Meistern Sie Ihr Ablagesystem!
Es ist wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen, Ihr Ablagesystem zu organisieren. Während jeder gerne ein papierloses Büro haben würde , ist die Realität, dass viele kleine Unternehmen immer noch die Notwendigkeit haben, Papierdokumente wie Rechnungen , Quittungen usw. zu speichern und sie bei Bedarf einfach abrufen zu können.
Ordnungsgemäße Hinterlegung von Belegen ist besonders wichtig; Ein nicht existierendes oder unordentliches Ablagesystem kann Tage zusätzlichen Aufwands zur Einkommensteuerzeit hinzufügen, da Sie Steuerabzüge aufgrund fehlender Einnahmen nicht verpassen wollen.
Und wenn Ihr Unternehmen jemals einer Prüfung unterzogen wird und Sie nicht in der Lage sind, die erforderlichen Dokumente zur Unterstützung Ihrer Ausgaben vorzulegen, werden Ihre Ansprüche höchstwahrscheinlich abgelehnt und Ihre Steuererklärung erneut bewertet .
Als Inhaber eines kleinen Unternehmens müssen Sie in der Lage sein, schnell und einfach an Ihrem Schreibtisch zu arbeiten . Obwohl das Einrichten eines Papierarchivierungssystems schwierig zu sein scheint, ist es eine relativ einfache Aufgabe, die durch ein paar Ablagetipps und -tricks erleichtert werden kann.
So organisieren Sie Ihr Ablagesystem
(1) Setz dich für ein paar Minuten an deinen Schreibtisch und finde heraus, wo du instinktiv nach Dingen suchst.
Ich habe eine Schublade rechts von meinem Arbeitsplatz. Als ich mein Ablagesystem eingerichtet habe, war nichts darin. Wenn ich nach Stiften, Büroklammern oder meinem Hefter suchte, war es der erste Ort, an dem ich nachsehen würde, obwohl ich wusste, dass es leer war. Natürlich stecke ich die Stifte, Büroklammern und Hefter in diese Schublade. Für mich war es das natürliche Zuhause für diese Gegenstände.
Jeder wird sich dem anders nähern und was für eine Person funktioniert, funktioniert möglicherweise nicht für eine andere Person. Nimm dir ein paar Minuten Zeit, um dich an deinen primären Arbeitsplatz zu setzen und nach Ausrüstung, Zubehör und Akten zu greifen. Das wird Ihnen helfen, den idealen Ort für die Einreichung dieser Artikel für Sie persönlich zu finden.
(2) Nun, da Sie wissen, wo Sie natürlich nach Informationen suchen werden, müssen Sie bestimmen, ob ein alphabetisches, numerisches oder thematisches Dateisystem am besten für Sie funktioniert.
Wie werden Sie Ihren Papierkram in Ablagekategorien organisieren (zB Ausgaben, Finanzen, Marketing )?
Wie finden Sie geschäftsausgabenbezogene Unterlagen wie Kontoauszüge, Stromrechnungen, Bürokostenbelege, Fahrzeugmeilenlogs usw.? Was ist mit Kundeninformationen - suchen Sie nach dem Namen des Kunden? Nach Referenznummer? Dies ist ein kritischer Schritt, da es bestimmt, wie Sie Ihr Ablagesystem einrichten. Sobald Sie bestimmt haben, welche Kategorien Sie verwenden werden, entscheiden Sie, ob Sie weiter gehen und Unterkategorien erstellen müssen. Tun Sie dies, bevor Sie etwas für Ihr Ablagesystem kaufen.
(3) Bestimmen Sie als Nächstes grob Ihre Speicheranforderungen.
Verfügen Sie über eine große Anzahl von Dateien, auf die Sie täglich zugreifen? Greifen Sie nur wöchentlich auf Ihre Dateien zu? Die Antworten bestimmen, ob Sie einen Tischfeilenhalter, einen Aktenschrank mit zwei Schubladen in der Nähe Ihres Schreibtisches oder einen seitlichen Aktenschrank mit vier Schubladen im Raum benötigen.
Wähle mit Bedacht. Lassen Sie Wachstum zu, wenn Sie Aktenschränke betrachten - kaufen Sie etwas, um die doppelten Akten unterzubringen, die Sie denken, dass Sie jetzt haben. Dies begrenzt die Anzahl der Fälle, in denen Sie Ihr Ablagesystem neu ordnen und reorganisieren müssen.
(4) Investieren Sie in ein gutes Etikettiersystem für Klarheit und leichten Zugang.
Das Lesen der Dateilabel klingt offensichtlich, aber die Klarheit der Beschriftung spart Ihnen mehr Ablagezeit, als Sie sich vorstellen können.
Die meisten Unternehmen, die Etiketten erstellen, stellen Vorlagen zur Verfügung, die in die gängigste Textverarbeitungssoftware integriert werden können. Vielleicht möchten Sie eines der kleinen Etikettensysteme in Betracht ziehen, die jetzt auch individuelle Versandetiketten drucken können. Artikel, die eine doppelte Pflicht erfüllen, sind normalerweise eine kluge Investition.
(5) Jetzt können Sie Dateiordner kaufen.
Die beste Investition ist es, farbige hängenden Ordner (stellen Sie sicher, dass die Kunststoff-Etiketten-Tabs enthalten sind) und einfache Manila-Ordner zu kaufen. Farbige Hängemappen sind am besten aus zwei Gründen:
- Sie sind leicht verfügbar
- Sie machen es einfach, Kategorien zu erkennen
Wenn Sie beispielsweise alle Ihre Kundendateien in gelbe hängende Ordner, finanzielle Informationen in blaue Ordner und alles, was mit Marketing in roten Ordnern zusammenhängt, ablegen, können Sie leicht sehen, wo Sie nach einer bestimmten Datei suchen sollten.
Einfach ist am besten
Das KISS-Prinzip gilt für die Einrichtung eines einfach zu bedienenden und einfach anzuwendenden Archivsystems. Halten Sie es einfach Schatz! Dank breiter Themenkategorien können Sie problemlos neue Dateien hinzufügen, wenn Sie wachsen, und Sie müssen Ihr Dateisystem nicht regelmäßig aktualisieren oder neu organisieren.
Wenn Sie es einfach halten, wird es auch einfacher, Ihre Papier- und digitalen Dateien als Teil Ihres gesamten Dokumentenmanagementsystems zu integrieren .
Gehen Sie wo immer möglich ohne Papier
Wenn Sie Ihr Geschäft umweltfreundlicher machen und die Umstellung auf ein "papierloses Büro" durchführen möchten, können Sie Ausgabenbelege scannen und diese mit Ihren anderen digitalen Buchhaltungsinformationen speichern. Einige der neueren Cloud-basierten Buchhaltungs-Software-Anwendungen erleichtern dies, indem Sie mobile Apps verwenden, mit denen Sie einen Handy-Snap eines Spesenbelegs erstellen und ihn im laufenden Betrieb aufzeichnen können (siehe Die beste Buchhaltungssoftware für kanadische Kleinunternehmen ).
Denken Sie daran, dass Papierkopien oder digitale Bilder von Spesenbelegen im Allgemeinen für die Canada Revenue Agency (CRA) akzeptabel sind, sofern sie deutlich lesbar sind. Ist dies nicht der Fall, kann die CRA verlangen, dass die Originalpapierdokumente während eines Audits oder einer routinemäßigen Anforderung von Unterlagen angezeigt werden, sodass die Originale immer für die vorgeschriebene Zeit aufbewahrt werden müssen. (Weitere Informationen finden Sie unter Wie lange muss ich meine Geschäftsunterlagen führen? )