Wenn Sie für Dienstreisen Reisekosten verwenden, ist alles, was Sie den Arbeitnehmern über den Tagessatz hinaus zahlen, für den Arbeitnehmer steuerpflichtig.
Wie Per-Diem-Raten bestimmt werden
In den USA legt die General Services Administration (GSA) den Tagessatz für jede US-Stadt und jeden Bundesstaat sowie für Auslandsreisen fest.
Die Tagegeldsätze ändern sich jedes Jahr, normalerweise am 1. Oktober. Das US-amerikanische Verteidigungsministerium und andere Bundesbehörden verwenden die GSA-Tagepreistabelle. Sie können die aktuellen Tagegelder überprüfen, indem Sie auf diese Webseite für allgemeine Dienstleistungen gehen: https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates.
Die Tagegelder sind wichtig für die Arbeitgeber, da die Erstattungen an die Mitarbeiter, die über den zulässigen Tagessätzen liegen, den Arbeitnehmern als Einkommen zu versteuern sind. Arbeitgeber müssen einen rechenschaftspflichtigen Plan für die Erstattung von Ausgaben durch die Mitarbeiter haben , um die IRS-Vorschriften bezüglich der Tagesspesen einzuhalten.
Wie lese ich die Tageskarte?
GSA Per Diem Rate Tabelle ( CONUS bezieht sich auf die kontinentale USA; OCONUS bezieht sich auf außerhalb der kontinentalen USA) Diese Informationen sind in erster Linie für US-Regierungsangestellte, aber es kann von privaten Arbeitgebern verwendet werden, die die Tagegeldsätze verwenden möchten.
Die Tageskarte ist jetzt durchsuchbar.
Sie können nach Staat und Stadt oder nach Postleitzahl suchen. Sie sehen eine Aufschlüsselung der Zimmerpreise nach Monat und die Tagegelder für Mahlzeiten und Nebenkosten auf der rechten Seite. Einige Monate können anders sein. Beachten Sie, dass dies der "maximale Unterkunftssatz pro Monat, einschließlich Steuern" ist. Raten, die über das Maximum hinaus gezahlt werden, sind für Arbeitnehmer als Einkommen zu versteuern.
Achten Sie darauf, die richtige Tabelle zu verwenden; die CONUS für die kontinentalen USA und die OCONUS für außerhalb der kontinentalen USA. Sie können keine Tagespauschalen für internationale Reisen verwenden.
Per Diem Preise und Steuern
Die IRS sagt, dass Erstattungen sind nicht steuerpflichtig, auch wenn sie die tatsächlichen Ausgaben übersteigen, aber nicht, wenn sie den Bundessteuersatz überschreiten. Wenn sich ein Mitarbeiter beispielsweise im Mai 2016 zu einer Konferenz in Tampa aufhält, kann er die Tagegelder in Höhe von 106 US-Dollar plus 54 US-Dollar für Mahlzeiten und Nebenkosten einlösen.
Wenn Sie Tagesgelder für Mitarbeiter verwenden möchten, müssen Sie diese für das gesamte Kalenderjahr verwenden. Sie können jedoch die tatsächlichen Ausgaben erstatten oder Mahlzeiten und Nebenkosten für bestimmte Standorte verwenden.
Sie können auch nur die Mahlzeiten und Nebenkosten verwenden, wenn Sie die Unterkunft direkt bezahlen, die Unterkunft in Form von Sachleistungen erbringen und die tatsächlichen Unterbringungskosten erstatten. Sie können auch Tagegelder für Mahlzeiten und Nebenkosten für Tagesausflüge verwenden, bei denen keine Unterbringungskosten anfallen.
Weitere Details, Einschränkungen und Qualifikationen von der IRS
Wie bei der IRS üblich, gibt es viele weitere Informationen, die Sie wissen müssen, wenn Sie Tagegelder für Mitarbeiter reisen möchten. Erfahren Sie mehr über Per Diem Preise in IRS Publikation 463: Reise-, Unterhaltungs-, Geschenk- und Autoausgaben.