Rationalisieren Sie Ihre Datensätze mit PayPal und Excel

Mit den PayPal-Funktionen machen Sie die eBay-Aufzeichnung zu einem Kinderspiel

Wenn Sie für eine bestimmte Zeit eBay-Verkäufer waren, wissen Sie bereits, dass PayPal eine gute Möglichkeit ist, Zahlungen online zu akzeptieren - es ist schnell, einfach und PayPal führt sorgfältig Aufzeichnungen über die auf diese Weise abgeschlossenen Transaktionen. Sie können auf diese Transaktionen in einem komfortablen, tabellenkalkulationsfähigen Format zugreifen, um Ihre Buchhaltungspraktiken zu optimieren. Wenn Sie ein Käufer, ein Verkäufer oder beides sind, müssen Sie die PayPal-Website nicht direkt für den Zugriff auf den Datensatz verwenden jede Transaktion.

In Kombination mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel kann diese PayPal-Funktion die Buchführung für Käufer und Verkäufer mit kleinem und mittlerem Volumen zu einem Kinderspiel machen - insbesondere, wenn Sie bei der Mehrzahl Ihrer Transaktionen auf PayPal setzen.

Verwenden von Excel für den Zugriff auf PayPal-Datensätze

PayPal stellt Ihnen die Datenbank Ihrer Transaktionen in einem Format zur Verfügung, das CSV oder "kommagetrennte Werte" genannt wird. Die meisten Tabellenkalkulationsanwendungen wie Excel, Quattro Pro oder OpenOffice.org Calc - die gleichen, mit denen Sie Ihr Scheckbuch ausgleichen oder Steuern zahlen können - können in diesem Format gespeicherte Dateien lesen und importieren.

Da PayPal basierend auf den Datumsbereichen CSV-Dateien für Sie erstellen kann, können Sie mit PayPal schnelle, genaue und vollständige Buchhaltungsinformationen (einschließlich PayPal-Gebühren , Versandkosten und andere Details) über Ihre eBay-Transaktionen generieren, die Sie dann speichern können auf Ihrem eigenen Computer und manipulieren Sie in einer Tabellenkalkulationsanwendung, zum Beispiel, um nach Transaktionstyp zu sortieren oder schnelle Summen für Steuerzwecke zu bekommen.

Erstellen einer CSV-Datei mit PayPal

Um eine CSV-Datei Ihrer PayPal-Transaktionen zu erstellen, melden Sie sich auf der PayPal-Website genauso an, wie Sie Ihr Konto normalerweise sehen würden. Führen Sie die folgenden Schritte aus, nachdem Sie sich angemeldet und die Standardseite "Mein Konto" angezeigt haben:

1. Klicken Sie auf "Verlauf". Klicken Sie auf den blau-weißen Link "Verlauf" oben in der Mitte der Seite. (Hinweis: Es befindet sich rechts neben dem Link "Auszahlung".)

1. Wählen Sie einen Datumsbereich aus. Verwenden Sie die Tools im oberen Bereich der Seite, um einen Datumsbereich für die anzuzeigenden Transaktionen auszuwählen. Sie können allgemeine Anfragen wie "Letzte Woche" (für alle Transaktionen in den letzten sieben Tagen) oder "Letzter Monat" (für alle Transaktionen in den letzten 30 Tagen) auswählen oder einen bestimmten Datumsbereich anzeigen.
2. Klicken Sie auf den Link "CSV". Klicken Sie auf den Link "CSV" rechts neben dem Wort "Download:" oben rechts im Anzeigebereich. Es erscheint ein Popup, in dem Sie aufgefordert werden, ein Download-Format auszuwählen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Herunterladen". Ohne den Dateityp von "CSV" zu ändern, klicken Sie auf den gelben "Download" -Button. PayPal wird für einige Momente anhalten, um auf seine Datenbank zuzugreifen, bevor Sie Ihrem Webbrowser eine Datei namens Downoad.csv senden. Speichern Sie dies für einen einfachen Zugriff auf Ihrem Desktop.

Erfahrene Benutzer, die mit diesem Artikel lesen, wissen möglicherweise bereits, was genau sie mit den Daten machen wollen - wenn Sie es sind, können Sie sie in andere Formate herunterladen (z. B. die Formate Quicken oder Quickbooks) oder von den folgenden abweichen Verfahren.

Importieren von CSV-Dateien in Excel

Nachdem Sie eine CSV-Datei mit den Transaktionen Ihrer Wahl heruntergeladen haben und die Datei auf Ihrem Desktop gespeichert wurde, führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Datei in Excel zu laden.

1. Starten Sie Excel. Wenn die CSV-Datei auf Ihrem Desktop bereits wie eine Excel-Datei aussieht (dh das Symbol, das die Datei darstellt, sieht genauso aus wie die Symbole, die Sie normalerweise für Excel-Dateien sehen), können Sie einfach auf die Datei doppelklicken, um sie zu öffnen. Sie sind fertig! Viele Benutzer werden jedoch feststellen, dass die CSV-Datei nicht automatisch in Excel geöffnet wird, wenn auf das Symbol doppelgeklickt wird. Wenn dies der Fall ist, verwenden Sie Ihr Startmenü, um die Excel-Anwendung zu starten.

1. Wählen Sie das Menü "Datei" und dann "Öffnen". Sobald die Excel-Anwendung geöffnet ist, klicken Sie auf das Menü "Datei" oben links im Fenster und wählen Sie die Option "Öffnen" aus der Liste der Auswahlmöglichkeiten. Sie sollten von einem kleineren Dialogfenster namens "Öffnen" begrüßt werden, das Dateien auf Ihrem Computersystem anzeigt.
2. Wählen Sie Ihren Desktop aus. In neueren Versionen von Excel kann dies durch Klicken auf das Symbol "Desktop" auf der linken Seite des Dialogfelds "Öffnen" erreicht werden. Klicken Sie in älteren Versionen von Excel auf die Dropdown-Liste Standort oben im Fenster und wählen Sie "Desktop" aus der langen Liste der angezeigten Orte aus.
3. Legen Sie den Dateityp auf "Alle Dateien" fest. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Dateityp" am unteren Rand des Fensters und ändern Sie den Dateityp von "Excel-Dateien" in "Alle Dateien". Dies führt dazu, dass der "Öffnen" -Dialog alle CSV-Dateien auf Ihrem Desktop anzeigt.
4. Doppelklicken Sie auf die Datei "Download". Suchen Sie die CSV-Datei (genannt "Download" oder "Download.csv", abhängig von Ihrer Windows-Version - Sie müssen möglicherweise eine Liste aller Dateien auf Ihrem Desktop durchsuchen) in der Liste der Dateien, die im Dialogfeld "Öffnen" angezeigt werden und doppelklicken Sie darauf.

Das ist alles dazu! Sie sollten jetzt eine organisierte, sortierbare Liste aller Ihrer letzten PayPal-Transaktionen in Excel sehen. Wenn Sie bereits mit Excel vertraut sind, sollten Sie in der Lage sein, diese Informationen sofort in Ihre Finanzdaten aufzunehmen, um Ihre PayPal-Datensätze zu verarbeiten, zu filtern, zu ordnen, zu durchsuchen oder anderweitig zu manipulieren.

Beachten Sie auch, wie am Anfang dieses Artikels erwähnt wurde, dass Sie ähnliche Schritte befolgen können, um Ihre PayPal-Datensätze in OpenOffice.org oder Quattro Pro zu importieren. Lassen Sie Ihre Tabellenkalkulation einfach importieren oder öffnen Sie eine "CSV" oder "Komma getrennte Werte" -Datei.

Als letzte Anmerkung sollten Sie daran denken, dass wenn Sie diese Informationen weiterhin verwenden möchten, Sie sie wahrscheinlich im Excel-Standardformat (oder in dem Standardformat, das in der Tabelle verwendet wird) erneut speichern. Klicken Sie dazu auf das Menü "Datei" oben links im Excel-Fenster und wählen Sie die Option "Speichern unter". Wählen Sie dann "Microsoft Excel-Arbeitsmappe" aus der Dropdownliste "Dateityp" unten im Dialogfeld "Speichern unter" aus.

Glückliche Buchhaltung!