Beim Senden professioneller Geschäfts-E-Mails werden Gewohnheiten entwickelt, die auf eine klare, prägnante und angemessene Kommunikation abzielen.
1. Verwenden Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse
Wenn Sie als Geschäftsinhaber im Auftrag Ihres Unternehmens Geschäfte tätigen, stellen Sie sicher, dass Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse verwenden. Idealerweise bedeutet dies, dass Sie eine Geschäftsadresse (dh Ihr Name@IhrBusiness.com) haben, die Sie für die gesamte Geschäftskommunikation verwenden.
Wenn dies nicht möglich ist, können Sie eine kostenlose E-Mail-Adresse erstellen, die Ihren Unternehmensnamen enthält (z. B. yourbusinessname@gmail.com). Die Verwendung einer persönlichen E-Mail-Adresse, die in keinem Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen steht, kann im schlimmsten Fall Ihre Professionalität beeinträchtigen. In vielen Fällen werden Sie möglicherweise nicht ernst genommen.
2. Halten Sie Nachrichten kurz und süß
Es ist nichts falsch daran, Dinge sehr detailliert zu erklären. es kann Klarheit schaffen und Missverständnisse reduzieren. Aber wenn eine E-Mail-Nachricht wie ein Roman aussieht, können Sie schnell die Aufmerksamkeit des Empfängers verlieren und das Problem mit irrelevanten Informationen verwechseln. Um dies zu vermeiden, bleiben Sie bei einem Betreff pro E-Mail und wenn Sie weitere Informationen benötigen, verwenden Sie fettgedruckte Untertitel, damit die wichtigsten Details klar sind.
3. Verwenden Sie beschreibende Betreffzeilen
Haben Sie jemals eine E-Mail-Nachricht basierend auf dem Thema geöffnet und endete völlig verwirrt und ein wenig genervt, wenn es um etwas ganz anderes ging? Da Sie bereits jede E-Mail, die Sie schreiben, auf ein Thema beschränken, sollten Sie sicherstellen, dass die Betreffzeile dieses Thema und nichts anderes wiedergibt.
Dies hilft nicht nur dem Empfänger, sondern erleichtert auch die Verwaltung Ihres eigenen E-Mail-Posteingangs .
4. Tone es ab
Es ist einfach, beim Senden einer E-Mail die Dinge fliegen zu lassen, weil Sie sich vielleicht von Ihrem Computerbildschirm geschützt fühlen, aber einige Konversationen können leicht in E-Mails missverstanden werden. In der Tat, ohne verbale Kommunikation Hinweise, um die Nachricht zu mildern, die Sie senden, kann jede E-Mail falsch genommen werden. Wenn Sie eine Nachricht senden, die möglicherweise fragwürdig ist, lesen Sie sie erneut, bevor Sie sie senden, und wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, ist es wahrscheinlich besser, wenn Sie das Telefon abheben.
5. Machen Sie Ihre E-Mail-Signatur nützlich
Angebote, Werbeaktionen und Newsletter-Anmeldungen in einer E-Mail-Signatur können in einigen Situationen wirksam sein, aber diese Elemente sollten niemals mit Ihrer E-Mail-Signatur übertrumpfen, wofür sie verwendet werden soll - indem Sie Ihre Kontaktinformationen angeben. Ihre erste E-Mail oder Antwort sollte mindestens eine E-Mail-Signatur mit Ihrem vollständigen Namen, Ihrer Firma und Ihrer URL enthalten. Eine Telefonnummer, ein Titel und die Änderung Ihrer E-Mail-Adresse tut auch nicht weh.
6. Überprüfen Sie Ihre Rechtschreibung und Korrekturlesen
Rechtschreibprüfung ist einfach. Nehmen Sie in Ihrem E-Mail-Client eine Standardeinstellung vor, um alle Nachrichten zu überprüfen, bevor Sie sie senden.
E-Mail ist informeller und es gibt ein wenig mehr Nachsicht bei Rechtschreib- und Grammatikfehlern, aber es sieht schrecklich aus, eine Nachricht zu senden, die voller Fehler ist. Das letzte, was Sie wollen, ist einen schlechten Eindruck zu machen, weil Sie sich beeilt haben, eine E-Mail zu senden und die Rechtschreibung und Grammatik übersprungen haben.
E-Mail ist eine wichtige Methode der Kommunikation in der Wirtschaft, auch wenn es nicht Ihre erste Präferenz ist. Wenn Sie diese Best Practices für geschäftliche E-Mails befolgen, können Sie Ihre E-Mail-Kommunikation professionell und produktiv gestalten , und Sie können sicher sein, dass die von Ihnen gemachten Eindrücke gut sind.