Wenn Ihr Unternehmen einen rechenschaftspflichtigen Plan hat, ist die Erstattung bestimmter Geschäftsausgaben für den Mitarbeiter nicht steuerpflichtig. Wenn Ihr Unternehmensersatzplan nicht den IRS-Anforderungen für einen rechenschaftspflichtigen Plan entspricht, sind diese Erstattungen dem Arbeitnehmer zu versteuern, und für diese Zahlungen müssen Quellensteuerabzüge und Lohnsteuer erhoben werden.
Darüber hinaus müssen Sie als Arbeitgeber diese Zahlungen auf dem W -2-Formular des Mitarbeiters melden.
Zu den rechenschaftspflichtigen Plänen können Erstattungen für eine Reihe von unterschiedlichen Personalkosten gehören, darunter:
- Reisekosten für Mitarbeiter, einschließlich Essen und Unterhaltung,
- Kauf von Werkzeugen und Geräten und
- Homeoffice-Kosten von Mitarbeitern.
Der rechenschaftspflichtige Plan muss auch ein Verfahren enthalten, nach dem die Mitarbeiter überschüssige Erstattungen (die über den zulässigen Betrag hinausgehen) an den Arbeitgeber zurückzahlen müssen. Wenn ein Arbeitgeber einen rechenschaftspflichtigen Plan aufstellt und beibehält, müssen die Reisekosten des Arbeitnehmers nicht als steuerpflichtiges Einkommen behandelt werden.
Zulässige Plananforderungen
Um vom IRS als "rechenschaftspflichtiger Plan" betrachtet zu werden, muss Ihr Arrangement ALLE folgenden Punkte beinhalten:
- Die Ausgaben müssen eine geschäftliche Verbindung haben ; das heißt, sie müssen bezahlt oder angefallen sein, während sie als Angestellte arbeiten.
- Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber diese Kosten angemessen in angemessener Zeit erstatten. Sie müssen von den Mitarbeitern verlangen, dass Sie detaillierte Informationen über diese Ausgaben erhalten, einschließlich Datum, Uhrzeit, Ort, Betrag und Geschäftszweck für die Ausgaben.
- Sie müssen vom Arbeitnehmer verlangen, dass er die überschüssigen Erstattungen innerhalb eines angemessenen und bestimmten Zeitraums, abhängig von den Umständen, zurückzahlt
Wenn alle drei dieser Anforderungen nicht erfüllt werden, wird der Plan von der IRS bestimmt, um nicht verantwortlich zu sein, und alle Ausgaben, die dem Mitarbeiter von Ihrem Unternehmen erstattet werden, sind für den Arbeitnehmer steuerpflichtig.
Übermäßige Rückerstattung
Übererstattungen sind höher als die zulässigen Beträge. Wenn der Arbeitnehmer überschüssige Erstattungen nicht innerhalb einer angemessenen Frist zurückzahlt, sind diese überschüssigen Beträge für den Arbeitnehmer steuerpflichtig. Der häufigste Fall wäre ein Fall, in dem Sie einer Mitarbeiterin einen Vorschuss geben, bevor sie zu einer Reise aufbricht, und ihre Ausgaben während der Reise sind geringer als der Vorschussbetrag.
Eine angemessene Frist für die Rückerstattung von Überschussrückerstattungen wird vom IRS festgelegt, z. B.
- Ein Vorschuss innerhalb von 30 Tagen ab dem Zeitpunkt der Ausgabe
- Der Mitarbeiter stellt innerhalb von 60 Tagen nach der Bezahlung oder Anfallstellung ein angemessenes Spesenabrechnun zur Verfügung.
- Der Mitarbeiter gibt die überschüssige Erstattung innerhalb von 120 Tagen nach der Zahlung zurück.
- Der Arbeitnehmer erhält eine Erklärung (mindestens vierteljährlich), in der die Rückzahlung oder eine angemessene Buchführung für ausstehende Vorschüsse gefordert wird, und der Arbeitnehmer erfüllt diese innerhalb von 120 Tagen nach Erhalt der Erklärung.
Einreichen eines Accountable Plans an den IRS
Nein, es gibt keine Anforderung, dass Sie dem IRS einen schriftlichen Plan vorlegen. Aber Sie sollten nachweisen können, dass Sie Ihre Anforderungen für die Erstattung von Ausgaben für Mitarbeiter definiert haben. Sie benötigen etwas schriftlich, um dem IRS zu zeigen, dass Sie verstehen, was ein verantwortlicher Plan ist und dass Sie Ihr Geschäft für die Anforderungen betreiben.
Zunächst müssen Sie diese Anforderungen als Teil Ihres Mitarbeiterrichtlinien- und Verfahrenshandbuchs schriftlich niederlegen.
Zweitens sollten Sie alle Transaktionen mit Mitarbeitern für ihre Ausgabenerstattungen dokumentieren und Aufzeichnungen führen, um zu zeigen, dass alle Anforderungen des verantwortlichen Plans befolgt wurden.
Verantwortlicher Plan Affect und Geschäftssteuern
Ob diese Ausgaben innerhalb eines rechenschaftspflichtigen Plans getätigt werden, hat keinen direkten Einfluss auf Ihre Fähigkeit, diese Kosten von Ihrer Gewerbesteuererklärung abzuziehen. Sie müssen jedoch eine angemessene Dokumentation vorlegen, um nachzuweisen, dass diese Ausgaben geschäftlich bedingt sind.
Bei Reisekostenerstattungen können Sie beispielsweise die Kosten in der entsprechenden Zeile Ihrer Gewerbesteuererklärung abziehen. Verwenden Sie beispielsweise für Mahlzeiten und Bewirtungskosten die Linie 24b der Liste C (für Einzelunternehmen oder Einpersonenunternehmen).