Sollten Sie einem Mitarbeiter ein Firmenauto geben?

Steuerpflichtige Überlegungen

Einem Angestellten den Gebrauch eines Firmenwagens zu geben, klingt nach einer guten Idee. Aber wie immer ist es komplizierter als es scheint, besonders in Bezug auf Steuern.

Dieser Artikel führt Sie durch einige der Probleme im Zusammenhang mit Fahrer von Firmenwagen.

Nur geschäftliche Nutzung ist absetzbar

Egal, wer ein Auto fährt oder ein Auto besitzt, nur die geschäftliche Nutzung dieses Autos ist als Betriebsausgabe abzugsfähig. Wer das Auto antreibt, muss stets Aufzeichnungen über das Fahren für geschäftliche Zwecke führen.

Das Geschäftsereignis muss an dem Tag aufgezeichnet werden, an dem es aufgetreten ist, und es muss die Details des Zwecks, des Datums und des Standorts oder der Laufleistung enthalten.

Sie können Mitarbeitern eine automatische Zulage gewähren

Die meisten Unternehmen geben den Mitarbeitern eine automatische Vergütung, um sie für die Kosten eines Autofahrens zu geschäftlichen Zwecken zu entschädigen. Der Zuschuss kann zusätzlich zur Bereitstellung des Autos für den Arbeitnehmer gewährt werden.

Diese Zulage ist für den Arbeitnehmer kein steuerpflichtiger Vorteil, solange sie durch einen rechenschaftspflichtigen Plan gewährt wird. Ein rechenschaftspflichtiger Plan ist eine Reihe von Verfahren, die Ihr Unternehmen einführt, um das Geld, das dem Mitarbeiter gegeben wird, angemessen zu berücksichtigen. Der IRS möchte sicherstellen, dass Sie Ihren Mitarbeitern keine Leistungen gewähren, sondern dass dies legitime Geschäftskosten sind, die vom Arbeitnehmer gezahlt und von Ihnen erstattet werden.

Sie müssen einen verantwortlichen IRS-Plan verwenden

Um einen rechenschaftspflichtigen Plan zu haben, müssen die Auto-Ausgaben einen legitimen Geschäftszweck haben, der Mitarbeiter muss Ihnen angemessene Aufzeichnungen über die geschäftliche Nutzung und die ausgegebenen Beträge zur Verfügung stellen, und der Mitarbeiter muss überschüssige Erstattungen innerhalb einer angemessenen Zeit zurückgeben.



Die automatische Zulage, die Sie Mitarbeitern geben, kann entweder anhand des Standard-IRS-Satzes (jedes Jahr anders) oder der tatsächlichen Ausgaben ermittelt werden. Die Methode, die Sie verwenden, liegt bei Ihnen, mit einigen Einschränkungen.

Wenn Sie keinen rechenschaftspflichtigen Plan aufstellen und verwenden, sind alle Vergütungen oder Rückerstattungen, die Sie Mitarbeitern für das Fahren geben, für sie steuerpflichtig, und Sie müssen die Erstattungsbeträge in ihren Bezügen einschließen und Steuern einbehalten.

Die Nutzung eines Autos durch Mitarbeiter ist ein Vorteil für die Arbeitsbedingungen

Ein Arbeitsbedingungsvorteil, gemäß dem IRS, ist "Eigentum und Dienstleistungen, die Sie einem Angestellten zur Verfügung stellen, damit der Angestellte seine oder ihre Arbeit ausführen kann." Diese Leistung ist vom Einkommen des Arbeitnehmers ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer den Abzug von einer persönlichen Steuererklärung annehmen kann. Im Falle eines Firmenwagens. Denken Sie daran, dies ist nur die geschäftliche Nutzung des Autos, die (a) als Geschäftsaufwand zulässig ist und (b) für den Arbeitnehmer nicht als Vorteil zu versteuern ist.

Aber die Nutzung des Autos aus persönlichen Gründen durch den Mitarbeiter ist nicht abzugsfähig als Geschäftsaufwand, weder für den Mitarbeiter noch für Ihr Unternehmen. So funktioniert das:

Die persönliche Nutzung eines Firmenwagens ist ein steuerpflichtiger Vorteil

Grundsätzlich ist alles, was Sie Mitarbeitern geben, ein steuerpflichtiger Vorteil. Wenn Sie einem Mitarbeiter die Nutzung eines Autos gestatten, wird der persönliche Gebrauch durch den IRS als nicht geldwerte Nebenleistung angesehen.

Intuit Payroll sagt, "ein Teil des Wertes des Autos wird als Teil der Gesamtkompensation des Angestellten für steuerliche Zwecke betrachtet." Sie müssen den Wert dieses Nutzens betrachten und es auf dem Gehalt des Angestellten zeigen, und natürlich Bundes- und Staatssteuern zurückhalten und FICA Steuern (Sozialversicherung und Medicare Steuern) von diesem Betrag, der gleiche wie aus anderen Beträgen und Leistungen.

Autos sind aufgeführt Eigentum eines Unternehmens

Eine letzte Anmerkung: Geschäftsfahrzeuge gehören in eine spezielle Klasse von Immobilien für Gewerbesteuerzwecke. Sie gelten als denkmalgeschützte Immobilie, zu der auch Immobilien gehören, die sowohl für geschäftliche als auch für private Zwecke genutzt werden können.

Unabhängig davon, ob Sie das Fahrzeug einem Mitarbeiter überlassen oder es selbst verwenden, wenn das Auto zu weniger als 50% geschäftlich genutzt wird, können Sie die betriebliche Nutzung dennoch abziehen, müssen jedoch eine lineare Abschreibung verwenden.

Wenn Sie sich entscheiden, einem Mitarbeiter ein Firmenauto zu geben

Schauen wir uns ein Beispiel an, um zu sehen, wie all das funktioniert:

Ihr Geschäft least ein Auto und gibt es Mary, um für das Geschäftsfahren zu verwenden.

Mary muss gute Aufzeichnungen über die Trennung zwischen geschäftlichem und privatem Gebrauch führen und Ihrem Unternehmen detaillierte Berichte zur Verfügung stellen. Nehmen wir an, sie fährt zu 50% geschäftlich und zu 50% privat.

Unabhängig davon, wer das Auto fährt, ist der Leasingvertrag im Namen des Unternehmens, so dass die Leasingrate als Geschäftsaufwand absetzbar ist , aber nur in dem Maße, wie sie für geschäftliche Zwecke verwendet wird. (Wenn das Auto gekauft wird, ist die Abschreibung auf das Auto absetzbar, wiederum nur für den Geschäftsanteil seiner Nutzung.)

Wenn Sie Mary für ihre Fahrtkosten entschädigen, müssen Sie diese Erstattung nicht besteuern, wenn Sie einen verantwortlichen Plan haben, wie oben beschrieben.

Aber der Wert des Autos für die persönliche Fahrzeit muss in Mary's Einkommen enthalten sein (und Quellensteuer gilt). Wenn der monatliche Mietpreis für das Firmenauto Mary 500 US-Dollar beträgt, müssen Sie 250 US-Dollar pro Monat in ihren Gehaltsscheck einrechnen.

Warum es wichtig ist, gute Aufzeichnungen über die geschäftliche Nutzung zu führen

Wie Sie aus der obigen Diskussion sehen können, ist es sehr wichtig, dass der Fahrer des Firmenwagens ausgezeichnete Aufzeichnungen führt, um die Menge des Geschäftsverkehrs zu beweisen.

Dieser Beweis wird benötigt:

Weitere Informationen in IRS-Publikationen

Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur der allgemeinen Information. Es ist nicht als Steuer- oder Rechtsberatung gedacht. Erkundigen Sie sich bei Ihren Steuer- und Finanzberatern, bevor Sie mit der Übergabe der Schlüssel an Firmenwagen beginnen.