Stellen Sie sicher, Ihre Fundraising-Veranstaltung macht mehr Geld, als es kostet
Aber keine Sorge - wir haben die acht häufigsten Fehler, die die meisten gemeinnützigen Organisationen machen, zusammengefasst, die Fehler, die eher zu Verlusten als zu Gewinnen führen. Wir werden diese Fehler behandeln und Ihnen umsetzbare Ratschläge geben, wie Sie jeden Fehler bekämpfen können.
Nun, lassen Sie uns zur Sache gehen und Lösungen für jeden dieser Fehler finden:
Wartet zu lange, um mit der Planung zu beginnen
Der erste Fehler ist ein Anfänger Fehltritt. Es ist leicht zu machen. Und leicht zu vermeiden. Lass uns ehrlich sein. Wir waren alle dort; wir haben alle unsere Fähigkeiten überschätzt und die Schwierigkeiten und versteckten Herausforderungen eines Ereignisses unterschätzt. Daher haben wir gewartet, bis es nur ein paar Monate dauert, bis wir im Idealfall ein Event veranstalten wollen, um etwas zusammen zu werfen.
Das Warten bis zur letzten Minute kommt niemandem zugute, am wenigsten Ihrer gesamten Organisation
Wie entscheiden Sie, wann der richtige Zeitpunkt für die Planung einer Veranstaltung ist? Es beginnt mit der Festlegung Ihrer Fundraising-Ziele. Sie müssen sich zuerst fragen: "Was wollen wir mit diesem Ereignis erreichen?"
Die Antwort gibt Ihnen einen Rahmen für Ihre Fundraising-Veranstaltung. Wenn Sie beabsichtigen, Tausende von Dollar für ein bestimmtes Projekt zu sammeln, wissen Sie, dass Sie noch viel mehr Stunden dafür aufwenden müssen.
Wenn Sie jedoch kein konkretes Ziel vor Augen haben, sollten Sie vor der Planung Ihrer Veranstaltung eine festlegen.
Letztendlich ist Ihr Ziel, was den Rest Ihrer Entscheidungen verankern wird
Sobald Sie ein Ziel festgelegt und den Umfang Ihrer Veranstaltung festgelegt haben, können Sie mit der Nachforschung beginnen, wie viel Zeit jede Art von Veranstaltung in Anspruch nehmen kann (z. B. kann die stille Auktionsplanung mehr als 9-12 Monate dauern!).
Es gibt leider keine feste Regel, wenn es darum geht, die Zeit für die Planung zu wählen. Je mehr Zeit du dir jedoch gibst, desto mehr Zeit wirst du brauchen, um Schlaglöcher, die du auf dem Weg findest, zu atmen und zu reparieren.
Der einfache Fix
Gönnen Sie sich mindestens 6-12 Monate, um eine bestimmte Fundraising-Veranstaltung zu planen. Im Zweifelsfall ist es besser, mehr Zeit zu lassen, als Sie für nötig halten.
Nicht ein Thema für die Spendenaktion auswählen
Am Ende ist ein Thema einfach eine einigende Idee. Das ist es, was all Ihre Bemühungen unter einem Dach vereint. Die meisten Menschen halten ein Thema für etwas wie "Unter dem Meer" oder "Las Vegas Casino Night". In Wahrheit sind das großartige Themen. Sie sind jedoch nicht die besten Ideen für Ihren Zweck.
Wenn Sie Geld von den Spendern erheben möchten, muss Ihr Thema von einem ehrlichen Platz kommen. Es muss eine gewisse Bedeutung dahinter haben
Abgesehen davon kann ein traditionelles Thema überarbeitet werden, um diese Kriterien zu erfüllen. Nehmen wir beispielsweise an, dass dieses Jahr das Jahr ist, in dem Sie ein signifikantes Wachstum planen. Sie möchten dies Ihren Veranstaltungsteilnehmern mitteilen. Aber wie? Mit einem lustigen Thema, natürlich!
Stellen Sie sich folgendes vor: Ein Fundraising Dinner Event Space, der sich wie ein wahrer Dschungel anfühlt, gefüllt mit Bäumen und Wildtieren, und das Beste von allem, Möglichkeiten.
Du hast es erraten! Das Thema ist "Wachsen mit uns."
Die besten Themen sind doppelt so aufregend und gedankenfördernd
Denken Sie daran, dass das ausgewählte Thema eine unterbewusste Nachricht an Ihre Teilnehmer sendet. Wählen Sie also mit Bedacht!
Die einfache Lösung: Egal, welche Art von Spendenaktion Sie planen, es tut nie weh, es mit einem lustigen Thema aufzupeppen. Wähle ein verlockendes, bedeutungsvolles Thema und renne damit!
Es gibt Dutzende von Event-Ideen und -Themen, die es zu beachten gilt.
Verzicht auf Markenprodukte bei Ihrem Event
Es kann leicht sein, Produkte als Teil Ihrer Fundraising-Veranstaltung zu entlassen. Sie scheinen wie eine Extrakosten ohne eine ganze Menge zusätzlichen Nutzen. Der Return on Investment (ROI) für Fundraising-Produkte ist astronomisch.
Wenn Sie darüber nachdenken, ist es praktisch unbezahlbar, ein Markenprodukt zu haben, das Ihre Veranstaltungsteilnehmer in den nächsten Jahren tragen oder schlürfen können.
Es ist Werbung von Ihren Spendern!
Darüber hinaus können Ihre Veranstaltungsteilnehmer ein Hemd oder Getränk aus einer Wasserflasche tragen, auf dem der Name Ihrer Organisation (und die Namen Ihrer Sponsoren) für die nächsten Jahre gut sichtbar abgebildet sind. Wenn sie dieses Produkt fünf Jahre lang nutzen, ergeben sich unzählige Werbemöglichkeiten.
Hunderte von Freunden, Familienmitgliedern und Bekannten können die Botschaft auf dem Hemd oder der Wasserflasche lesen und fragen: "Was ist das für eine Organisation?" Mit etwas Glück wird es ihre Interessen wecken, und diese Freunde und Familienmitglieder werden versuchen, zu bekommen mit Ihrer gemeinnützigen Organisation beteiligt.
Sie denken vielleicht: "Was ist mit Überbestand? Was machen wir mit all den Extras, die wir bestellt haben? "Schließlich muss ein T-Shirt in mehreren Größen bestellt werden.
Das Crowdfunding Ihrer Produkte löst jedoch die Überbestände (und Größenprobleme). Bei T-Shirts kann jeder Teilnehmer im Voraus seine Größe, seinen Stil und seine Farbe auswählen. So liegen keine Extras herum und jeder bekommt genau das, was er will.
Über eine Crowdfunding-Plattform kann jeder Teilnehmer den gewünschten Werbeartikel auswählen, eine Bestellung aufgeben und das Produkt direkt an ihn versenden.
Die einfache Lösung: Wenn Sie dies noch nicht getan haben, stellen Sie sicher, dass Sie Markenprodukte in Ihre Event-Strategie aufnehmen. Produkt-Fundraising bedeutet mehr als nur großartige T-Shirts. Es gibt Dutzende von Produktideen zur Auswahl.
Fummeln mit dem Sponsoring Ask
Es ist kein Geheimnis: hinter den wichtigsten Fundraising-Veranstaltungen gibt es mindestens einen großen Sponsor. Das Problem, auf das viele gemeinnützige Organisationen stoßen, besteht darin, diese erste Frage zu stellen. Es ist peinlich, ein Unternehmen zu bitten, eine Veranstaltung zu sponsern, genauso wie es peinlich ist, jemanden um Geld zu bitten. Es ist nicht selbstverständlich.
S ponsorings sind kein Geld für nichts; Sie sind eine Partnerschaftsvereinbarung. Sie haben etwas, das jedes marktbewusste Unternehmen will. Du hast einen würdigen Grund.
Marktforschungen haben ergeben, dass mehr als 70% der Menschen ihre Marken zu einem Geschäft machen würden, das einen guten Zweck unterstützt. Darüber hinaus würde eine überwältigende Mehrheit der Menschen auch jedes Produkt oder Unternehmen, das sich mit einer angesehenen gemeinnützigen Organisation verbindet, wärmstens empfehlen.
Also, warum ist es so schwer, die Frage zu stellen? Es kommt auf mangelnde Forschung an. Um die beste Frage zu stellen, müssen Sie wissen, worüber Sie sprechen, mit wem Sie sprechen und was genau Sie anbieten müssen.
Der erste Schritt besteht darin , mögliche Verbindungen innerhalb des Unternehmens aufzuzeigen. Jemand innen zu haben, sollte helfen zu klären, was die Ziele des Unternehmens sind.
Wenn Sie noch keine internen Verbindungen haben, machen Sie sich keine Sorgen. Sie können immer jemanden erreichen und ein informelles Gespräch führen. Ein Informationsgespräch, wenn Sie so wollen.
Das nächste Ziel ist es, herauszufinden, was die Marketingziele Ihrer potenziellen Sponsoren sind. Was wollen sie von einer gemeinnützigen Organisation wie deiner? Ist das Publikum ausgesetzt? Oder geht es eher um die Zugehörigkeit zu einem guten Zweck?
Sobald Sie alles wissen, können Sie bestimmen, was Sie für ihr Sponsoring handeln müssen. All diese Informationen auf der Hand zu haben verhindert das Fummeln der Fragen
Darüber hinaus profitiert ein potenzieller Sponsor am Ende des Tages genauso von der Partnerschaft wie Ihre Organisation.
Die einfache Lösung: Führen Sie umfangreiche Recherchen im Voraus durch, um sicherzustellen, dass Sie genau wissen, was Sie von Ihren potenziellen Sponsoren erwarten - und was Sie ihnen dafür anbieten können.
Wählen Sie, Ihre Datenbank nicht zu segmentieren
Wenn Sie die Gästeliste Ihrer Veranstaltungsteilnehmer erstellen (und sie zweimal überprüfen), fragen Sie sich vielleicht: "Wer wird nach dieser Veranstaltung höchstwahrscheinlich ein bedeutendes Geschenk geben?" Es ist eine gute Frage!
Wenn Sie jedoch mit dem Nachdenken aufhören, verpassen Sie vielleicht einige großartige Möglichkeiten, Ihre Frage zu beantworten. Die richtige Vorgehensweise ist es, mehr über Ihre Unterstützer zu erfahren und dann Ihre Datenbank entsprechend zu segmentieren. Sie können den ersten Schritt erreichen, indem Sie Prospect Research durchführen.
Es gibt verschiedene Ansätze, um Ihre Spender zu überprüfen und zu bewerten. Sie können DIY und versuchen, Informationen aus dem Internet zu lesen.
Oder Sie können einen potenziellen Forscher oder einen Berater einstellen. Sie können Ihre Spenderliste auch an eine potenzielle Forschungs-Screening-Firma senden.
Lassen Sie in jedem Fall die Informationen, die Sie aus Ihrer Recherche erhalten, Ihre Segmentierungsentscheidungen treffen. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie einige potenzielle Recherchen durchführen und feststellen, dass Sie einige Spender haben, die ausgezeichnete Kandidaten für große Geschenke sind.
Sie sollten Ihre Datenbank segmentieren, um zu betonen, dass diese Spender einen bedeutenden Beitrag zu Ihrer gemeinnützigen Organisation leisten können. Dieses Wissen kann auch die Art und Weise beeinflussen, wie Sie die Sitzungsdiagramme Ihrer Spendenaktion gestalten.
Darüber hinaus könnte es die Art beeinflussen, wie Sie einzelne Teilnehmer erreichen. Einige Teilnehmer benötigen möglicherweise eine persönlichere Note (ein Telefonanruf statt einer E-Mail), um sie zu Ihrer Veranstaltung einzuladen.
Ohne diese Forschung und die Trennung Ihrer Spender in aussagekräftige Kategorien hätten Sie möglicherweise zu viel Energie auf Teilnehmer ausgegeben, die wahrscheinlich nicht geben würden. Schlimmer noch, Sie haben vielleicht wichtige Unterstützer ignoriert! Zum Glück wissen Sie jetzt, wie wichtig es ist, ein wenig im Voraus zu graben.
Die einfache Lösung: Führen Sie die Prospektionsforschung über Ihre Veranstaltungsteilnehmer durch und segmentieren Sie Ihre Datenbank vor der Veranstaltung, damit Sie nie die Gelegenheit verpassen, einen potenziellen Hauptspender zu betreuen.
Fundraising-Event-Teilnehmer warten
Dies ist ein weiterer Anfängerfehler, den leider viele gemeinnützige Organisationen machen, wenn sie eine Fundraising-Veranstaltung durchführen.
Wie sie sagen: "Du verlierst jede Minute nach 21 Uhr tausend Dollar." Das heißt, schick deine Gäste eher früher als später nach Hause.
Fundraising-Event-Teilnehmer wollen nicht für immer gefangen gehalten werden. Sie haben Leben, Kinder und Jobs, und sie wollen nicht sechs Stunden bei Ihrer Veranstaltung verbringen, egal wie wundervoll es ist.
In Wahrheit lieben deine Unterstützer deine Organisation. Sie würden nicht bei Ihrer Wohltätigkeitsveranstaltung auftauchen oder Wege finden, anders für Ihre Sache zu spenden. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie ihre Aufmerksamkeit für immer behalten können.
Sicher, es gibt Unmengen von Möglichkeiten, um Ihre nächste Fundraising-Veranstaltung aufzupeppen, aber selbst das spannendste "Main Event" kann eine Spendenaktion nicht rechtfertigen, die mehrere Stunden länger dauert als erwartet.
Im Zweifelsfall tut es nie weh, ein gutes Ereignis ein wenig zu verkürzen. Vielleicht möchtest du die guten Zeiten am Laufen halten, aber nimm dir eine Seite aus dem Buch der Beatles und höre auf, wenn du vorne liegst.
Die einfache Lösung: Halten Sie Ihre Fundraising-Events kurz, süß und auf den Punkt. Sie möchten Ihren Gästen immer mehr wünschen!
Versäumnis, von den Teilnehmern um eine Spende zu bitten
Dies könnte ein Kinderspiel sein, und Sie wundern sich vielleicht, warum es sogar auf dieser Liste ist. Um jedoch die Wahrheit zu sagen, kommen die meisten gemeinnützigen Organisationen nie direkt und sagen, was sie wollen. Sie fragen nie wirklich nach Spenden, auch wenn sie das denken.
Viele gemeinnützige Organisationen werden mit den Achseln zucken und sagen: "Ich habe um Unterstützung gebeten!" Ehrlich gesagt ist das nicht genug. Wenn Sie niemals Ihre Unterstützer um Spenden bitten, wenn Sie nie genau auf Ihre Bedürfnisse eingehen, wie können Sie erwarten, dass sie für Sie durchkommen?
Der beste Weg, um diese Diskrepanz zu beheben, ist, in diese Besonderheiten bei Ihrer Fundraising-Veranstaltung zu vertiefen. Erzählen Sie Ihren Teilnehmern alles über Ihre hohen Ziele und Bestrebungen. Informieren Sie sich über die Planung Ihrer bevorstehenden Initiativen.
Sie sind wahrscheinlich neugierig auf die Projekte, die Sie angehen möchten. Außerdem wollen sie wissen, wie sie helfen können - wie sie im Erdgeschoss der guten Arbeit, die Sie verfolgen, einsteigen können.
Fragen Sie die Spender nach ihrer Hilfe. Sagen Sie ihnen, dass ihre Spenden wichtig sind und dass jeder Dollar dazu beiträgt, die Träume Ihrer gemeinnützigen Organisation zu erreichen.
Es mag sich zunächst unnatürlich anfühlen, direkt nach Geld zu fragen, aber Ihre Spender würden lieber die Wahrheit kennen als weiterzumachen, ohne zu wissen, wie sie für Ihre Sache wirklich hilfreich sein könnten.
Die einfache Lösung: Stellen Sie direkte Fragen an Ihre Veranstaltungsteilnehmer. Sie werden überrascht sein, wie positiv ihre Antworten sind.
Vergessen, Ihren liebenswürdigen Spendern zu danken
Einer der größten Fehler, die viele Fundraiser machen, ist es, ihren Event-Teilnehmern und Spendern nicht zu danken. Oder wenn sie es tun, können sie ihren Spendern nicht in der richtigen Weise danken. Zum Beispiel, wenn ein Spender $ 10 nach einer Fundraising-Veranstaltung gibt, ist es völlig in Ordnung, ihnen eine Dankes-E-Mail zu senden.
Wenn ein Großspender jedoch 5.000 Dollar an gemeinnützige Organisationen vergibt, können Sie darauf wetten, dass eine E-Mail nicht ausreicht. Ein gut durchdachtes Dankschreiben ist angebracht. Darüber hinaus kann ein formeller Anruf zur Bestätigung ihres großzügigen Beitrags angebracht sein.
Der springende Punkt ist: Um die bestmögliche Stewardship-Erfahrung zu ermöglichen, ist es wichtig, jeden Ihrer Spender als Einzelpersonen zu betrachten. Es ist auch wichtig zu erkennen, dass die Anerkennung Ihrer Spender dafür sorgt, dass sie zu Ihrer Organisation zurückkehren .
In der Tat zitieren Spender häufig einen Mangel an Kommunikation und / oder Dankbarkeit als Grund für das Verlassen einer gemeinnützigen Organisation. Nicht nur das, was du sagst, ist wichtig, sondern es ist auch wichtig, wenn du es sagst.
Die beste Vorgehensweise, um Ihren Veranstaltungsteilnehmern zu danken, ist , Ihre Danksagungen innerhalb der ersten 48 Stunden nach der Spendenaktion zu senden . In der Praxis bedeutet das, dass Sie den allgemeinen Dank zuerst per E-Mail senden sollten und dann auf persönlichere Wege wie Telefonanrufe und Briefe mit Dankesschreiben gehen können.
Die einfache Lösung: Seien Sie sicher, dass Sie Ihren Spendern früh, oft und auf eine Art und Weise danken, die zu Ihrer Beteiligung an Ihrer Organisation passt.
Obwohl es einige Fehler geben kann, die ein gemeinnütziger Verein mit einem Fundraising-Ereignis leicht machen könnte, gibt es ebenso viele schnelle Lösungen. Nutzen Sie diese Lösungen und Sie können eine Fundraising-Veranstaltung mit dem Vertrauen veranstalten, dass Sie mehr Geld als Sie ausgeben.