Wie man unnötige Ausgaben reduziert
Allerdings sind sich nicht viele Unternehmen der besten Möglichkeiten bewusst, wie man Kreditkarten-Policen entwickeln kann. Viele Geschäftsinhaber haben immer den Wunsch, diese Richtlinien zu erstellen, aber es fehlt ihnen die Anleitung dazu. Aus diesem Grund finden Sie hier eine anschauliche Beschreibung, wie Unternehmen effektiv Kreditkartenrichtlinien für ihre Mitarbeiter erstellen können.
Verantwortlichkeiten des Karteninhabers
Wenn ein Unternehmen Kreditkarten an seine Mitarbeiter ausgibt, müssen Regeln festgelegt werden, die die Verwendung der Karte regeln. Die Mitarbeiter sollten für die Sicherheit der Karte sowie die Vertraulichkeit aller Informationen in Bezug auf das Unternehmen verantwortlich gemacht werden. Die Mitarbeiter sollten sicherstellen, dass die Karte an einem sicheren Ort aufbewahrt wird, die Karte frei von betrügerischen Aktivitäten ist und die Identifikationsnummer der Karte geschützt ist. Das Unternehmen sollte auch angeben, dass die Geschäftskreditkarte nur für den Mitarbeiter und nicht für eine andere Person verwendet werden darf.
Spending-Limits ausschreiben
Das Unternehmen sollte in der Lage sein, Regeln zu entwickeln, die Aktivitäten oder Transaktionen vorschreiben, in denen die Kreditkarte verwendet werden sollte.
Tatsächlich sollten sich die Ausgaben auf die Bedürfnisse bestimmter Mitarbeiter beschränken. Jede Abteilung sollte ihre eigenen Ausgabenlimits haben. Als Unternehmen ist es gut, jeden Mitarbeiter über die Ausgabengrenzen zum Zeitpunkt der Ausgabe zu informieren. Darüber hinaus sollte jeder Mitarbeiter diese Grenze nicht überschreiten, und wenn dies der Fall ist, entstehen über die Grenzkosten hinaus.
Schließlich sollten die Kreditkarten des Unternehmens niemals für Barvorschüsse verwendet werden.
Regelmäßiger Nutzungsbericht
Jedes Unternehmen sollte Mitarbeiter für die Verwendung von Firmenkreditkarten verantwortlich machen. Nehmen wir an, dass jeder Mitarbeiter am Ende eines jeden Monats eine detaillierte Erklärung aller Gebühren, Quittungen und der richtigen Buchhaltungscodes vorlegen muss. Jeder Mitarbeiter sollte sicherstellen, dass er die Ausgabenbelege der monatlichen Abrechnung beifügt, bevor er sie zur Überprüfung an das Unternehmen übermittelt. All dies sollte rechtzeitig erfolgen, um verspätete Zahlungen zu vermeiden. Dadurch wird sichergestellt, dass das Unternehmen seine monatlichen Ausgaben mühelos überwacht und das Auditing einfacher wird.
Keine Verwendung von Karten für individuelle Ausgaben
Das Unternehmen sollte sehr streng auf die Verwendung der Mitarbeiter-Kreditkarte sein, da niemand es für persönliche Ausgaben verwenden darf. Kurz gesagt sollte die Verwendung der Karte auf geschäftliche Aktivitäten beschränkt sein. Die Definition der persönlichen Nutzung ist in diesem Fall eine Ausgabe, die nicht mit dem Geschäftsbetrieb zusammenhängt. Das Unternehmen sollte sehr hart auf jeden Mitarbeiter sein, der die Karte für seine eigenen Zahlungen verwendet.
Nutzungsüberprüfung
Wenn ein Unternehmen Mitarbeiter-Kreditkarten ausgibt, empfiehlt es sich, die Überprüfung einer Karte nach einer bestimmten Zeit durchzuführen.
Die Überprüfung der Karte sollte vom unmittelbaren Vorgesetzten der Mitarbeiter zusammen mit einem Mitglied der Buchhaltung des Unternehmens durchgeführt werden. Der Vorgesetzte des Mitarbeiters sollte sicherstellen, dass die Nutzung der Karte auf das beschränkt ist, wofür sie bestimmt war. Auf der anderen Seite sollte die Buchhaltungsabteilung überprüfen, ob alle vom Mitarbeiter vorgelegten Quittungen und anderen Ausgabenunterlagen echt sind.
Daher sollte jedes Unternehmen über eine effektive und zuverlässige Richtlinie für Mitarbeiterkreditkarten verfügen, um den Missbrauch der Karte durch Einzelpersonen zu verhindern. Es wird ein Unternehmen in eine gute finanzielle Lage bringen, da kein Mitarbeiter seine Karte für persönliche Ausgaben missbraucht. Außerdem sollte das Unternehmen sicherstellen, dass sowohl der Vorgesetzte als auch die Buchhaltung alle Aspekte der Richtlinie verstehen.