Zusätzlich zu den grundlegenden Bürofunktionen sind der Verwaltungsassistent und der Geschäftsführende Sekretär auch verantwortlich für das Schreiben oder Vorbereiten von Berichten, das Organisieren und Planen von Besprechungen, das Überprüfen eingehender Nachrichten auf ihre Bedeutung, das Vorbereiten von Tagesordnungen für Vorstandssitzungen, das Treffen von Reisevorbereitungen, das Erstellen von Sitzungsprotokollen und die Durchführung Forschung, Vorbereitung der Korrespondenz und Überwachung und Ausbildung von Junior-Office-Mitarbeiter.
Diese Rollen erfordern möglicherweise unterschiedliche Erfahrungsebenen und haben ähnliche Berufsbezeichnungen:
- Administrativer Assistent auf Einstiegsebene
- Administrative Assistent
- Senior Verwaltungsassistent
- Exekutivsekretär
- Senior Executive Sekretär
- Büroleiter
- Leitender Büroleiter
Hinweis: Die Positionen von Rechts- und Arzthelferinnen sind sehr unterschiedlich und erfordern eine spezielle Ausbildung, die in dem Beruf verlangt wird, in dem sie arbeiten.
Unterschiede zwischen Verwaltungsassistenten und Exekutivsekretären
Die Rollen von Exekutivsekretären und Verwaltungsassistenten haben beträchtliche Überschneidungen, und die Unterschiede in den Rollen können von Organisation zu Organisation variieren. In einigen Fällen konzentriert sich der Exekutivsekretär auf mehr administrative Aufgaben für einen Manager oder leitende Angestellte wie Besprechungsplanung, Reiseplanung, Umgang mit schriftlichen Mitteilungen und sogar Buchhaltung. Ein Verwaltungsassistent kann sich auf mehr Geschäftsvorgänge konzentrieren und in einigen Funktionen eine führende Rolle übernehmen, Tagesordnungen für Besprechungen oder Konferenzen erstellen, Budgets verwalten und die Abrechnung mit Lieferanten durchführen.
In bestimmten Fällen, in denen das Management von Geschäftsvorgängen von entscheidender Bedeutung ist, kann es erforderlich sein, dass Verwaltungsassistenten eine spezifischere Ausbildung benötigen.
Core Job Fähigkeiten
Sowohl die Exekutivsekretäre als auch die Verwaltungsassistenten verfügen über Kernkompetenzen, die in beiden Rollen unerlässlich sind. Dazu gehören außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowie eine hohe Aufmerksamkeit für Details und Professionalität.
Sie müssen technische Fähigkeiten mit Office-Automatisierungs-Tools, einschließlich Software- Grundlagen wie Microsoft Word, Excel und PowerPoint, sowie Buchhaltungs-Tools wie QuickBooks besitzen .
Verwaltungsassistent oder Exekutivsekretär in einem kleinen Büro
In einem kleinen Büro werden die Aufgaben eines Verwaltungsassistenten oder eines Geschäftsführers normalerweise von einer Vielzahl von Büromitarbeitern wahrgenommen. Einige Arbeiten können tatsächlich von den Führungskräften des Unternehmens selbst ausgeführt werden, und die Rollen des Verwaltungsassistenten oder des Exekutivsekretärs können eine größere Vielfalt von Verantwortlichkeiten umfassen, wie sie in der kleineren Organisation benötigt werden.
Verwaltungsassistent oder Exekutivsekretär in einem Medium Office
Wenn die Größe eines Unternehmens zunimmt, steigt die Notwendigkeit für eine Person, die hoch organisiert ist und eine Vielzahl von Aufgaben erfüllen kann. Dies gilt insbesondere für Führungskräfte, die Unternehmen führen, die ein hohes Maß an Vertraulichkeit und Integrität für das Geschäft, das durchgeführt wird, benötigen.
Verwaltungsassistent oder Exekutivsekretär in einem großen Büro
Es ist üblich, dass ein großes Büro mehrere Verwaltungsassistenten und / oder Exekutivsekretäre hat. Bei dieser Unternehmensgröße ist es normalerweise notwendig, einen Büroleiter zu haben, der die Mitarbeiter koordiniert, die die Führungskräfte des Unternehmens betreuen.
In einigen Fällen wird eine Verwaltungsassistentin die Führungskraft auf langen Geschäftsreisen begleiten, um bei der Organisation von Treffen, der Planung und anderen wichtigen organisatorischen Aufgaben zu helfen.