Formular W-2 Reporting, Formular 1095-C und mehr
Die Bestimmungen des Affordable Care Act (ACA) sind komplex und detailliert und es gibt steuerliche Konsequenzen für diese Berichte. Arbeitgeber sollten ihr Verständnis von Anforderungen mit Steuer- oder Rechtsberatern überprüfen, bevor sie Entscheidungen treffen oder Berichte versenden.
Berichtspflicht für alle Arbeitgeber
Meldung von Leistungskosten an Mitarbeiter auf Formular W-2
Der ACA "verpflichtet die Arbeitgeber, die Kosten für die Deckung im Rahmen eines vom Arbeitgeber finanzierten Gesundheitsplans für die Gruppe zu melden." Ab dem Steuerjahr 2011 mussten die Arbeitgeber ursprünglich die "Gesamtkosten" der "anwendbaren Arbeitgebergarantie" auf dem W-2 eines Angestellten angeben.
Die neuesten Informationen des IRS zu dieser Berichtspflicht (Stand: November 2014) lauten wie folgt: "Für das Kalenderjahr 2012 und für zukünftige Jahre müssen die Arbeitgeber im Allgemeinen die Kosten für die Gesundheitsleistungen auf dem Formular W-2 angeben." Diese Anforderung gilt für "alle Arbeitgeber, die eine anwendbare Arbeitgeber-gesponserte Deckung bieten" ....
Die IRS sagt das auch
... Arbeitgeber, die weniger als 250 Formulare W-2 für das vorangegangene Kalenderjahr eingereicht haben (z. B. Arbeitgeber, die weniger als 250 2012 Formulare W-2 (dh Formulare W-2 für das Kalenderjahr 2012) eingereicht haben, die im Allgemeinen bei der SSA eingereicht werden Anfang 2013) nicht verpflichtet sein, die Kosten für die Deckung auf den Formularen W-2 für 2013 zu melden (die in der Regel Anfang 2014 bei der SSA eingereicht werden).
Was muss über die W-2 eines Mitarbeiters berichtet werden?
Der W-2-Bericht muss auf dem W-2-Formular jedes Mitarbeiters mit dem Code DD - Kosten der vom Arbeitgeber getragenen Krankenversicherung enthalten sein. Geben Sie bei der Berichterstattung den Wert aller medizinischen, zahnmedizinischen und Sehkraftversicherungen an, die Sie bezahlen können.
Die Berechnungen und was in diesem W-2-Bericht enthalten ist, sind komplex und die Details werden noch vom IRS ausgearbeitet.
Weitere Informationen zu dieser Berichtspflicht finden Sie auf der Seite Fragen und Antworten des IRS.
Berichtspflichten für große Arbeitgeber
Wenn Ihr Unternehmen 50 oder mehr Vollzeitäquivalente hat , werden Sie als "Anwendbarer Großunternehmer" (ALE) für die Berichterstattung und für die Zwecke der gemeinsamen Verantwortung des Arbeitgebers betrachtet.
Vollzeitbeschäftigte sind diejenigen, die im Durchschnitt mindestens 30 Stunden pro Woche arbeiten.
Zusätzlich zu den oben beschriebenen Berichtspflichten für alle Arbeitgeber lauten die Berichtspflichten für ALE:
1. Eine Erklärung an die Mitarbeiter über die angebotene Krankenversicherung. Diese Erklärung muss für jeden Mitarbeiter auf dem Formular 1095-C ausgefüllt und dem IRS gemeldet werden. Weitere Informationen zu dieser Anforderung finden Sie auf dieser IRS-Seite.
2. Wenn Ihr Unternehmen seinen Gesundheitsplan selbst versichert, müssen Sie dem IRS eine Erklärung über diesen Versicherungsschutz vorlegen. Lesen Sie mehr über diese Aussage auf dieser IRS-Seite.
Wann treten diese Berichtsanforderungen in Kraft?
Die für ALE erforderlichen Informationen müssen ab dem Jahr 2015 zur Verfügung gestellt werden, und die Berichte müssen 2016 vorgelegt werden. Die Arbeitgeber können die Informationen aus dem Jahr 2014 freiwillig im Jahr 2015 veröffentlichen, aber diese Berichterstattung ist nicht erforderlich.
Wann müssen Berichte zur Verfügung gestellt werden?
Die Informationsrückmeldung für das Jahr 2015 muss den Mitarbeitern bis Ende Januar 2016 und dem IRS zusammen mit einem Überweisungsformular bis Ende Februar 2016 übermittelt werden. Beachten Sie, dass es sich um dieselben Fristen handelt wie für W-2-Formulare ( außer dass W-2-Formulare bei der Social Security Administration eingereicht werden müssen, während die 1095-Formulare beim IRS eingereicht werden müssen).
Berichte für zukünftige Jahre haben die gleichen Fristen.
Haftungsausschluss: Die Informationen über Arbeitgeberanforderungen des Affordable Care Act sind kompliziert und die effektiven Daten und die Übergangsunterstützung sind verwirrend und verändern sich ständig, und jede Geschäftssituation ist einzigartig. Informieren Sie sich vor der Umsetzung dieser Berichtspflichten bei Ihren Steuer-, Versicherungs- und Rechtsberatern.