3 Schritte zum Erstellen eines Dokumentenmanagementsystems

Wie erstellt man ein Dokumentenmanagementsystem für kleine Unternehmen?

Dokumentenmanagement ist der Prozess, Dokumente so zu behandeln, dass Informationen effizient und angemessen erstellt, geteilt, organisiert und gespeichert werden können. Daher ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung zu lernen, wie ein Dokumentenmanagementsystem erstellt werden kann.

Für viele Unternehmen liegt der Schwerpunkt des Dokumentenmanagements auf der Organisation und Speicherung von Dokumenten. Sie möchten Dokumente auf eine organisierte und sichere Art und Weise speichern können, so dass Dokumente problemlos gefunden werden können.

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie ein Dokumentenverwaltungssystem erstellen, das genau das tut.

Wenn Sie "Dokumentenverwaltung" in eine Suchmaschine eingeben, erhalten Sie lange Listen von Lösungen für die Dokumentenverwaltung, von denen viele eine Software oder Apps enthalten, die die Vorteile eines papierlosen Büros bekannt machen .

Dokumentverwaltungssoftware oder -anwendungen dienen jedoch dazu, den Umgang Ihres Unternehmens mit elektronischen Dateien zu verbessern. Das Problem ist, dass sich viele kleine Unternehmen mit altmodischen Daten auf Papier und elektronischen Dateien auseinandersetzen müssen - und in manchen Fällen ist der Anteil der Papierdaten viel größer.

Eine Lösung für das Problem einer gemischten Datenumgebung wäre die Verwendung eines Document Imaging-Systems zur Konvertierung aller Dokumente Ihres Unternehmens in elektronische Form. Aber das ist für viele kleine Unternehmen zu teuer und zeitaufwendig.

Die gute Nachricht ist, dass Sie die Grundlagen eines Dokumenten-Management-Systems an Ort und Stelle bringen können, ohne eine spezielle Software zu kaufen oder durch die Bilderfassung im Großhandel zu gehen.

Das System muss nicht komplex sein; Sie müssen nur etwas Zeit in Planung und Implementierung investieren.

So erstellen Sie ein Dokumentenmanagementsystem

Das Einrichten eines Dokumentenmanagementsystems umfasst drei Schritte.

Der erste Schritt, den Plan zu erstellen, beinhaltet die Beantwortung dieser vier Fragen:

Welche Regeln gelten für das Erstellen von Dokumenten?

Rechnungen , Zahlungserinnerungsschreiben, Verkaufsbroschüren, E-Mail, Bilanzen , Tabellen, Berichte - Alle Unternehmen erstellen eine Vielzahl von Dokumenten im Zuge der Geschäftsabwicklung. Und um die Dinge in Ordnung zu halten, müssen alle Unternehmen Regeln für das Erstellen von Dokumenten festlegen.

Gibt es beispielsweise Vorlagen für einige Ihrer Standard-Geschäftsdokumente, z. B. Briefe und Rechnungen, und wo befinden sie sich?

Gibt es einen hauseigenen Style Guide, der befolgt werden muss?

Sollten neue Dokumente mit Datum und / oder Zeitstempel versehen sein?

Welche Verfahren sollten beim Teilen oder Überprüfen von Dokumenten befolgt werden?

Für einige kleine Unternehmen ist der einzige Punkt bei der Dokumentenerstellung wichtig, wo sich die Vorlagen für verschiedene Geschäftsdokumente befinden und wie sie zu verwenden sind. Wenn jedoch bei der Erstellung von Dokumenten in Ihrem Unternehmen verschiedene Personen zusammenarbeiten, Dokumente überprüfen oder aktualisieren, müssen Sie einige Zeit damit verbringen, zu entscheiden, wie diese Dinge durchgeführt werden sollten, um Effizienz und Konsistenz zu gewährleisten.

Wie werden wir Dokumente speichern?

Diese Frage hat zwei Aspekte.

Die erste betrifft die physischen Aspekte der Speicherung. Selbst wenn Ihr kleines Unternehmen Dokumente in Aktenschränken aufbewahrt, entstehen mit der Speicherung Kosten. nicht nur die Kosten für die Aktenschränke selbst, sondern auch die Kosten für die Zeit, in der Sie und / oder Ihre Mitarbeiter Dokumente archivieren oder abrufen. In der Tat sind die größten Kosten, die mit der Speicherung verbunden sind, für die meisten kleinen Unternehmen wahrscheinlich die Kosten für die Zeitverschwendung, wenn Leute nach Dokumenten suchen.

Der zweite Aspekt des Speicherns von Dokumenten ist organisatorisch; Wie werden Dokumente archiviert? Der Schlüssel zum Archivieren von Dokumenten besteht darin, gute Dateiverwaltungsmethoden zu befolgen.

Sie müssen auch wissen, wie Sie Dokumente archivieren. Wie gehen Sie mit Dateien um, die nicht mehr aktuell sind oder nur darauf vorbereitet sind, in Ihrem Dokumenten-Management-System in den Hintergrund zu rücken?

Zu Beginn jedes Jahres gehe ich zum Beispiel die verschiedenen arbeitsbezogenen Dateien auf meinem Computer durch, entziffere diejenigen, die nicht mehr aktuell sind, und erstelle neue Ordner, die nach Jahr und / oder Thema benannt sind und verschiebe Dateien nach Bedarf.

Dasselbe kann mit Papierakten getan werden; Es ist nicht schwer, alte (er) Dokumente aus einem Dateiordner zu entfernen und zu beschriften und einen neuen mit "Old" im Titel zu erstellen. Einige Software bietet automatische Archivierungsoptionen. Microsoft Outlook ermöglicht Ihnen zum Beispiel, alte E-Mails zu archivieren.

Wie kann das Abrufen von Dokumenten vereinfacht werden?

Diese Frage ist das Herzstück Ihres Dokumentenmanagementsystems. In einer von Leger Marketing für Xerox Canada durchgeführten Umfrage gaben kanadische KMU- Eigentümer und -Manager an, durchschnittlich 2.152 US-Dollar pro Jahr für die Verwaltung und Speicherung von Dokumenten und etwa eine Stunde pro Tag für die Suche nach diesen Dokumenten (globeandmail.com) zu zahlen.

Gute Anmeldepraktiken können wiederum einen großen Beitrag zur Lösung des Problems leisten. Wenn Sie die Data Management-Artikel auf dieser Website durchsuchen, können Sie beginnen. Wenn Sie beispielsweise strikte Namenskonventionen befolgen, werden Dokumente viel einfacher zu finden sein.

Und unabhängig davon, ob Sie Einzelunternehmen sind oder Einzelunternehmer mit Mitarbeitern arbeiten , empfehle ich , eine Liste der Speicherorte zu erstellen , die den Benutzer daran erinnert, wo bestimmte Dateitypen liegen und wo bestimmte Dokumente zu finden sind. Wenn Ihr Geschäft am besten abschneidet, denken Sie daran, anzugeben, ob die Datei auf Ihrem Computersystem, einem internen Server, in der Cloud oder in Papierform an einem physischen Ort wie einem Aktenschrank abgelegt werden soll. Angenommen, Sie verwenden Bilder, Videos oder sogar Papierfotos in meinem Unternehmen. Ein Eintrag in Ihrer Liste der Dateispeicherorte könnte folgendermaßen aussehen:

Digitale Bilder / Videos: Computer (oder Server) - Laufwerk E: / Fotos - Datei im entsprechenden Ordner
Papierfotos: Aktenschrank 3 - Fotos - Alpha nach Thema

Geteilte Netzwerk- oder Cloud-Laufwerke sollten entsprechend dem Inhalt beschriftet werden, wie es bei Aktenschrankschubladen der Fall ist.

Wie können wir unsere Dokumente sichern / sichern?

Die erste Verteidigungslinie für Dokumentensicherheit ist die physische Sicherung der Geschäftsräume . In allen Unternehmen müssen Sicherheitssysteme wie Alarmsysteme installiert sein - sogar in Unternehmen, die zu Hause arbeiten .

Unternehmen müssen möglicherweise auch in andere Sicherheitsvorrichtungen wie Fenstergitter, Sicherheitskameras und / oder Überwachungsdienste investieren oder investieren. Sie können die ganze Zeit damit verbringen, Passwörter zu erstellen und Dateien zu verschlüsseln, um Ihre elektronischen Dateien zu schützen, aber es spielt keine Rolle, wenn jemand einfach reinspazieren und Ihren Computer und die dazugehörige Festplatte stehlen kann.

Alle Aktenschränke sollten verschließbar sein und nach den Geschäftszeiten verschlossen bleiben (und zur Mittagszeit abgeschlossen sein, wenn niemand in der Nähe ist).

Allgemeine Sicherheitsprozeduren für elektronische Dokumente umfassen das regelmäßige Sichern von Dokumenten und das Beibehalten von Dokumentensicherungen an einem anderen Ort als der Festplatte, auf der sich die Originaldokumente befinden. Off-Site schützt sich am besten davor, dass Ihre Geschäftsdaten durch Naturkatastrophen ausgelöscht werden - ein weiterer Grund, warum die Cloud ideal für Unternehmen ist .

Kleine Unternehmen mit Kollegen oder Mitarbeitern, die sich das gleiche Computernetzwerk teilen, möchten möglicherweise auch den Zugriff einiger Benutzer einschränken, sodass sie nur einige der Netzwerkressourcen nutzen oder sehen können. Beispielsweise können Sie ein Netzwerk- oder Cloud-Freigabeverzeichnis mit dem Namen "Accounting" verwenden, für das der Zugriff nur auf die Verwaltung beschränkt ist. Auch wenn ein Benutzer auf eine Ressource wie eine Anwendung zugreifen darf, können bestimmte Dokumente mit einem Kennwort geschützt werden. Der Inhalt von Dokumenten kann auch verschlüsselt werden, sodass sie nur für diejenigen zugänglich sind, die den erforderlichen Verschlüsselungsschlüssel haben.

Diebstahl von Mitarbeitern ist eine weitere Bedrohung für die Datensicherheit. Kleine Unternehmen mit Mitarbeitern sollten die Fakten überprüfen und Hintergrund-Checks für Mitarbeiter zu einer Grundsatzfrage machen.

Implementierung Ihres Dokumentenmanagementsystems

Nachdem Sie Ihren Dokumentenverwaltungsplan durch Beantworten der oben genannten Fragen erstellt haben, können Sie ihn implementieren. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Mitarbeiter die Details des Dokumentenmanagementsystems Ihres Unternehmens kennen und beim Erstellen, Speichern und Abrufen von Dokumenten entsprechende Verfahren befolgen.

Sie müssen außerdem sicher sein, dass jeder, der auf Dokumente in Ihrer Organisation zugreift und diese verwendet, durchgeht und beispielsweise Dokumente benennt und speichert. Führen Sie regelmäßig eine Stichprobenprüfung durch, um zu prüfen, ob bestimmte Dateien leicht gefunden werden können, und um sich vor einer fehlerhaften Ablage zu schützen.

Sie können ein Dokumentenmanagementsystem an einem Tag einrichten, es aber im Laufe der Zeit konsistent implementieren, wird der Schlüssel zu seinem Erfolg sein. Die Belohnungen sind riesig - in der Lage zu finden, was Sie finden möchten, wann Sie es wollen und Ruhe.