Leider ist die Antwort nicht einfach. Verschiedene Faktoren bestimmen den eigenen Preis, einschließlich der Betriebskosten, Gehälter und Gewinne.
Die Realität ist, dass die Preise variieren je nachdem, wo Sie Ihr Geschäft betreiben, welche Art von Projekten Sie übernehmen und was der Markt bereit ist zu zahlen.
Es hängt auch von Ihrem Zielmarkt ab. Das heißt, Ihr Kunde oder potenzielle Kunde hat ein Zielbudget vor Augen, und Ihre Dienste müssen innerhalb dieser Parameter wettbewerbsfähig sein.
Wie Event-Planer ihre Gebühren strukturieren
Wenn Sie jedoch ein Teilzeit- oder sogar Vollzeitgeschäft beginnen möchten, gibt es ungefähr fünf Möglichkeiten, Ihre Veranstaltungsgebühr zu strukturieren und Ihre Gebühren an Ihre Kunden zu stellen:
- Pauschalprojektgebühr
- Prozentsatz der Ausgaben
- Stundensatz
- Prozentsatz der Ausgaben plus Stundensatz
- Provisionsfähige Sätze
Nehmen wir für die folgenden Erklärungen und Beispiele an, dass Sie für Ihre Dienste im Durchschnitt 75 US-Dollar pro Stunde verdienen möchten.
Gebühren Basierend auf einer Flat-Projektrate
Viele Kunden möchten wissen, wie viel ein Projekt kosten wird, inklusive aller Gebühren. Um dies anbieten zu können, müssen Sie als Veranstaltungsplaner eine Pauschalgebühr festlegen und festlegen, welche Leistungen für diesen Betrag gedeckt sind.
Dies versetzt die Verantwortung für die Verwaltung eines Budgets direkt auf Sie, den Planer, und erfordert die Vorwegnahme einer Vielzahl von Szenarien, in denen sich die Umstände ändern können. In diesem Szenario kann der Kunde direkt mit dem Veranstaltungsplaner Verträge abschließen, um alle Logistik-, Catering-, Veranstaltungsort-, Unterbringungskosten usw. zu koordinieren.
Flat-Projekt-Gebühren werden typischerweise für verpackte Events, wie sie bei Sport-Marketing-Programmen zu finden sind, verwendet und können pro Person mit vielen Vorgaben und Vorbehalten berechnet werden.
Nehmen wir beispielsweise an, Sie werden beauftragt, eine eintägige historische Stadtrundfahrt für 15 Gäste zu organisieren. Ihr Kunde möchte, dass Sie eine Pauschalgebühr für den Transport, einen privaten Reiseleiter, ein Mittagessen und alle / alle Eintrittsgebühren für Veranstaltungsorte angeben; Sie bittet Sie jedoch, eine detaillierte Aufschlüsselung jeder Ausgabenposition anzugeben.
In diesem Szenario müssen Sie die Kosten für alle Dienste, einschließlich Ihrer Zeit, verhandeln / berechnen und einen Gesamtbetrag für Ausgaben angeben. Es liegt in der Verantwortung / dem Risiko des Event-Planers, erforderliche Einlagen zu identifizieren, für alle Dienstleistungen zu zahlen und die Verantwortung für alle Service-Vereinbarungen zu übernehmen.
Gebühren basierend auf einem Prozentsatz der Ausgaben
Im Durchschnitt sollten sich die meisten qualifizierten Veranstaltungsplaner damit zufrieden geben, zwischen 15-20% der Gesamtkosten einer Veranstaltung als Teil ihrer Gebühr zu berechnen. Abhängig von der Komplexität des Programms und der Zeit, die für die Planung und Ausführung eines Ereignisses benötigt wird, reicht dies manchmal aus, um die gesamten Kosten und die Gewinnquelle eines Planers zu decken.
Angenommen, Sie werden für ein privates Abendessen in einem exklusiven Restaurant für 40 Gäste mit einem Durchschnittspreis von $ 175 pro Person eingestellt.
Lassen Sie uns abschätzen, dass Sie insgesamt 15 Stunden brauchen, um sich mit Ihrem Kunden zu treffen, zu planen, zu besuchen und alle Folgemaßnahmen zu dieser Veranstaltung abzuschließen. Wenn Sie eine Rate von 18% der Gesamtkosten berechnen, verdienen Sie nur ein wenig mehr als Ihr angepeilter Stundensatz von 75 US-Dollar / Stunde:
$ 175 x 40 Gäste = $ 7.000 x 18% = $ 1.260
15 Stunden x $ 75 / hr = $ 1,125
Wenn der Kunde mit Ihnen für alle Dienstleistungen direkt Verträge abschließt, würde die Zwischenkostengebühr für den Kunden insgesamt 8.260 $ betragen.
Gebühren basieren auf dem Stundensatz
Einige Kunden bevorzugen, dass der Veranstaltungsplaner einen Stundensatz für Dienstleistungen angibt und die Gesamtzahl der Stunden für die Verwaltung und Ausführung eines bestimmten Kundenprogramms schätzt. Es mag der flachen Projektquote ähneln, aber es erlaubt mehr Flexibilität seitens beider Parteien, um sich auf Änderungen einzustellen, die auf dem Weg benötigt werden.
Viele Veranstaltungsplaner berechnen stündlich ihre Leistungen. Es ermöglicht einem Kunden zu wissen, wie viel es kosten wird, um Ihre Dienste zu mieten und ihm zu erlauben, ein angemessenes Budget zu berechnen. Häufig liegt der Grund dafür darin, dass der Kunde unerwartete Ausgaben besser in den Griff bekommen möchte.
Denken Sie immer daran, sorgfältige Parameter in Bezug auf die Erwartungen zu definieren, so dass beide Parteien sich einig sind, welche Dienste bereitgestellt werden. Als Veranstaltungsplaner sollten Sie einen Verweis auf die Abrechnung für alle angemessenen Geschäftskosten, die möglicherweise anfallen, angeben.
Einige Veranstaltungsplaner können Betriebsausgaben wie Versand, Mietwagen und andere Ausgabenposten um bis zu 15-20% erhöhen, andere nicht; Wenn Sie dies tun, sollten Sie solche Aufschläge bekannt geben und vorab mit Ihrem Kunden eine Einigung erzielen.
Wenn es um stündliche Ereignisplanungsraten geht, ist es auch wichtig zu bestimmen, wie oft Sie Ihre Zeit in Rechnung stellen können.
Angenommen, ein Kunde stellt Sie im Oktober ein, um im März ein eintägiges Seminar zu organisieren. Ihre Dienste werden beauftragt, für den Veranstaltungsort, die Catering-Dienstleistungen und A / V zu verhandeln und zur Erstellung von Inhalten für eine begrenzte Anzahl von Kommunikationselementen (Einladungen, Agenda, Bewertungsformulare usw.) beizutragen.
Ihr Kunde stellt Sie auch für die Verwaltung vor Ort ein. Sie legen vorab fest, dass Sie die identifizierten Dienstleistungen zu unterschiedlichen Zeiten in Rechnung stellen werden, und Sie werden Rechnungen für alle bisher erbrachten Dienstleistungen wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich vorlegen.
Im Rahmen dieser Vereinbarung sollten Sie und Ihr Kunde eine detaillierte Arbeitserklärung ausarbeiten, die die erwarteten Verantwortlichkeiten beider Parteien umfasst. Dann können Sie ein Gesamtbudget von so vielen Stunden zuzüglich angemessener Ausgaben schätzen (seien Sie klar, was diese Details beinhalten mögen).
Gebühren basierend auf dem Prozentsatz der Ausgaben plus Pauschalgebühr / Stundensatz
Manchmal werden Sie eingestellt, um eine Veranstaltung zu organisieren, und aus welchen Gründen auch immer, bevorzugt der Kunde eine Rate, die auf einem Prozentsatz der Ausgaben basiert. Dies reicht jedoch nicht aus, um die Kosten für Ihre gesamte Zeit und Ihren Service zu decken. In diesen Situationen ist es angemessen, Ihre Gebühren zu einem kombinierten Preis in zwei verschiedenen Kategorien zu präsentieren.
Beispiel: Ein Client stellt Sie ein, um Ereignisse zu organisieren, die einer Konferenz zugeordnet sind. Ihre Aufgabe ist es, zwei private Abendessen und einen Golfausflug mit je 50 Gästen zu organisieren. Die Gesamtkosten für diese kombinierten Veranstaltungen belaufen sich auf ungefähr 20.000 US-Dollar, aber es erfordert ungefähr 60 Stunden Ihrer Zeit, und die Komplexität dieses Projekts kann eine höhere Gewinnspanne rechtfertigen. Wenn Sie das im Hinterkopf behalten, können Sie mit den folgenden Berechnungen zu Ihrer endgültigen Pauschale + Stundensatz kommen:
Prozentsatz der Kostenschätzung:
$ 20.000 x 18% = $ 3.600Stundensatz Schätzung:
60 Stunden x $ 75 / Std. = $ 4.500Stündliches Defizit: 900 $
Wenn Sie wie im obigen Beispiel zu einem Defizit kommen, können Sie 15 Stunden angeben, um die Logistik mehrerer externer Anbieter zu verwalten. Ihr Angebot kann dann Folgendes widerspiegeln:
Zwischensumme Eventkosten: $ 23.600
Flat Fee: 1.125 $ (basierend auf 15 Stunden bei 75 $ / Std.)
In diesem Szenario müssen Sie sorgfältig feststellen, dass Sie Ihre Stunden angemessen geschätzt haben (ein Konto, um nicht standardmäßige Betriebskosten wie persönliche Reisen abzudecken). Wie erwartet, sind wenige Kunden erfreut, später Ausgabenerhöhungen zu sehen, es sei denn, es werden berechtigte Gründe angegeben.
Gebühren basierend auf provisionspflichtigen Preisen
Eine andere Möglichkeit, wie Veranstaltungsplaner Gebühren für Dienstleistungen erheben können, besteht darin, den Veranstaltungsraum über Veranstaltungsorte abzusichern, die einen provisionsfähigen Preis anbieten. Es handelt sich hierbei um Gebühren, die Reisebüros üblicherweise für die Buchung von Tickets, Hotelzimmern und anderen Transportmitteln zur Verfügung gestellt werden.
Zum Beispiel können viele Hotels einen Provisionssatz bis zu 10% für Gästezimmer und andere Ausgaben erheben.
Auch wenn einige Veranstaltungsplaner provisionsfähige Preise als Einnahmequelle für sich selbst in Anspruch nehmen, können Kunden, die sich für die Organisation interessieren, das Loyalitätsgefühl des Veranstaltungsplaners in Frage stellen, wenn es sich um provisionsfähige Preise handelt. Aus diesem Grund werden viele erfahrene Planer alle Planungsauswahlen einschränken, die einen provisionsfähigen Preis beinhalten, oder nicht-provisionsfähige Preise für ihre Programme aushandeln und diese Ersparnisse direkt an die Gewinnspanne ihres Kunden weitergeben.
Darüber hinaus können sich einige Kunden bewusst sein, dass Provisionssätze existieren, und erwarten nicht, dass ihre externen Berater mit einer der anderen angegebenen Abrechnungsmethoden abrechnen und trotzdem einen provisionsfähigen Zinssatz zahlen. Im Allgemeinen wird es von vielen Veranstaltungsplanern nicht als gute Form angesehen, ihre Einnahmen auf diese Weise im Wesentlichen "zu verdoppeln".
Wenn Sie in Auftrag gegebene Tarife akzeptieren, ist es am besten, Ihre Kundengebühren für Ihre Dienste nicht mit alternativen Abrechnungsmethoden zu berechnen.
Es gibt Szenarien, in denen provisionssichere Tarife am sinnvollsten sind, wie z. B. eine kleinere Non-Profit-Organisation oder eine gemeinnützige Organisation, die Ihre Dienste für eine Mitgliederveranstaltung oder -sitzung anstellt und der Großteil der Gebühren direkt von den Teilnehmern und nicht von der Organisation bezahlt wird.
Ein anderes Szenario kann sein, wenn Ihr Kunde von Ihnen Geschenke von Kunden kauft und Sie auch Werbeartikel-Vertriebsdienste anbieten können. In diesem Fall, verhandeln Sie einfach für die Werbeartikel und berechnen Sie nicht für Ihre Dienstleistungen auf einer stündlichen Basis, es sei denn, Ihr Kunde ist sich aller Gebühren im Voraus bewusst.