Was passiert zum Beispiel, wenn ein Freiwilliger einen Unfall hat, während er mit Ihnen dient? Was ist, wenn der Freiwillige das Gesetz bricht oder jemanden verletzt? Ihre Organisation könnte haftbar sein.
Hier sind fünf Möglichkeiten, um es weniger wahrscheinlich zu machen, dass Sie Probleme mit Ihren Freiwilligen bekommen.
Einige davon mögen beschwerlich erscheinen, aber nehmen Sie sich die Zeit, sie richtig zu machen und sowohl Ihre Organisation als auch Ihre Freiwilligen zu schützen.
Entwickeln Sie freiwillige Richtlinien und Verfahren
Beraten Sie sich mit einem Rechtsanwalt oder freiwilligen Spezialisten, um sicherzustellen, dass diese angemessen sind. In den Richtlinien sollten freiwillige Aufgaben formuliert und Themen wie Diskriminierung, Belästigung und andere möglicherweise illegale Verhaltensweisen angesprochen werden.
Durch das explizite Verbot schlechten Verhaltens kann Ihre Organisation vor Haftung geschützt werden. Achten Sie auch darauf, dass der Schutz der Freiwilligen durch die Organisation und deren Mitarbeiter verhindert wird.
Schreiben Sie Stellenbeschreibungen für alle Freiwilligenpositionen
Erklären Sie die Erwartungen an den Freiwilligen und was er oder sie tun kann und was nicht. Bieten Sie dem Freiwilligen ein mögliches Risiko an und bitten Sie um eine unterzeichnete Haftungsfreistellung. Eine gründliche und prägnante Stellenbeschreibung kann dazu beitragen, die Organisation vor Haftung zu schützen, sollte der / die Freiwillige über das hinausgehen, was er / sie tun darf.
Hier sind einige Dinge, die in Stellenbeschreibungen enthalten sein können:
- Ihr gemeinnütziger Zweck
- benötigtes Training für diese Position
- die Aufgaben, die vom Freiwilligen erwartet werden
- die Zeit, die benötigt wird, um die Aufgabe zu erledigen
- der Ort, an dem der Freiwillige die Arbeit ausführen wird
Bitten Sie jeden Freiwilligen, eine Bewerbung auszufüllen
Meistens zahlt es sich aus , einen Antrag zu stellen .
Manchmal können Sie jedoch bei Gruppenprojekten, die einen "Rinderruf" für Freiwillige beinhalten, einfach die Freiwilligen dazu bringen, eine Verzichtserklärung auszufüllen, die die Organisation von der Haftung befreit.
Die Komplexität der Anwendung hängt von der Position ab. Wenn der Freiwillige mit gefährdeten Personen wie Kindern oder älteren Menschen arbeitet, sollte die Bar höher sein. Für kleinere Aufgaben mit geringem Risiko wäre eine kürzere Anwendung geeignet. Achten Sie darauf, verschiedene Anwendungen für verschiedene Jobs zu haben. Es hat keinen Sinn, einige Freiwillige mit einer langen Form zu entmutigen, wenn es nicht notwendig ist.
Hier sind einige Dinge, die Sie gegebenenfalls in eine Anwendung aufnehmen können:
- Persönliche Informationen wie Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Kontaktperson bei Krankheit oder Unfall, Führerschein, persönliche Versicherung usw.
- Qualifikationen, wenn dies für den Job erforderlich ist, z. B. spezielle Fähigkeiten oder Bildungsabschluss.
- Referenzen, die den guten Charakter oder die Arbeitsmoral des Bewerbers belegen können. Referenzen können von einem Gemeindemitglied, einer anderen gemeinnützigen Organisation, bei der sich der Antragsteller freiwillig gemeldet hat, oder einem Arbeitgeber sein.
- Schriftliche Erlaubnis, einen Hintergrund-Check durchzuführen, wichtig, wenn die Freiwilligen mit Kindern oder anderen gefährdeten Bevölkerungsgruppen arbeiten werden
- Verzicht auf Vertraulichkeit, damit Sie die benötigten Informationen sammeln und entsprechend teilen können.
Führen Sie eine ordnungsgemäße Überprüfung durch
Sei vorsichtig hier. Das Screening ist besonders wichtig für Freiwillige, die in Kontakt mit gefährdeten Personen stehen oder während ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit oder bei anderen Arten von gefährlicher Arbeit Auto fahren müssen.
31 Prozent der gemeinnützigen Organisationen führen jedoch keine Freiwilligenuntersuchungen gemäß einer Studie durch. Nonprofits denken oft, dass sie ihre Freiwilligen selbst überwachen können und es versäumen, angemessene Background-Checks durchzuführen. Aber das kann die Organisation für die Haftung offen lassen. Stellen Sie sich das Screening als Teil Ihrer Sicherheitsverfahren und Ihres Risikomanagements vor.
Screening sollte immer respektvoll sein und die Privatsphäre der Freiwilligen so gut wie möglich schützen. Holen Sie sich vor dem Fortfahren eine schriftliche Einverständniserklärung ein.
Auch Bildschirm von Zeit zu Zeit als Vorsichtsmaßnahme.
Screening kann so einfach sein wie ein persönliches Interview oder kann beinhalten:
- kriminelle Hintergrundschecks
- Fahraufnahmen und Lizenzen
- Bestätigung der Versicherung
- Screening für Gesundheitsbedingungen oder um den Nachweis bestimmter Impfungen zu bitten
- Nachweise wie zum Beispiel ein Lehrzertifikat oder spezielle Skills Assessments
Bieten Sie exzellentes Training und Management
Verschwende nie einfach einen Freiwilligen ohne ausreichendes Training . Freiwillige schätzen es, ausgebildet zu werden, damit sie wissen, was wann zu tun ist. Zug in Gruppen oder eins zu eins. Entwickeln Sie schriftliche Materialien, die der Freiwillige mitnehmen kann, und trainieren Sie ihre spezifischen Aufgaben. Weisen Sie den Freiwilligen einer Aufsichtsperson zu.
Training kann umfassen:
- Verhaltenskodex Ihrer Organisation
- Wie handle ich, wenn ich die Organisation repräsentiere?
- wie man Missbrauch identifiziert und meldet
- wie man die Vertraulichkeit der Organisation und der Menschen, denen sie dient, bewahrt
- was Sie speziell von dem Freiwilligen erwarten
- wie man irgendwelche Probleme meldet
- wer ist verantwortlich und wie man sie erreicht
Schließlich, sei bereit, einen Freiwilligen zu entlassen, wenn er gegen eine der Regeln verstößt, schwer zu verkraften, unzuverlässig oder in irgendeiner Weise missbräuchlich ist. Entwickeln Sie ein schriftliches Verfahren für Mitarbeiter, wenn sie einen Freiwilligen gehen lassen müssen.
Informieren Sie den Freiwilligen immer, warum Sie ihn gehen lassen, und dokumentieren Sie dann die Entlassung, genau wie Sie es mit einem bezahlten Mitarbeiter tun würden. Ein Verfahren zu haben, es zu befolgen und die Aktion aufzuzeichnen, wird Ihnen helfen, wenn der Freiwillige beschließt, eine Beschwerde bei Ihrem Top-Management einzureichen oder auf andere Weise versucht, sich an Sie zu wenden.
Vergessen Sie nicht, Richtlinien für Ihre Mitarbeiter zu haben, die behandeln, wie sie Freiwillige behandeln sollen. Beschreiben Sie, was Belästigung ist und wie Sie es vermeiden können. Richten Sie ein Beschwerdeverfahren ein, über das Freiwillige Missbrauch melden können.
Freiwillige wollen Gutes tun und sind dankbar, wenn eine Organisation bereit ist , mit ihnen zu arbeiten. Sie wollen eine gute Politik und eine angemessene Ausbildung und Management. Freiwillige zu halten erfordert nicht nur Dankbarkeit, sondern auch einen organisierten Ansatz, der sowohl die Freiwilligen als auch Ihre gemeinnützige Organisation schützt.
Empfohlene Ressourcen:
Freiwillige: Ausgleich von Risiko und Ertrag (Nonprofits Insurance Alliance Group)
Volunteer Screening - von Energize, einem Zentrum für freiwillige Expertise.