Schützen Sie Ihr Planungsgeschäft mit Verträgen
Der Zweck des Ereignisplanungsvertrags besteht darin, beide beteiligten Parteien zu schützen.
Wenn Sie jemals ein Treffen mit jemandem hatten und dachten, dass Sie sich beide verstehen, nur um später heraus zu finden, dass Sie beide mit einem ganz anderen Gefühl von dem, was diskutiert wurde, und den nächsten Schritten gegangen sind, dann haben Sie die Welt der Missverständnisse erlebt. Es passiert jedem in allen Bereichen des Lebens, in persönlichen und beruflichen Beziehungen.
Unter gewissen Umständen können die Folgen gering sein, wie zum Beispiel das Versäumnis, auf dem Heimweg von der Arbeit das Abendessen abzuholen, weil Sie verstanden haben, dass Ihr Partner es verdeckte. In anderen Situationen - insbesondere im Geschäftsleben - können die Auswirkungen sowohl nachteilig als auch kostspielig sein. Mit einem Event-Planungsvertrag haben sowohl Sie als auch Ihr Kunde ein klares Verständnis für die zu erledigende Arbeit und andere notwendige Aspekte der Zusammenarbeit.
Berücksichtigen Sie bei der Entwicklung Ihres Veranstaltungsplanungsvertrags diese fünf Elemente.
Geben Sie eindeutig die Ereignisplanungsdienste an, die bereitgestellt werden
Als Veranstaltungsplaner kann die Auflistung der von Ihnen bereitgestellten Planungstools als der offensichtlichste Punkt erscheinen, der in einen Veranstaltungsplanungsvertrag aufgenommen werden soll.
Und in gewisser Weise ist es das auch. Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, genau anzugeben, welche Dienste Sie bereitstellen werden, da Ihre Arbeit darauf beschränkt ist, nur die in dieser Liste aufgeführten Dienste bereitzustellen.
Veranstaltungsplaner bieten eine breite Palette von Dienstleistungen und die angebotenen Dienstleistungen können von Veranstaltung zu Veranstaltung variieren. Ein Veranstaltungsplaner kann Blumenarrangements anbieten, ein anderer vielleicht nicht. Einige Veranstaltungsplaner können bei der Auswahl der Veranstaltungsorte behilflich sein, andere kümmern sich um den Transportbedarf der Gäste. Keine zwei Veranstaltungsplaner sind genau gleich. Daher sind keine zwei Ereignisplanungsverträge genau gleich.
Während Ihre Veranstaltungsplanungsdienste auf die in dieser Liste aufgeführten Elemente beschränkt sind, ist es wichtig, auch Dienste aufzulisten, die nicht bereitgestellt werden. Warum? Es hilft Ihnen, diese Aufgaben im Ereignisplanungsvertrag aufgelistet zu haben, damit Ihr Kunde genau weiß, dass es sich um Dienste handelt, die Sie nicht ausführen werden.
Es ist auch hilfreich, dies schriftlich zu vereinbaren und als Teil Ihres Vertrages zu vereinbaren, dass im Verlauf der Planung dieser Veranstaltung, wenn Ihr Kunde Sie bitten sollte, diese Verantwortung zu übernehmen, Sie einen Vertrag haben, um zurückzutreten, wenn Sie höflich ablehnen um diese Aufgaben auszuführen. Verwenden Sie eine breite Sprache, um sich davor zu schützen, etwas zu tun, das außerhalb des Bereichs Ihrer vereinbarten Event-Planungsservices liegt.
Zahlungsplan
Alle Veranstaltungsplanungsverträge sollten Zahlungsbedingungen und Einzelheiten zum Zahlungsplan enthalten. Beginnen Sie mit dem Fälligkeitsdatum der Einzahlung und teilen Sie uns klar mit, dass mit der Planung dieses Ereignisses erst begonnen wird, wenn die Anzahlung eingegangen ist. Wenn das Ereignisdatum ausgewählt wurde, geben Sie das Datum an, an dem die Anzahlung eingegangen sein muss, um die Dienstleistungen für das ausgewählte Datum zu erbringen. Geben Sie einen Zahlungsplan und Details zu zukünftigen Zahlungen an, indem Sie entweder für jede Zahlung ein festgelegtes Kalenderdatum festlegen oder jede Zahlung an einen Meilenstein im Planungsprozess binden. Legen Sie einen Zahlungsplan fest, der am besten zu Ihrem Unternehmen und Ihrem Cashflow passt. Fügen Sie Steuern und zusätzliche Gebühren hinzu.
Stornierungsbedingungen der Veranstaltung
Was passiert, wenn Ihr Kunde zu irgendeinem Zeitpunkt der Veranstaltung die Veranstaltung absagt?
Überlassen Sie dieses Ergebnis nicht dem Zufall! Ihr Veranstaltungsplanungsvertrag sollte Bedingungen für die Stornierung von Veranstaltungen enthalten. Dies ist ein wichtiger Teil des Vertrags, der sowohl Ihr Geschäft als auch das erwartete Einkommen aus dieser Veranstaltung schützt.
Geben Sie an, dass die erste Einzahlung und alle bis zum Zeitpunkt der Stornierung getätigten Zahlungen nicht erstattungsfähig sind. Dies stellt sicher, dass Sie für die bereits abgeschlossenen Arbeiten bezahlt werden. Dies ist für die Planung von Ereignissen entscheidend, da die meisten Arbeiten vor dem eigentlichen Ereignis abgeschlossen werden.
Erwägen Sie, eine Klausel aufzunehmen, die besagt, dass Kunden für die Zahlung von erbrachten Dienstleistungen bis zum Zeitpunkt der schriftlichen Benachrichtigung über die Stornierung eines Ereignisses verantwortlich sind. Dies ist besonders hilfreich, wenn Ihr Zahlungsplan so strukturiert ist, dass zwischen regelmäßigen Zahlungen gearbeitet werden kann.
Kündigung Klausel
Was ist, wenn ein Hurrikan gerade rechtzeitig ankommt, um die sonst gut geplante Veranstaltung zu verheerenden Schäden anzurichten? Umstände, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen - wie extreme Wetterbedingungen oder Arbeitsniederlegungen -, die dazu führen, dass eine Partei die Bedingungen des Ereignisplanungsvertrags nicht erfüllen kann, sind durch eine Kündigungsklausel , die auch als höhere Gewalt bekannt ist, geschützt. Durch die Aufnahme einer Kündigungsklausel sind eine oder beide Parteien unter diesen Umständen von der Haftung befreit. Achten Sie darauf, die Bedingungen und den Zeitrahmen für die Kündigung anzugeben, z. B. die Gründe für die Kündigung anzugeben.
Entschädigungsklausel
Die meisten Verträge enthalten eine Freistellungsklausel . Aber nur weil sie gewöhnlich sind, sollten Sie ihre Wichtigkeit nicht unterschätzen. Die Einbeziehung und der Geltungsbereich einer Schadensersatzklausel können sich erheblich auf Ihr Geschäft auswirken. Grundsätzlich bietet eine Entschädigungsklausel Schutz, wenn Ihr Kunde etwas unternimmt, das Ihnen schaden könnte oder wenn ein Dritter Sie auf Schadensersatz verklagt.
In einfachen Worten bedeutet dies, dass Ihr Kunde Sie nicht für Verluste, Schäden, Verbindlichkeiten oder Ausgaben haftbar machen kann, die auf Fahrlässigkeit zurückzuführen sind. Am wichtigsten ist, dass Sie bei der Vorbereitung eines Ereignisplanungsvertrags nichts unterschreiben, bis Sie mit den Bedingungen vollständig zufrieden sind.