Alle Unternehmen, ob groß oder klein, können durch häufige Konflikte aufgrund von Missverständnissen negativ beeinflusst werden.
Kleinunternehmer haben hier jedoch einen Vorteil, weil sie besser in der Lage sind, potenzielle Kommunikationsprobleme zu erkennen und diese zu beheben, bevor Schäden im Unternehmen entstehen. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, Ihren Kommunikationsprozess mit Ihren Mitarbeitern zu verbessern, damit Sie Probleme vermeiden können, die durch Fehlkommunikation entstehen.
1. Stellen Sie sicher, dass jedes Meeting eine Agenda hat
Die Überlastung von Meetings ist schlecht für jedes Unternehmen, aber die Überforderung von Meetings ohne erkennbaren Zweck ist noch schlimmer. Und es kann ein Auslöser für Missverständnisse sein. Anstatt Meetings zu planen und zu hoffen, dass in dieser Zeit etwas erreicht wird, sollten Sie von Anfang an zielgerichtet über Meetings sein. Erstellen Sie für jede von Ihnen geplante Besprechung festgelegte Tagesordnungen, und teilen Sie sie Ihren Mitarbeitern lange vor der Besprechung mit, um die Diskussion vorzubereiten. Es ist auch eine gute Idee, Ihre Mitarbeiter einzuladen, Tagesordnungspunkte hinzuzufügen, die vor dem Meeting besprochen werden sollen.
2. Alle Präsentationen / Dokumente teilen
Nicht jeder macht sich gut Notizen während Besprechungen und nicht alles, was besprochen wird, wird beibehalten, wenn das Treffen endet. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass alle Teilnehmer eine Kopie der Präsentationsdateien oder der während des Meetings besprochenen Dokumente erhalten. Es ist sogar noch besser, wenn Sie diese Dateien vor dem Meeting teilen können, damit Ihre Mitarbeiter sich Notizen machen und die Informationen in Echtzeit überprüfen können.
3. Optimieren Sie Ihre E-Mail-Nachrichten
Haben Sie jemals eine geschäftliche E-Mail erhalten , die so lang war und so viele verschiedene Themen berührt hat, dass Sie völlig verwirrt waren, als Sie sie gelesen hatten? E-Mail ist eine dieser Arten der Konversation, die sich hervorragend für die Produktivität eignet, aber auch zu Verwirrung und Fehlkommunikation führen kann. Einfache Gewohnheiten, wie zum Beispiel ein Thema pro E-Mail-Nachricht zu behalten, Ihre Nachricht in Unterüberschriften und / oder Aufzählungszeichen zu zerlegen und beim Schreiben einer Betreffzeile sehr anschaulich zu sein, können den Unterschied zwischen Klarheit und Verwirrung ausmachen.
4. Höre aufmerksam zu und halte Ausschau nach nicht verbalen Queues
Nicht jede Kommunikation - und Missverständnisse - geschieht verbal. Wir haben die Best Practices für E-Mail-Kommunikation oben angesprochen, und diese erstrecken sich auch auf andere Arten der schriftlichen Kommunikation. Aber was ist mit Körpersprache? Es ist wichtig, dass Sie mit Ihren Mitarbeitern im Einklang sind und nonverbale Hinweise aufgreifen können. Dies kann Ihnen helfen, aktiv auf Probleme einzugehen, die ein Mitarbeiter möglicherweise nicht 100% ig direkt mit Ihnen besprechen kann. Denken Sie daran, dass es bei der nonverbalen Kommunikation wichtig ist, dass Sie als Manager nicht nur effektiv mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren, sondern auch effektiv zuhören.
5. Zugänglich sein
Eine Politik der offenen Tür kann für Unternehmen aller Art von Vorteil sein. Wenn Sie für Ihre Mitarbeiter erreichbar sind, sagen Sie, dass Sie sich um ihre Anliegen kümmern und ihr Feedback hören möchten. Eine offene Tür ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, mit Ihnen über Dinge zu sprechen, die in Ihrem Unternehmen passieren und für Sie möglicherweise nicht sofort sichtbar sind. Diese Art der Zugänglichkeit kann die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen in Ihrem kleinen Unternehmen verringern.
In einer Geschäftsumgebung kann es sehr leicht zu Missverständnissen kommen. Wenn Sie jedoch proaktiv über die Art und Weise kommunizieren, wie Sie mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren - und sie dazu befähigen, offen mit Ihnen zu kommunizieren -, können Sie die Probleme vermeiden, die häufig durch Missverständnisse entstehen. Zusammen mit diesen Tipps zur Geschäftskommunikation legen Sie die Grundlage für ein Unternehmen, das das Potenzial hat, zu wachsen und nicht durch schlechte Kommunikation zurückgehalten wird.