Wie man effektive Meetings durchführt

7 Tipps für ein erfolgreiches Meeting

Haben Sie Angst, an der wöchentlichen Mitarbeiterversammlung teilzunehmen? Findest du dich jemals dort, wirbeln deinen Stift und widerstehen der Versuchung, auf dein Smartphone zu schauen und dich zu fragen, warum in aller Welt du da bist, wenn du so viele andere Dinge zu tun hast? Oder noch schlimmer, sind Sie an der Spitze des Tisches, der das Treffen leitet, während Sie das Desinteresse anderer beobachten? Du bist nicht allein. Schlecht gemanagte Besprechungen sind ein Produktivitätskiller und helfen der Arbeitsmoral der Mitarbeiter nicht.

Verabschieden Sie sich von diesen langweiligen Meetings und lernen Sie, wie Sie effektive Meetings abhalten, die Mitarbeiter motiviert und motiviert halten.

7 Tipps für effektive Meetings

Richten Sie das Ziel des Treffens ein

Bevor Sie eine Besprechungsbenachrichtigung senden und in Ihrem Kalender speichern, sollten Sie sich fragen, warum Sie eine Besprechung abhalten und das Ziel festlegen möchten. Ist es ein Treffen, um Mitarbeiter über einen Wechsel im Management auf den neuesten Stand zu bringen? Entscheiden Sie sich für ein Projekt? Ist es ein Brainstorming für eine neue Geschäftsstrategie? Stellen Sie sicher, dass das Sammeln von Mitarbeitern in einem Raum für persönliche Gespräche und Interaktion für Ihr Ziel notwendig ist; Wenn der Zweck des Meetings eine Statusaktualisierung ist, ist das Senden einer Gruppen-E-Mail möglicherweise eine bessere Nutzung der Zeit aller.

Kommunizieren Sie den Zweck des Treffens

Wenn Sie andere zu Ihrem Meeting einladen, sollten Sie sich über den Zweck des Meetings im Klaren sein. Dadurch bleiben Sie nicht nur konzentriert, sondern können Ihre Mitarbeiter an der Besprechung teilnehmen, die entweder mit Dokumenten oder mit Gedanken zu diesem Thema vorbereitet wird.

Kommunikation ist wesentlich für ein effektives Treffen.

Sei Selektiv bei den Teilnehmern

Niemand schätzt es, an einem Meeting teilzunehmen, das keine Verbindung zu ihnen oder ihrer Arbeit hat. Bestimmen Sie, wer wirklich da sein muss und warum. Wessen Input brauchst du? Welche Kollegen müssen teilnehmen und haben wahrscheinlich Fragen zu diesem Thema?

Wenn jemand auf Ihrer Liste ist, die nur darüber informiert werden muss, was besprochen wurde, dann tun Sie ihm einen Gefallen und entfernen Sie ihn von der Liste. Sie können leicht mit einer Follow-up-E-Mail aktualisiert werden. Zeit ist wertvoll, und kein Arbeitgeber möchte die Produktivität negativ beeinflussen, indem Mitarbeiter in unnötigen Besprechungen sitzen.

Sie müssen eine Besprechungsagenda erstellen

Ein Meeting ohne festgelegte Meeting-Agenda zu veranstalten, ist vergleichbar mit dem Klettern in einem Segelboot und der Hoffnung, dass der Wind Sie dorthin bringt, wohin Sie wollen. Sie werden - im wahrsten Sinne des Wortes - auf See verloren sein. Ihre Meeting-Agenda führt Sie zu Ihrem endgültigen Ziel. Fügen Sie Themen hinzu, die besprochen werden sollen, und wer wird jeden Punkt ansprechen, wenn andere teilnehmen. Teilen Sie den Teilnehmern die Agenda vorab mit, damit alle wissen, was sie erwartet und vorbereitet ist.

Bleib bei deinem Plan

Selbst das am besten geplante Treffen wird schiefgehen, wenn die Diskussion entgleist und zu tangentialen Themen übergeht. Aus diesem Grund erreichen die meisten Treffen ihr Ziel nicht - sie bleiben nicht auf Kurs. Legen Sie zu Beginn Ihres Treffens Grundregeln und eine bestimmte Zeitzuteilung für jeden Tagesordnungspunkt sowie für die Gesamtsitzung fest. Zum Beispiel: "Danke, dass du heute gekommen bist. Jeder Zeit ist wertvoll und es ist mein Ziel, dieses Treffen in weniger als einer Stunde zu halten.

Bleiben wir bei den vorliegenden Themen und reservieren uns die Diskussion zu anderen Themen für eine spätere Zeit. "Zügel in jedem, der die Diskussion monopolisiert oder Themen einführt, die nicht auf der Tagesordnung stehen.

Halte sie engagiert

Visuelle Hilfsmittel tragen dazu bei, dass sich alle auf das Meeting konzentrieren und nicht auf ihre Telefone oder die Uhr. Veröffentlichen Sie die Agenda auf einem Smart Board im vorderen Teil des Raums. Visualisierungen auf einem großen Bildschirm mit einem Computer; alles, um die Augen offen zu halten.

Fassen Sie das Meeting zusammen

Haben Sie jemals ein Meeting verlassen und ein ganz anderes Mitnehmen als Ihr Kollege? Stellen Sie sicher, dass dies nicht mit Ihrem Meeting geschieht, indem Sie innerhalb von 24 Stunden eine Antwort per E-Mail senden. Fügen Sie eine Zusammenfassung hinzu, markieren Sie die wichtigsten behandelten Themen, die zugewiesenen Aufgaben und geben Sie Termine an. Das rechtzeitige Senden stellt sicher, dass die Teilnehmer nicht in die falsche Richtung gehen.