Wenn es um Zeitmanagement geht , ist es oft eine Herausforderung, Zeit produktiver zu nutzen. Ein guter Anfang ist das E-Mail-Management. Dies ist ein Bereich, der die Liste der Zeitkiller für viele Kleinunternehmer übersteigt.
Da E-Mail eine fortwährende Form der Kommunikation ist und wir keine vollständige Kontrolle über den eingehenden Datenfluss haben, müssen wir daran arbeiten, unsere Produktivität dahingehend zu verbessern, wie wir E-Mails empfangen, organisieren, beantworten und sogar darüber nachdenken. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, ein System zu entwickeln, mit dem Sie Ihre E-Mails so verwalten können, dass sie die Produktivität fördern, anstatt sie zu konsumieren.
1. Deaktivieren Sie Benachrichtigungen.
E-Mails kommen tendenziell zu jeder Tages- und Nachtzeit an, daher ist es wichtig, dass Sie kontrollieren, wie der Fluss eingehender Nachrichten in Ihren Tag passt. Schalten Sie neue Nachrichtenbenachrichtigungen sowohl auf Ihrem Computer als auch auf Ihrem Smartphone aus, um ständige Ablenkungen und Unterbrechungen Ihres Zeitplans zu vermeiden, und prüfen Sie, wann es für Sie bequem ist, nach E-Mails.
2. Entscheiden Sie, wie Sie Ihren Posteingang verwenden.
Es gibt viele verschiedene Philosophien, wenn es um die Verwaltung Ihrer E-Mail-Posteingang geht. Sie können Ihren Posteingang als Catchall verwenden, ihn auf Nachrichten mit hoher Priorität beschränken oder ihn zu einer Arbeitsaufgabenliste machen.
Der Schlüssel ist, einen Zweck für Ihren Posteingang auszuwählen und dabei zu bleiben.
3. Erstellen Sie E-Mail-Whitelists und Blacklists.
Die meisten E-Mail-Clients und E-Mail-Anbieter ermöglichen Benutzern, Listen mit sicheren Adressen zu erstellen, um sicherzustellen, dass diese Nachrichten durchkommen, während sie Blacklists blockieren oder blockieren, was Sie als Spam-Adressen betrachten. Nehmen Sie sich Zeit, diese Listen häufig zu aktualisieren, damit Ihre eingehenden E-Mails sauber bleiben.
4. Legen Sie einen Timer- und Batch-Prozess fest.
Einige Kleinunternehmer profitieren davon, dass sie ihre Zeit für E-Mails haben. Wenn dies für Sie funktioniert, reservieren Sie eine bestimmte Zeit im Laufe des Tages, um auf Nachrichten zu reagieren, verschieben Sie Aktionselemente in Ihre Aufgabenliste, löschen Sie Junk-E-Mails und erhalten Sie einen Überblick darüber, was Sie als nächstes beachten müssen.
5. Verwenden Sie Regeln, um den Prozess zu automatisieren.
Um den E-Mail-Verwaltungsprozess noch weiter zu optimieren, verwenden Sie Regeln in Ihrem E-Mail-Client, die Ihre Nachrichten sortieren, kennzeichnen, verschieben und organisieren. Es wird zwar einige Zeit dauern, um Regeln zu erstellen, die die Art und Weise unterstützen, wie Sie E-Mails verwenden, aber sobald Sie sie erstellt haben, können Sie einen erheblichen Teil Ihrer E-Mail-Verarbeitungszeit einsparen.
6. Holen Sie sich einen Vorsprung von Ihrem Smartphone.
Viele Besitzer von Kleinunternehmen verfügen über Smartphones, so dass sie auch außerhalb des Büros in Kontakt bleiben können. Wenn Sie häufig E-Mails auf Ihrem Mobilgerät abrufen, können Sie viel Zeit sparen, indem Sie Nachrichten lesen und verarbeiten, während Sie mobil sind. Selbst wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen, Junk-E-Mails und Nachrichten zu löschen, die Sie nicht speichern müssen, können Sie von einem optimierten Posteingang profitieren, wenn Sie wieder im Büro sind.
7. Wenn Sie es nicht lesen, melden Sie sich ab!
E-Mail-Newsletter und andere E-Mail-Marketing- Nachrichten können eine großartige Möglichkeit sein, mit Kunden, Kollegen, Partnern und anderen Unternehmen, die Sie interessieren, in Verbindung zu bleiben, aber diese Nachrichten können sich schnell häufen.
Wenn Sie ein bestimmtes wiederkehrendes Mailing in mehreren Ausgaben nicht gelesen haben, beenden Sie Ihr Abonnement. Das Einschränken von E-Mail-Newslettern und anderen automatisierten Nachrichten auf diejenigen, die Sie regelmäßig lesen, kann eine einfache Möglichkeit sein, die Menge in Ihrem Posteingang zu reduzieren.
Für noch mehr Tools, mit denen Sie in Ihrem kleinen Unternehmen produktiver arbeiten können, sollten Sie diese Liste mit 101 Produktivitäts-Apps kennenlernen .