Stellen Sie sicher, dass Sie Kunden und anderen Anrufern Respekt entgegenbringen
Voicemail ist zu einem Standardbestandteil jeder Business-Class-Telefonanlage geworden . Nicht nur das Wissen, wie man eine professionelle Voicemail-Telefonnachricht hinterlassen kann, spiegelt sich positiv in Ihrem Unternehmen wider, es ist auch wichtig für Ihr professionelles Image .
Jeder Mitarbeiter, der das Telefon als Teil seiner Arbeit benutzt, sollte wissen, wie man eine professionelle Telefonnachricht hinterlässt. Hier sind ein paar Tipps für neue oder unerfahrene Mitarbeiter, die die Art von professionellen, höflichen Telefonnachrichten hinterlassen, die zurückgegeben werden.
01 - Zuerst nachdenken
02 - Stellen Sie sich vor
Beginnen Sie jede Voicemail-Nachricht, indem Sie sich selbst vorstellen, damit der Empfänger weiß, wer sofort anruft. Es sollte Ihren vollständigen Namen und Firmennamen enthalten. Beispiel: "Dies ist Jane Doe, die von Suzy Jones aus Unternehmen X über Ihr Konto anruft." Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie man den Namen der Person ausspricht, die Sie anrufen, Sie wollen sie nicht beleidigen, bevor Sie überhaupt mit ihnen gesprochen haben.
03 - Langsam sprechen
Sprechen Sie langsam genug, damit die Person, die die Nachricht empfängt, jedes Wort hören kann. Es ist sehr frustrierend, wenn Sie eine Nachricht abrufen, nur um festzustellen, dass die andere Person zu schnell spricht, um verstanden zu werden. Stellen Sie sicher, wenn Sie eine Rückrufnummer hinterlassen, wiederholen Sie sie zweimal, damit die Person sie notieren kann.
04 - Sprich klar
Sprechen Sie mit klarem und ausreichend moduliertem Ton direkt in das Mundstück Ihres Telefons. Halten Sie das Telefon nicht zwischen Wange und Schulter, damit das Mundstück am Hals sitzt. das ist in Ordnung, während Sie wählen oder während das Telefon am anderen Ende klingelt, aber nicht sobald Sie verbunden sind.
05 - Halte es kurz
Sie müssen nicht jedes Detail in Ihrer Voicemail-Nachricht hinterlassen. Die meisten Business-Telefonsysteme haben ein Zeitlimit von einer bis zwei Minuten für Nachrichten, bevor der Anruf beendet wird. Hinterlassen Sie eine kurze Zusammenfassung des Grundes für Ihren Anruf und schließen Sie ihn mit einer Anfrage für einen Rückruf.
06 - Beende es professionell
Wie bei einem professionellen Geschäftsbrief, geben Sie Ihre Kontaktinformationen an. Wenn Sie mit der Person nicht vertraut sind oder Schwierigkeiten haben, Sie zu platzieren, wiederholen Sie Ihren Namen und Ihre Firma, zusammen mit dem besten Weg, Sie zu erreichen. Wenn Sie bereits eine starke Arbeitsbeziehung haben, können Sie vielleicht Ihren Namen nicht wiederholen, aber geben Sie ihnen trotzdem die beste Nummer, um Sie zurückzurufen, und welche Zeiten Ihnen zur Verfügung stehen.
07 - Dropped Anruf?
Wenn Sie glauben, dass Ihre Voicemail-Nachricht vom Voicemail-System gelöscht wurde, bevor Sie fertig waren, versuchen Sie den Anruf erneut, und führen Sie die Nachricht durch, indem Sie der Person mitteilen, dass Ihre vorherige Nachricht möglicherweise gelöscht wurde. Versuche es kurz zu halten; Sie wollen nicht als Schädling erscheinen. Gib einfach deinen Namen noch einmal an und hinterlasse deine Nummer mit einer Begrüßung wie "Ich wollte nur sicher sein, dass du meine Nachricht erhalten hast, es hörte sich an, als wären wir getrennt. Danke!"
08 - Übe und teste dich
Wenn Sie unsicher oder nervös sind, Geschäftsnachrichten zu hinterlassen, üben Sie mit einem Freund oder Kollegen. Hinterlassen Sie eine Voicemail-Beispielnachricht und fragen Sie nach Kritik: Sprechen Sie zu schnell oder sind Sie sonst schwer zu verstehen? Es kann sogar sinnvoll sein, sich eine Voicemail zu hinterlassen, um zu hören, wie Sie klingen.