Wie man die besten Event-Planer-Verträge aushandelt

Fügen Sie alles von den bereitgestellten Diensten zu Zahlungsplänen hinzu

Vier Wörter sollten ihren Platz in Ihrem Event-Planungshandbuch haben: Schreiben Sie es . Die meisten von uns haben den Satz schon einmal gehört. Aus gutem Grund. Versprechen, die im Laufe eines Gesprächs gemacht werden, können leicht zu einer fernen Erinnerung werden oder ganz vergessen werden. Das schriftliche Einverständnis der vereinbarten Bedingungen dient dem Schutz der beiden beteiligten Parteien und ist eine geschäftliche Notwendigkeit. Zu wissen, wie man die besten Event-Planer-Verträge aushandelt, ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum Erfolg.

Geben Sie an, welche Dienste Sie bereitstellen möchten

Sie können denken, dass es als Event-Planer ziemlich offensichtlich ist, welche Services Sie anbieten werden. Umso mehr Grund, diese ausführlich zu beschreiben. Veranstaltungsplaner bieten eine breite Palette von Dienstleistungen an; Ziel ist es, festzustellen, was Sie zur Verfügung stellen, um später Verwirrung zu vermeiden. Ob es sich um eine Menüauswahl, Blumenarrangements oder die Wahl des Veranstaltungsortes handelt, legen Sie klar die Gegenstände fest, für die Sie verantwortlich sind. Nach der Unterzeichnung beschränken sich Ihre Zuständigkeiten auf die spezifischen Elemente, die im Vertrag mit dem Veranstaltungsplaner enthalten sind.

Zwischen den Zeilen lesen

Berücksichtigen Sie bei der Überprüfung von Veranstaltungsverträgen die Details. Lesen Sie jede Zeile sorgfältig durch. Und dann zwischen den Zeilen lesen. Halten Sie nach einer Sprache Ausschau, die vage ist; Items, die im Allgemeinen behandelt werden, unterliegen der Interpretation und können für Sie und Ihr Event-Planungsgeschäft verheerend sein.

Achten Sie auf versteckte Gebühren oder Klauseln, die auf zusätzliche Gebühren hinweisen. Klären Sie diese Add-Ons oder verhandeln Sie, um sie vollständig aus dem Event-Vertrag zu entfernen.

Frage, Frage, Frage

Wenn Sie bei der Verhandlung von Veranstaltungsverträgen sind, stellen Sie jede Gebühr in Frage. Wenn ein Hotel oder Verkäufer einen Gegenstand im Veranstaltungsvertrag hat, sollte er in der Lage sein, seine Anwesenheit zu erklären und die damit verbundenen Kosten zu rechtfertigen.

Manchmal kann die bloße Bitte um Klärung dazu führen, dass die Gebühr erlassen wird.

Lass dich nicht einschüchtern. Als Jugendliche wird uns beigebracht, dass die einzige dumme Frage die Frage ist, die nicht gestellt wird. Wenn Sie verhandeln, fragen Sie weg. Wenn etwas in einem Vertrag für Sie unklar ist, fragen Sie. Wenn Sie bemerken, dass eine Werbebuchung ausgelassen wurde, fragen Sie. Besser, jetzt zu fragen, als später den Preis dafür zu bezahlen.

Akzeptiere nicht, was du nicht willst; Fragen Sie nach dem, was Sie stattdessen tun möchten

Wenn kostenlose Ortsgespräche für Ihre Gäste aufgrund der Verfügbarkeit von Mobiltelefonen nicht wichtig sind, dann akzeptieren Sie dies nicht als eine inbegriffene Annehmlichkeit. Bitten Sie stattdessen das Hotel, diese Werbebuchung gegen etwas auszutauschen, das für Ihre Gäste wichtig ist. Niedrigere Preise oder Rabatte sind möglicherweise viel wertvoller für Sie, also machen Sie eine Liste jener "Werbegeschenke", die Sie nicht wollen und verhandeln Sie stattdessen für etwas besser, das Sie wollen. Zu den Annehmlichkeiten, die normalerweise verfügbar sind, gehören Flughafentransfers, kostenlose Fitnessclub-Pässe, Zimmer-Upgrades, Internet-Service, kostenloser Versand und Empfang und vieles mehr.

Zahlungsplan

Stellen Sie sicher, dass Ihr Veranstaltungsplanungsvertrag Ihren Zahlungsplan festlegt. Dies beinhaltet die Ersteinzahlung oder -rückzahlung sowie Details zur zukünftigen Auszahlung.

Der Zeitplan für Zahlungen kann an bestimmte Meilensteine ​​im Ereignisplanungsprozess gebunden sein oder ein festgelegtes Datum im Kalender vor dem Ereignis sein. Entwickeln Sie den Zeitplan, der am besten für Ihr Event-Planungsgeschäft und Ihren Cashflow geeignet ist. Achten Sie darauf, Steuern und zusätzliche Gebühren zu berücksichtigen. Am wichtigsten ist jedoch, dass Sie mit der eigentlichen Planung eines Ereignisses erst beginnen, nachdem Sie die erste Einzahlung erhalten haben. Wenn die Einzahlung nie auftaucht, haben Sie all diese Arbeit für nichts getan. Buchstäblich.

Veranstaltungsabsage

Während Sie Ihre Zeit und Energie auf die Planung eines Ereignisses konzentrieren, kann das letzte, was Sie denken, die Stornierung desselben Ereignisses sein. Wenn Ihr Kunde jedoch entscheidet, die Veranstaltung zu einem beliebigen Zeitpunkt nach Beginn der Arbeiten abzubrechen - aus welchen Gründen auch immer - sollte Ihr Vertrag angeben, was passiert, wenn die Veranstaltung abgesagt wird.

Dies ist ein notwendiger Schritt, um sich selbst, Ihr Event-Planungsgeschäft und Ihr erwartetes Einkommen zu schützen.

Der wichtigste Punkt, der schriftlich festgehalten werden muss, ist, dass die Anzahlung und alle vorherigen Zahlungen, die bis zum Zeitpunkt der Stornierung getätigt wurden, nicht zurückerstattet werden. In der Ereignisplanung ist der Großteil der Arbeit vor dem eigentlichen Ereignis abgeschlossen. Sie verdienen es, für bereits abgeschlossene Arbeiten bezahlt zu werden. Abhängig von Ihrem Zahlungsplan möchten Sie möglicherweise auch eine Klausel einfügen, die besagt, dass Kunden für erbrachte Dienste bis zu dem Datum zahlen, an dem Sie eine schriftliche Benachrichtigung über die Stornierung der Veranstaltung erhalten.

Kündigung Klausel oder höhere Gewalt

Eine Kündigungsklausel - oder höhere Gewalt - wird in einen Vertrag aufgenommen, um eine oder beide Parteien von der Haftung freizustellen, wenn sie die Vertragsbedingungen aus Gründen, die sie nicht zu vertreten haben, wie Arbeitsniederlegungen, Krieg oder extremes Wetter, nicht erfüllen kann. Hier besteht die Absicht, Sie vor Risiken durch unkontrollierbare Umstände zu schützen. Stellen Sie sicher, dass Sie durch diese Klausel geschützt sind, und geben Sie die Bedingungen und den Zeitrahmen für die Kündigung an. Zum Beispiel: "Jede Partei kann diesen Vertrag ohne Haftung aus einem oder mehreren dieser oder ähnlichen Gründe schriftlich gegenüber der anderen Partei innerhalb von zehn Tagen nach dem Auftreten kündigen."

Entschädigung ("Es ist nicht meine Schuld")

Eine Freistellungsklausel bietet Schutz, wenn die andere Partei etwas tut, was Ihnen Schaden zufügt oder einen Dritten auf Schadensersatz klagen lässt. Die Klausel ist eine Zusage, die besagt, dass die andere Partei Sie nicht für irgendwelche Ansprüche, Verluste, Schäden, Verbindlichkeiten und Ausgaben haftbar machen kann, die auf Fahrlässigkeit, Nichterfüllung oder vorsätzliches Fehlverhalten zurückzuführen sind. Stellen Sie sicher, dass Ihr Vertrag diese Klausel enthält.

Wenn Sie verhandeln, seien Sie vorbereitet

Bevor Sie einen Event-Vertrag aushandeln, machen Sie Ihre Hausaufgaben. Bestimmen Sie, was bei der Planung dieser Veranstaltung beteiligt ist und wissen Sie, welche Begriffe und Schutzmaßnahmen Sie wünschen. Ihr Vertrag sollte die geteilte Verantwortung widerspiegeln, also vermeiden Sie Vereinbarungen, die einseitig sind. Was für eine Partei gut ist, ist gut für die andere. Wenn Sie verhandeln, seien Sie ein guter Zuhörer. Achten Sie auf Vertragsgegenstände, die verhandelbar sind und solche, die Ihnen unangenehm sind. Sei zuversichtlich und wackle nicht unter Druck. Bleib standhaft. Unterschreiben Sie nichts, bis Sie vollkommen zufrieden sind, dass die Bedingungen fair sind und Ihnen den Schutz bieten, den Sie brauchen.