, "qualifizierte" Freiwillige zu finden und zu verwenden

Qualifizierte Freiwillige sind in der Regel Spezialisten in den Bereichen, die eine gemeinnützige Organisation nicht ist, wie Finanzen, Personalwesen oder Marketing. Sie sind oft Angestellte in Unternehmen, Teil des Programms zur sozialen Verantwortung ihres Arbeitgebers. Sie erhalten von ihren Unternehmen Zeit, Zeit mit gemeinnützigen Organisationen zu verbringen. Während dieser Rezession gibt es auch qualifizierte Freiwillige zwischen den Jobs, die sehr daran interessiert sind, ihre Fähigkeiten scharf zu halten und zu ihren Lebensläufen beizutragen.

Qualifizierte Freiwillige können die Mitarbeiter nicht ersetzen, aber sie können teure Outsourcing- und externe Berater ersetzen.

Sie können Ihnen helfen, sich neu zu organisieren, ein organisatorisches Audit durchzuführen, die notwendigen Daten zu entwickeln, um dem Board zu helfen, organisatorische Entscheidungen zu treffen, Wege zu finden, Geld für essentielle Dienstleistungen zu sparen oder sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Untersuchungen haben gezeigt, dass gemeinnützige Organisationen nicht so oft qualifizierte Freiwillige (auch Pro-Bono-Arbeit genannt) einsetzen. Fragen Sie Ihre lokalen Unternehmensstiftungen, ob sie ein qualifiziertes Freiwilligenprogramm haben oder sich für ein Pro-Bono-Stipendium bei der Taproot Foundation bewerben.

Die Corporation for National & Community Service hat ein Toolkit, um gemeinnützigen Organisationen dabei zu helfen, fähige Freiwillige einzusetzen. Bei Catchafire, einem Online-Matching-Dienst, können Sie Ihre Stellenangebote für Freiwillige mit beruflichen Fähigkeiten veröffentlichen.

Toleriere kein Kastensystem in deinem Büro

Ich habe Büros gesehen, in denen die bezahlten Manager täglich zum Mittagessen gingen, normalerweise zusammen, während die Angestellten und freiwilligen Helfer Sandwiches mit Eiersalat im Pausenraum aßen und währenddessen die Festung zurückhielten, bis die Manager zurückkehrten.

Was für eine Art, um Angestellte und Freiwillige wie Bürger zweiter Klasse zu fühlen. Finde Wege, um inklusiv zu sein und dass jeder fühlt, dass sie für etwas sehr Wichtiges wichtig sind.

Handeln Sie schnell, wenn Freiwillige Interesse zeigen

Freiwillige haben in vielen Organisationen viele Möglichkeiten. Handeln Sie schnell, wenn sie Interesse an Ihrem zeigen, oder sie gehen woanders hin. Es ist üblich, dass potentielle Freiwillige von gemeinnützigen Organisationen schlecht geprüft werden. Entweder ist der ehrenamtliche Manager taub gegenüber dem, was der Freiwillige über seine verfügbare Zeit sagt (Gefühl, dass er überfordert ist, ist ein häufiger Grund für freiwillige Flucht, als sich zu wenig ausgelastet zu fühlen); oder der Freiwillige erhält ein oberflächliches Interview, das keine Fähigkeiten und Erfahrungen aufdeckt, die Hinweise darauf geben könnten, den Freiwilligen in eine lohnende Situation zu bringen.

Halten Sie einen offenen Geist darüber, welche Arten von Jobs Freiwilligen füllen können

Ja, Sie haben vielleicht eine Liste von grundlegenden Rollen, nach denen Sie immer einkaufen, aber wenn Ihr Interview andere Möglichkeiten aufzeigt, sind Sie nicht an Präzedenzfälle und Regeln gebunden. Zögere nicht, einen Freiwilligenjob zu schaffen, der genau zu dieser Person, ihren Talenten und Interessen passt. Sie könnten einen bezahlten Mitarbeiter einer Aufgabe entlasten und ihn zu einem Freiwilligen machen. Das sollte Ihren bezahlten Mitarbeitern die Zeit geben, Zeit für andere dringende Aufgaben zu haben. Es sollte jedoch niemals eine bezahlte Person für einen möglichen Arbeitsplatzverlust exponieren.

Die Quintessenz ist, dass es niemandem nutzt, die Kosten zu senken, indem man das Personal absichtlich kürzt und durch Freiwillige ersetzt, aber es kann kreative Wege geben, Freiwillige zu befähigen, einige Aufgaben zu übernehmen, wenn man es weise tut.