"Ordentliche und notwendige" Ausgaben für Ihr Unternehmen sind in der Regel steuerlich abzugsfähig
Den Überblick über all Ihre Geschäftsausgaben zu behalten, wird einen langen Weg zur Reduzierung Ihrer Steuerverbindlichkeiten bedeuten.
Was ist eine legitime Kosten?
Die grundlegende Definition ist, dass eine Ausgabe "normal und notwendig" für Ihren Beruf oder Beruf sein muss. Diese Definition ergibt sich direkt aus dem Steuergesetz (Abschnitt 162 des Internal Revenue Code; siehe auch Treasury Regulations, Abschnitt 1.162-1). "Eine gewöhnliche Ausgabe", so die IRS in Publikation 535, "Business Expenses", ist eine in Ihrer Branche übliche und akzeptierte Angelegenheit. Eine notwendige Ausgabe ist eine solche, die für Ihren Handel oder Ihr Geschäft hilfreich und angemessen ist. "
Wir machen fünf Unterschiede bei der Analyse der Ausgaben. Wir trennen persönliche Ausgaben von Geschäftsausgaben. Wir unterteilen Geschäftsausgaben in drei große Arten: Kosten der verkauften Waren, Investitionsausgaben und abzugsfähige Ausgaben. Einige Ausgaben sind möglicherweise nur teilweise abzugsfähig oder nicht abzugsfähig. Somit sind die fünf Unterscheidungen:
- Persönliche Ausgaben
- Geschäftsausgaben
- Kosten der verkauften Waren
- Kapitalaufwendungen
- Abzugsfähige Ausgaben
Persönliche Ausgaben trennen
Probleme entstehen, wenn eine Ausgabe teilweise persönlich und teilweise geschäftlich ist. Ein gängiges Beispiel: Ein Freiberufler könnte einen Raum in ihrem Haus als Büro nutzen. In dieser Situation würden wir die Quadratmeterzahl des Büros und des ganzen Hauses messen und den Prozentsatz finden.
Dieser Prozentsatz würde dann verwendet werden, um den Geschäftsanteil der gemeinsamen Ausgaben wie Miete, Versicherung und Versorger zu messen. Der Geschäftsanteil dieser Ausgaben würde Teil des Home-Office-Abzuges werden , während der Rest der Ausgaben persönlicher Natur sein würde.
Die allgemeine Regel: "Im Allgemeinen können Sie keine persönlichen, Lebens- oder Familienausgaben abziehen. Wenn Sie jedoch Ausgaben für etwas haben, das teilweise für geschäftliche und teilweise für persönliche Zwecke verwendet wird, teilen Sie die Gesamtkosten zwischen den geschäftlichen und persönlichen Teilen. Sie können den Geschäftsteil abziehen "(IRS, Publikation 535, Geschäftsausgaben, Abschnitt über persönliche versus Geschäftsausgaben).
Buchhaltung Tipp: Behalten Sie Ihre Ausgaben im Auge. Auf diese Weise können Sie Ihre Ausgaben überprüfen und Ihren Steuerberater fragen, ob einige von ihnen steuerlich absetzbar sind.
Kosten der verkauften Waren
Die Kosten der verkauften Waren sind Ausgaben für Inventar und Dinge im Zusammenhang mit Inventar. Hersteller, Großhändler und Einzelhändler verfolgen die Kosten der Produkte, die sie für den Wiederverkauf produzieren oder kaufen.
Die allgemeine Regel lautet: "Wenn Ihr Unternehmen Produkte herstellt oder für den Weiterverkauf erwirbt, müssen Sie das Inventar in der Regel am Anfang und am Ende eines jeden Steuerjahres bewerten, um Ihre Verkaufskosten zu ermitteln.
Einige Ihrer Geschäftsausgaben können in den Herstellungskosten von Waren enthalten sein "(IRS, Publikation 535, Geschäftskosten, Abschnitt über die Kosten der verkauften Waren).
Ausführliche Erläuterungen finden Sie in Publikation 334, Steuerleitfaden für Kleinunternehmen, Kapitel 6, Kosten der verkauften Produkte. Siehe auch den Abschnitt "Inventare" der Publikation 538, Abrechnungszeiträume und -methoden.
Kapitalaufwendungen
Einige Aufwendungen werden als Vermögenswerte erfasst und ihre Kosten werden im Laufe der Zeit durch Abschreibungen wiedergewonnen. Solche Aufwendungen werden als Kapitalvermögen bezeichnet, da ihre Kosten als Vermögenswerte des Geschäftsvermögens aktiviert werden und die Kosten über einen bestimmten Zeitraum durch Abschreibungen abgesetzt werden. Beispiele für Kapitalaufwendungen sind Computer, Möbel, Geräte und Immobilien.
Die allgemeine Regel: "Sie müssen drei Arten von Kosten aktivieren: Existenzgründungskosten, Betriebsvermögen und Verbesserungen." (Publikation 535).
Behalten Sie die Geschäftskosten im Auge
Persönlich verwende ich eine voll ausgestattete Buchhaltungssoftware, um meine Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen. Aber dann bin ich Buchhalter und fühle mich wohl mit Software wie Quickbooks und Sage Peachtree. Ich empfehle diese Programme sehr kleinen Unternehmen. Mit einer voll ausgestatteten Buchhaltungssoftware können Sie die Gesundheit Ihres Unternehmens überwachen.
Voll funktionsfähige Buchhaltungsprogramme können eine Weile brauchen, um sich zu gewöhnen. Und es ist leicht, mit all den Funktionen und Utilities frustriert zu sein.
Als zusätzlichen Bonus können Sie mit den besseren Steuersoftwareprogrammen Daten von Quicken oder Money importieren. Um Ihren steuerlichen Vorbereitungsprozess so reibungslos wie möglich zu gestalten, schlage ich vor, etwas Zeit zu investieren, um sicherzustellen, dass Ihre Spesenkategorien ordnungsgemäß eingerichtet sind. Sie können Kategorien in jeder persönlichen Finanz- und Buchhaltungssoftware hinzufügen, löschen und ändern. Durch intuitive, leicht zu merkende Kategorien können Sie aussagekräftige Berichte erstellen. Bei den meisten Programmen können Sie die Kategorien mit bestimmten Werbebuchungen auf den Steuerformularen verknüpfen. Dies kann viel dazu beitragen, die Zeit, die Sie für die Vorbereitung Ihrer Steuern benötigen, zu reduzieren.
Alle von mir erwähnten Buchhaltungsprogramme können Gewinn- und Verlustberichte (von Buchhaltern als Gewinn- und Verlustrechnung bezeichnet) generieren. Diese Berichte helfen Ihnen zu analysieren, wie Ihr freiberufliches Geschäft abschneidet, ob Sie profitabel sind und wie Sie Ihr Geld ausgeben. Wenn Sie sich entscheiden, einen Steuerberater einzustellen, diese Berichte zu haben, um die Vorbereitung Ihrer Steuererklärungen zu beschleunigen.