Organisieren erfordert viel mehr als nur das Stapeln von Papierstapeln und das Abwischen von dem Durcheinander, das Sie auf Ihrem Schreibtisch haben. Bei der Organisation müssen Systeme und Verfahren für alle Bereiche Ihres Unternehmens entwickelt werden. Dies kann Ihnen helfen, produktiver und profitabler zu werden. Die folgenden Ideen enthalten einige der besten Möglichkeiten, wie Sie in Ihrem kleinen Unternehmen besser organisiert werden können. Probieren Sie nur einen für langsame und nachhaltige Verbesserung aus oder planen Sie jeden Monat einen neuen Organisationsprozess in Ihrem Geschäft.
01 - Übernehmen Sie die Kontrolle über Papiere und Dokumente
Jetzt, da Sie eine bessere Vorstellung von der Art der Dokumente haben, mit denen Sie arbeiten, ist es an der Zeit, Ihr Office-Ablagesystem zu erstellen oder zu verbessern. Susan Ward hat einen hilfreichen Leitfaden für die Erstellung eines Dokumentenverwaltungssystems zusammengestellt , mit dem Sie Ihren Papierprozess erstellen und optimieren können.
Wenn Sie sich für ein papierloses Büro entscheiden ( lesen Sie zuerst diese Vor- und Nachteile ), können Sie zunächst Ihre Belege einscannen und digitalisieren, indem Sie Online-Fakturierungs- und Zahlungsdienste wie FreshBooks verwenden und zu einem digitalen Signaturprogramm wie DocuSign wechseln und die Cloud zur Datensicherung und -archivierung verwenden. Wenn Sie bei Veranstaltungen im Laufe des Jahres Visitenkarten sammeln, kann es auch eine gute Idee sein, in einen Visitenkartenscanner zu investieren, damit Sie die Kontaktdaten sofort digitalisieren und die Papierkarten ablegen können.
02 - Verwenden Sie die richtigen Produktivitätswerkzeuge
- Kontaktmanagement. Wenn Sie Ihre Kunden verfolgen und sich an Personen erinnern, die Sie beim Networking kennen, benötigt jeder Inhaber eines kleinen Unternehmens ein System zur Verwaltung von Kontaktinformationen. Sie können sich für ein umfassendes CRM-System (Customer Relationship Management) wie Salesforce entscheiden, oder Sie können Ihre vorhandene Kontakte-App für kleinere Unternehmen so einrichten, dass sie für Ihr Unternehmen funktioniert.
- Meetings und Kommunikation. Unabhängig davon, ob Sie persönlich, per Telefon oder per Videochat telefonieren, gibt es eine Möglichkeit, den Prozess besser zu organisieren. Sie können einen Dienst wie Do verwenden, um Ihre Meetings besser zu organisieren - vor, während und nach.
- Buchhaltung und Buchhaltung. Organisieren und optimieren Sie die Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Cashflow-Verwaltung mit Tools wie Quickbooks Online, Xero und Wave.
- Reise- und Ausgabenverfolgung. Sie können Apps wie Expedia und TripAdvisor verwenden, um Reisepläne zu vereinfachen. Einmal unterwegs, helfen Apps wie Expensify Ihnen, Ausgaben zu verfolgen und Berichte zu erstellen, wenn Sie viel organisierter nach Hause kommen.
- Social Media Management. Wir alle wissen, wie viel Zeit in den sozialen Medien verschwendet werden kann, wenn Sie nicht systematisch und organisiert vorgehen. Aus diesem Grund können Tools wie Hootsuite und Buffer für kleine Unternehmen von unschätzbarem Wert sein.
- E-Mail-Verwaltung Wenn Sie Google Mail in Ihrem kleinen Unternehmen verwenden, haben Sie Zugriff auf einige Google-Erweiterungen, mit denen Sie Ihren Posteingang schnell organisieren können. Wenn Sie eine andere E-Mail-App verwenden, probieren Sie SaneBox zum automatischen Filtern, Erinnerungen und mehr aus.
- Projektmanagement. Eine gute Projektmanagement-App hilft Ihnen, Aufgaben zu verfolgen, Dateien zu teilen und mit Teamkollegen an einem Ort zusammenzuarbeiten, und es kann eines der besten Werkzeuge sein, mit denen Sie Ihre Arbeit organisieren können. Probieren Sie Basecamp oder Asana für eine All-in-One-Projektmanagementlösung aus.
Produktivität ist ein sehr persönlicher Prozess und die Apps, die Sie benötigen, sind spezifisch für Ihre Arbeit und Ihre Arbeitsweise. Nehmen Sie sich Zeit, um herauszufinden, was Ihre Bedürfnisse sind, bevor Sie ein neues Werkzeug in Ihren Prozess integrieren. Du brauchst vielleicht nicht so viele, wie du denkst. Lesen Sie diesen Artikel mit 101 Produktivitäts-Apps für kleine Unternehmen und erfahren Sie mehr über diese 27 zeitsparenden Apps .
03 - Holen Sie sich Ihren Computer organisiert
Hier ist eine Liste von Dingen, die Sie jetzt tun können, um Ihren Computer zu organisieren und wieder in die richtige Form zu bringen:
- Bereinige deinen Desktop. Es gibt ein paar Möglichkeiten, wie Sie hier hingehen können, und alles hängt von Ihrem Arbeitsstil und davon ab, wie Sie Ihren Computer benutzen. Sie können alles von Ihrem Desktop bis auf Ihren Papierkorb loswerden (denken Sie daran, dass die App-Symbole auf Ihrem Desktop nur Abkürzungen sind - alle Ihre tatsächlichen Apps befinden sich normalerweise in Ihrem Anwendungsordner). Oder Sie können Ihren am häufigsten verwendeten Apps und Dateien ein paar Abkürzungen hinzufügen. Ich tendiere dazu, die erste Option zu ignorieren, indem ich so schlank wie möglich vorgehe, aber oft benutze ich meinen Desktop für einfachen Zugriff auf Dateien, an denen ich gerade arbeite. Dann bringe ich sie in ihre dauerhafte Heimat, sobald ich fertig bin.
- Richten Sie ein digitales Ablagesystem ein. Wenn Sie davon sprechen, Ihren Dokumenten ein dauerhaftes Zuhause zu geben, erstellen Sie hier ein Ablagesystem, das für Sie völlig verständlich ist, damit Sie die Dokumente finden, die Sie benötigen, wenn Sie sie brauchen. Dieses Handbuch zur Organisation von Dateien und Ordnern enthält eine Reihe ausgezeichneter Tipps, die Ihnen den Einstieg erleichtern.
- Software aktualisieren Wenn Ihr Computer so eingestellt ist, dass er automatisch die Anwendungs- und Betriebssystem-Updates installiert, ist das großartig. Wenn es sich um einen manuellen Prozess handelt, sollten Sie mindestens alle zwei Monate nach Aktualisierungen suchen, da viele Sicherheitsupdates enthalten. Überprüfen Sie dann einmal pro Jahr die aktuellen Versionen der von Ihnen verwendeten Software und treffen Sie die Entscheidung, ob es Zeit für ein Upgrade ist.
- Nach Viren und Leistungsproblemen suchen. Unabhängig davon, welche Art von Computer Sie haben, können alle von ihnen Viren oder Malware bekommen (ja, sogar Macs!). Wenn Sie einen Windows-basierten Computer haben, helfen Ihnen diese PC-Wartungstipps von PCWorld, Ihren Computer gesund zu halten und reibungslos zu arbeiten.
- Überprüfen Sie die Integrität Ihrer Datensicherung. Sie sichern Ihre Daten, oder? Wenn nicht, überspringen Sie vorerst alles andere und tun Sie dies zuerst. Sie können entweder einen Cloud-basierten Datensicherungsdienst wie Carbonite, Backblaze oder CrashPlan verwenden oder Sie können eine externe Festplatte verwenden, die Sie an Ihren Computer anschließen (ich mache beides). Konfigurieren Sie den Dienst oder das Laufwerk mit einer der beiden Optionen, um fortlaufende automatische Sicherungen durchzuführen, sodass Sie nichts manuell durchführen müssen. Dann, ein- oder zweimal im Jahr, gehen Sie in Ihren Backup-Service oder fahren Sie und stöbern Sie herum, um sicherzustellen, dass alles da ist und zugänglich ist, sollten Sie Kopien auf Ihren lokalen Computer ziehen müssen.
- Wrangle deinen Posteingang. Viele Kleinunternehmer haben eine Hassliebe mit ihrem E-Mail-Posteingang. Sie lieben es, weil es ein hochproduktives und effizientes Kommunikationswerkzeug ist; Dennoch hassen sie es, weil es schnell außer Kontrolle geraten kann und unnötigen Stress verursacht . Es gibt Dinge, die Sie tun können, um Ihren Posteingang in Einklang zu halten, z. B. durch Automatisierung, Straffung des täglichen Bedarfs und Begrenzung der Anzahl der E-Mails, die Sie täglich abrufen. Lesen Sie diesen Artikel für E-Mail-Management-Tipps , die Ihren Posteingang zu einem leistungsstarken Produktivitätstool machen und nicht zu einem großen Zeitverlust werden.
Die obigen Tipps helfen Ihnen, Ihr kleines Unternehmen sofort besser zu organisieren, aber denken Sie daran, wie schnell die Dinge außer Kontrolle geraten können. Verknüpfen Sie diese Aktivitäten mit einer Lösung, um Ihre Unterlagen, Produktivitätstools und den Computerstatus ein paar Mal pro Monat schnell und einfach zu überprüfen, damit Sie organisiert bleiben und verhindern können, dass die Dinge einen überwältigenden Grad an Desorganisation erreichen.