Wie die APEX-Initiative die Eventplanung für Unternehmen verändert hat

Das Original Push zur Standardisierung der Kommunikation in der Eventbranche

Eine der häufigsten Anforderungen unter den Veranstaltungs- und Meetingplanern von Unternehmen ist eine standardisierte Event-Planungssoftware, die die Kommunikation zwischen Branchenexperten und die Gesamteffizienz unterstützt. Während ein vollständig standardisiertes und vorgeschriebenes System oder eine Software in der gesamten Branche noch nicht eingeführt wurde, hat der Convention Industry Council (CIC) eine Initiative gestartet, die Eventplanern, Branchenexperten und letztlich auch Eventplanungssoftware-Entwicklern landesweit eine beispiellose Ausrichtung bot was ist bekannt als APEX.

Der Accepted Practices Exchange des CIC

APEX steht für "Accepted Practices Exchange", eine Initiative des Convention Industry Council (CIC), die gegründet wurde, um die gesamte Meeting-, Kongress- und Ausstellungsbranche zu vereinen, um freiwillige Standards für Event-Planungssoftware und andere Tools zu entwickeln und umzusetzen. Trotz seines freiwilligen Charakters war es in der Branche ein Wendepunkt.

Mehr als 2.500 Industrie-Mitglieder in 60 Städten in den USA und Kanada nahmen an praktischen Diskussionen teil, und mehr als 350 Fachleute aus der Industrie waren seit 2001 als praktische Freiwillige involviert. Durch die Zusammenarbeit hofften die Teilnehmer von APEX, industrieweit akzeptiert zu werden Praktiken, die Standards für Ereignisplanungssoftware und andere Werkzeuge definieren würden. Diese Initiative entwickelte sich schließlich zur Erstellung der APEX Event-Planungstools, die eine Reihe von Ressourcen für Veranstaltungsplaner und die fortlaufende Entwicklung neuer Event-Planungssoftware enthalten.

APEX-Tools und Ressourcen

Im Jahr 2001 war die APEX-Initiative der einzige branchenweite und kohärente Ansatz zur Entwicklung von Standards für Veranstaltungsplanungstools. Letztendlich führte dies zur Entwicklung von Tools, Vorlagen und Best-Practice-Richtlinien, die viele Veranstaltungsplaner noch heute in irgendeiner Form verwenden. Alle Ressourcen stehen weiterhin für die Online-Nutzung zur Verfügung oder können in Microsoft Word im PDF-Format heruntergeladen werden.

Die Werkzeuge sind alle kostenlos erhältlich.

1. Das Online-APEX-Branchen Glossar
   Dieses interaktive Online-Tool ist die umfassende Referenz für Terminologie, Jargon und Akronyme, die in der Meeting- und Eventbranche verwendet werden. Es stellt eine großartige Ressource dar, um die Konsistenz der Begriffe zu gewährleisten und erweist sich immer noch als nützliches Schulungsinstrument für neue Mitarbeiter.
2. Die ESG-Vorlage (Event Specifications Guide)
   Eventplaner verwendeten den Begriff "Lebenslauf", um Besprechungsspezifikationen zu referenzieren. Das Akronym ESG (steht für Event Specifications Guide) ersetzt diesen Begriff nach der Einführung von APEX durch ein standardisiertes Tool für die Erstellung und den Austausch kompletter Anweisungen und Details für Ereignisse aller Größenordnungen.
3. APEX Gehäuse & Registrierung
   Diese anerkannten Praktiken wurden für das Sammeln, Berichten und Abrufen kompletter Wohnungs- und Registrierungsdaten für Meetings, Kongresse und andere Veranstaltungen entwickelt. Es erwies sich auch als eine Ressource für den Umgang mit Wohnungsfragen wie Wohnungsunternehmen, Internet-Probleme, internationaler Wohnungsbau und Offenlegung.
4. Das PER-Protokoll (Post-Event Report)
   Das Ersetzen der alten "History" -Berichte, des Post-Event-Reports oder PER ist immer noch das akzeptierte Format der Event- und Meeting-Branche zum Sammeln, Speichern und Teilen von genauen und gründlichen Daten nach dem Event zu Ereignissen aller Art (obwohl es neue Versionen gibt) verschiedene Programme).

1. Angebotsvorlagen (RFP)
   Zusammen mit einem Whitepaper, das vom CIC in Zusammenarbeit mit APEX-Delegierten und der Global Business Travel Association (GBTA) veröffentlicht wurde, bietet das CIC weiterhin Standard-RFP-Formate, die die Kerninformationen und einzigartigen Bedürfnisse für eine Vielzahl verschiedener RFP-Anforderungen adressieren, einschließlich: audiovisuelle, Ziel Verwaltungsgesellschaft, Dienstleister, einzelne Einrichtung, Transport, Funktionsplan und Funktionsaufbau. Diese Vorlagen erleichtern es, die richtigen Informationen einzuholen, Antworten zu vergleichen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Ereignisplanungsressourcen und Software

Das Ziel der APEX-Initiative des Convention Industry Council war es, die Art und Weise, wie Fachleute in der Meeting- und Event-Branche von Veranstaltungsplanern zu Anbietern, Lieferanten, Auftragnehmern und anderen Event-Service-Profis kommunizieren , grundlegend zu verändern.

Vor APEX, seinen standardisierten Richtlinien, Best Practices und letztendlich seinen Online-Tools und -Ressourcen war die Kommunikation die größte Herausforderung für Fachleute in der Branche.

Seit den frühen 2000er Jahren hat sich viel verändert. Die Idee für APEX und diese Ziele begann bereits 1997, und das CIC konzentrierte sich hauptsächlich auf die konzeptionelle Phase von 2000-2004, die auf den Start bis 2004 und 2005 warten. Seit dem Start der APEX-Standards und -Tools, viele andere Ressourcen und Veranstaltungen Planungssoftware wurde entwickelt, aber keine Behörde hat die CIC bei der Festlegung von Industriestandards der Praxis übergangen.