7 Möglichkeiten, die Kommunikation in Ihrem kleinen Unternehmen zu verbessern

Kommunikation ist die Grundlage jeder einzelnen Beziehung, die du in deinem persönlichen Leben hast; Es ist nicht anders in der Wirtschaft. Ohne effektive Kommunikation kann es zu Missverständnissen, Problemen und Konflikten zwischen Ihren Mitarbeitern, Ihren Kunden und allen anderen Personen kommen, mit denen Sie in Kontakt kommen. Schlechte Kommunikation kann effektive Delegation , erhöhte Produktivität und eine angenehme Arbeitsumgebung praktisch unmöglich machen.

Die folgenden Tipps helfen Ihnen bei der Feinabstimmung Ihrer Kommunikationsfähigkeiten, damit Sie Zeit sparen, Stress reduzieren und produktiver werden können, indem Sie effektiv bei jeder Interaktion in Ihrem kleinen Unternehmen kommunizieren.

Begrenzen Sie Ablenkungen und hören Sie zu

Zuhören ist der Schlüssel zu effektiver Kommunikation, aber es ist nicht immer einfach. Eine Möglichkeit, ein besserer Zuhörer zu werden, besteht darin, Ablenkungen während Ihrer Gespräche zu begrenzen, die es schwierig machen, zu hören und zu absorbieren, was andere sagen. Das kann bedeuten, dass Sie Ihren E-Mail-Client schließen, Ihren Telefonklingelton ausschalten oder die Tür zu Ihrem Büro schließen. Indem Sie diese kleinen Dinge tun, stellen Sie sicher, dass die Person, mit der Sie sprechen, Ihre volle Aufmerksamkeit hat.

Es ist auch wichtig, interne Ablenkungen, dh alles, was in deinem Kopf vor sich geht, zu begrenzen. Wenn Sie mehrere Themen während einer Besprechung oder einer Konversation durcharbeiten müssen, um alle Ihre Ideen herauszubekommen, mag dies verlockend sein, aber dies führt zu Verwirrung und kann dazu führen, dass die andere Person das Gefühl hat, dass ihre Eingabe nicht wichtig ist.

Verlangsamen Sie und erinnern Sie sich, dass Kommunikation eine Einbahnstraße ist. Richten Sie ein Geben und Nehmen ein, das beiden Parteien erlaubt, zu Wort zu kommen.

Responsive sein

Eines der schlimmsten Dinge, die Sie tun können, wenn ein Konflikt entsteht oder jemand eine Beschwerde über Ihr Geschäft, Produkte, Dienstleistungen usw. hat, ignorieren Sie es. In den meisten Fällen sollte eine Antwort sofort erfolgen, auch wenn es sich nur um eine kurze Aussage handelt, dass Sie sich mit dem Problem befassen.

Wenn Sie warten, bis Sie alle notwendigen Informationen haben, bevor Sie die unglückliche Partei erreichen, können sie nicht nur unglücklich, sondern jetzt auch wütend werden. Halten Sie die Kommunikationswege in allen Situationen offen, indem Sie so schnell wie möglich reagieren und sicherstellen, dass die Personen, die Sie erreichen, das Gefühl haben, dass ihr Thema für Sie wichtig ist.

Stellen Sie die richtigen Fragen

So viel von der Kommunikation hängt davon ab, die benötigten Informationen zu bekommen, und oft bedeutet dies, dass Sie die richtigen Fragen stellen müssen. Es gibt Hinweise darauf, welche Fragen Sie in jedem Teil Ihrer Unterhaltung stellen sollten. Sie müssen in der Lage sein, diese Hinweise zu hören und auf Null zu setzen, um herauszufinden, welche Fragen die Informationen entwirren, die Sie brauchen.

Betrachten wir den Fall eines Mitarbeiters, der seine Ziele nicht erreicht hat und im Allgemeinen unzufrieden mit seiner Arbeit ist. Wenn Sie nicht die richtigen Fragen stellen, werden Sie möglicherweise nie an die Wurzel des Problems kommen, das von persönlichen Problemen bis hin zur Unterforderung reichen kann.

Machen Sie das Beste aus Meetings

Meetings sind berüchtigt dafür, Zeitverschwender zu sein, wenn sie nicht gut geplant und gründlich organisiert sind. Wenn Sie der Organisator sind, sollten Sie als erstes tun, um die Zeit aller zu respektieren und Ihr Meeting so effizient wie möglich zu gestalten, indem Sie es im Voraus planen.

Nehmen Sie sich dann Zeit, um eine Agenda zu erstellen, in der die Schwerpunkte und die Struktur des Treffens festgelegt sind.

Hier sind einige weitere Tipps für intelligente Meetings, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre Meetings produktiv sind:

Kombinieren Sie Kommunikationsmethoden

Persönliche oder Sprach-zu-Sprach-Kommunikation ist ideal, um die Zeitprobleme, die mit E-Mails einhergehen, zu eliminieren. Aber es kann auch mehr Fragen und Verwirrung erzeugen, wenn nicht alle beteiligten Parteien auf derselben Seite sind.

Selbst wenn der Großteil Ihrer Kommunikation über das Telefon oder bei Netzwerkveranstaltungen stattfindet , können Sie zusammenfassende E-Mails erstellen, in denen beschrieben wird, was besprochen wurde, was die nächsten Schritte sind und wer für was verantwortlich ist. Es kann eine gute Möglichkeit sein, verschiedene Kommunikationsmethoden für eine effektivere (und weniger verwirrende) Vorwärtskommunikation zu kombinieren.

Fokus auf Kundenservice

Ein guter Kundenservice hängt von der wechselseitigen Kommunikation ab. Wenn es zu Konflikten mit Kunden kommt, ist der Schlüssel zur Lösung häufig die Kommunikation, um das Problem aufzudecken und dann weiter zu kommunizieren, bis eine Lösung gefunden wird.

Eine Möglichkeit, langfristige Beziehungen zu Ihren Kunden zu pflegen, besteht darin, die Kommunikationswege offen zu halten. Es bedeutet, nach Informationen zu fragen, wie die Dinge laufen und wie sie sich zu den Produkten und Dienstleistungen verhalten, die Sie anbieten. Dies kann am Ende eines Projekts, im täglichen Gespräch, mit einer Fokusgruppe oder durch formelle Umfragen geschehen.

Verwenden Sie das Feedback, das Sie erhalten

Wenn Sie bereits mit Ihren Kunden kommunizieren, werden Sie wahrscheinlich regelmäßig Feedback erhalten, auch wenn Sie dies nicht mit formalen Methoden tun. Es kann eine Fundgrube an nützlichen Informationen darüber sein, wie Ihr Unternehmen, Ihre Produkte und Dienstleistungen von Kunden und potenziellen Kunden wahrgenommen werden. Um jedoch effektiv zu sein, müssen Sie diese Daten verwenden, um Ihre Prozesse zu ändern und zu verbessern. Erstellen Sie einen Prozess, um das Feedback, das Sie erhalten, an einem Ort zu sammeln, und reservieren Sie dann jeden Monat die Zeit, um die Daten zu analysieren und einen Plan für die Implementierung und Nachverfolgung von Verbesserungen zu erstellen.

Letztendlich kann effektive Kommunikation eine der wichtigsten Fähigkeiten sein, die Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen. Wenn Ihre Kommunikationsfähigkeiten eine Feinabstimmung erfordern, nehmen Sie sich Zeit, um zu analysieren, wie Sie kommunizieren und welche Ergebnisse Ihre Kommunikation liefert. Konzentriere dich dann darauf, wie du es im Laufe der Zeit verbessern kannst. Sie werden überrascht sein, wie sehr dies Ihre Beziehungen zu Mitarbeitern, Kunden und Kollegen zum Besseren verändert.