Entscheiden Sie, ob Sie wirklich eine Besprechung brauchen
Entscheiden Sie zunächst, ob die Planung eines Meetings wirklich notwendig ist.
Oft denken wir an ein formelles Treffen als den besten Weg, Informationen auszutauschen oder ein Thema zu diskutieren. Aber wenn Ihre Nachrichten per E-Mail oder Telefonkonferenz zugestellt werden können, oder wenn Sie einfach nur ein paar Leute in Ihrem Büro für 15 Minuten sammeln, dann überspringen Sie das formelle Meeting.
Laden Sie nur die Leute ein, die wirklich dort sein müssen
War schon mal zu einem Meeting eingeladen und fragte mich - auf halbem Weg - warum bist du da? Vergeuden Sie nicht die Zeit der Leute, indem Sie sie zu einem Treffen einladen, an dem sie nicht teilnehmen müssen. Das wird kein effektives Treffen sein. Muss jemand aus dem Rechnungswesen anwesend sein, um Budgetfragen zu beantworten? Dann lade eine Person aus der Buchhaltung ein, die für diese Aufgabe geeignet ist.
Wenn ein Kollege oder Vorgesetzter darüber informiert werden muss, was bei einem Meeting besprochen wurde, müssen Sie ihn nicht zum eigentlichen Meeting einladen. Bereiten Sie einfach eine Besprechungszusammenfassung vor und senden Sie sie anschließend an sie. Sie werden die Zeitersparnis zu schätzen wissen und Sie haben die Gewissheit, dass Sie - weil Sie die Informationen schriftlich niedergelegt haben - vollständig über die Diskussionen informiert sind.
Senden Sie Besprechungserinnerungen
Das Leben ist beschäftigt und Kalender werden schnell mit geplanten Aktivitäten gebucht. Senden Sie zwei Tage vor dem Meeting eine Erinnerungsnotiz für das Follow-up-Meeting. Dies bestätigt diejenigen Personen, die geantwortet haben, dass sie anwesend sind, und informiert Sie außerdem im Voraus, wenn sich die Zeitpläne geändert haben und wichtige Teilnehmer die geplante Besprechungszeit nicht einhalten können.
Habe eine Agenda
Um effektive Besprechungen zu planen, müssen Sie zuerst planen, was besprochen wird. Was ist das Ziel des Treffens? Was willst du erreichen? Entwickeln Sie ein Meeting-Programm im Voraus und verteilen Sie es an die Teilnehmer. Geben Sie die Startzeit an und fügen Sie eine kurze Liste der zu behandelnden Themen hinzu. Machen Sie Ihre eigene Besprechung nicht mit einer langwierigen, zu detaillierten Tagesordnung zunichte. Geben Sie alle Personen an, die für die Berichterstattung in einem bestimmten Gebiet verantwortlich sind.
Über Erwartungen klar sein
Informieren Sie sich bei der ersten Benachrichtigung über das Treffen über den Zweck und Ihre Erwartungen. Wird sich das Treffen um eine Präsentation drehen und die Teilnehmer sollten bereit sein, sich Notizen zu machen? Oder ist dies eine Brainstorming-Sitzung, bei der von den Teilnehmern erwartet wird, dass sie mit Ideen und Vorschlägen auftauchen?
In einigen Unternehmenskulturen sind die Mitarbeiter nur zum Zuhören eingeladen und kehren dann zu ihren Arbeitsbereichen zurück. In anderen Unternehmen beteiligen sich die Mitarbeiter frei. In den heutigen kooperativen Arbeitsstätten sind Interaktion und Austausch von Ideen nicht nur bei Meetings willkommen. es ist häufig der Zweck des Treffens selbst.
Startzeitpunkt
Wenn Sie die Person sind, die normalerweise für Meetings pünktlich auftaucht, dann verstehen Sie, wie frustrierend es ist, wenn das eigentliche Meeting nicht für 15 Minuten in Gang kommt, während die Leute in den Raum tröpfeln.
Was unvermeidlich passiert, ist, dass jeder weiß, dass diese Treffen nie pünktlich beginnen, so dass jeder spät auftaucht. Übernimm die Verantwortung für dein Meeting. Startet sofort zur angegebenen Startzeit. Schließe die Tür und beginne. Diese Nachzügler werden schnell die Nachricht bekommen, dass sie zu spät kommen und sie sollten diesen Fehler nur einmal machen.
Halte es kurz und einfach
Die meisten Meetings sind für eine Stunde geplant, wenn - in vielen Fällen - 30 Minuten oder sogar 45 Minuten ausreichen. Wenn zu viel Zeit zugewiesen wird, ist das übliche Ergebnis, dass Zeit verschwendet wird. Leute verweilen nach dem Treffen oder sind zu lange mit einem bestimmten Tagesordnungspunkt beschäftigt. Halten Sie Meetings kurz und auf den Punkt.
Bleib am Thema
Eine Agenda allein wird Ihre Besprechung nicht effizient führen. Bleiben Sie auf der Tagesordnung und halten Sie die Diskussionen davon ab, an den Tangenten abzuwandern.
Wenden Sie sich an alle off-topic-Fragen, und geben Sie an, dass es sich um ein Thema für ein anderes Meeting handelt, dass es sich um ein privates Meeting oder ähnliches handelt. Niemand mag ein außer Kontrolle geratenes Treffen, bei dem der Zweck des Treffens in den Hintergrund trat.
Nehmen Sie kleinere Besprechungen außerhalb des Konferenzraums
In demselben vertrauten Konferenzraum zu sitzen, der sich um denselben vertrauten Tisch versammelt, ist genau das - vertraut. Um Mitarbeiter zu ermutigen, zu interagieren, kreativ zu denken und lebhafte Diskussionen zu führen, sollten Sie in Betracht ziehen, das Meeting außerhalb des Standardkonferenzraums abzuhalten.
Denken Sie daran, sich an einem Tisch draußen zu treffen, wenn Ort und Wetter es zulassen. Versuchen Sie, sich in einem Gemeinschaftsraum mit Sofas und kleinen Tischen statt einem großen Konferenztisch und Drehsesseln zu versammeln.
Haben Sie keine Angst, einen anderen Ansatz zu nehmen
Wenn die Annäherung an das Meeting nicht funktioniert, haben Sie keine Angst, den Kurs zu wechseln. Wenn beispielsweise eine Brainstorming-Sitzung einen ruhigen Raum mit sehr wenig Dialog ergibt, ändern Sie die Richtung. Seien Sie flexibel und achten Sie darauf, wie das gesamte Meeting voranschreitet.
Verwenden Sie Technologie
Planen Sie den Einsatz von Technologie, um die Teilnehmer zu binden. In der heutigen digitalen Welt sind die meisten Menschen daran gewöhnt, Grafiken oder Videos zu sehen, die die Wörter unterstützen, die sie hören. Sprechen Sie diese Einstellung an und integrieren Sie audiovisuelle Medien bei der Planung Ihres Meetings.
Computer, die auf große Bildschirme projiziert werden, und Smart-Board-Präsentationen, die die Interaktion fördern, sind eine willkommene Abwechslung zu den Standard-PowerPoint-Präsentationen.
Senden Sie eine Besprechungszusammenfassung aus
Senden Sie innerhalb eines Tages nach dem Treffen eine kurze Zusammenfassung dessen, was besprochen wurde. Übermitteln Sie dies per E-Mail an alle Anwesenden, diejenigen, die nicht am Meeting teilnehmen konnten, und diejenigen, die informiert werden müssen. Fügen Sie auch alle Aktionselemente hinzu, und geben Sie an, wer für die einzelnen Elemente verantwortlich ist, sowie das Fälligkeitsdatum.