Da der Taste of Chicago erstmals im Jahr 1980 begann, haben die Planer für den Geschmack umfangreiche Erfahrungen mit der Planung eines Gemeinschaftsessens. Das Büro für besondere Veranstaltungen des Bürgermeisters verwaltet das Programm und überwacht die Planung und Durchführung. Das Management-Team bietet die folgenden Tipps für diejenigen, die zum ersten Mal ein ähnliches Festival erstellen oder Programmelemente für ein bestehendes Festival erweitern.
01 - Festival General Manager Tipps
Der Geschäftsführer ist die Person, die die verschiedenen Festivalelemente verwaltet. Mary Slowik, Geschäftsführerin von Taste of Chicago, bietet folgende Vorschläge an:
- Identifizieren Sie Ihr Publikum und bestimmen Sie, ob sie ein Festival wollen.
- Wenn bereits ein ähnliches Programm vorhanden ist, vermeiden Sie die Duplizierung.
- Gewinne Buy-In, wo du das Event veranstalten willst.
- Variiere die Programmierung für ein allgemeines Publikumsereignis.
- Stellen Sie sicher, dass der Raum die Massen aufnehmen kann.
- Stellen Sie sicher, dass Anbieter Teilnehmervolumes verarbeiten können.
- Erstellen Sie ein Budget und erhalten Sie Gebote von seriösen Unternehmen.
- Wenn Sie das Event zum ersten Mal planen, mieten Sie einen externen Festival-Anbieter.
02 - Festival Operations Manager Tipps
Der Betriebsleiter überwacht die Baustellenvorbereitung, Bühne und Produktion, Veranstaltungsunterstützung und Sicherheit. John Truck, Operations Manager für den Geschmack von Chicago für die letzten 19 Jahre, empfiehlt Folgendes:
- Festivals erfordern die Arbeit mit Menschen, seien Sie also darauf vorbereitet, dynamisch und flüssig zu bleiben.
- Mehr sicher bekommen Sie eine gute Ausrüstung zu einem guten Preis.
- Stellen Sie sicher, dass Sie strukturell verkaufte Bühnen und Gerüste mieten.
- Erhalten Sie Gebote und überprüfen Sie die Historien aller Anbieter, einschließlich Referenzen.
- Halten Sie die Standards hoch und sorgen Sie dafür, dass alles unter Kontrolle bleibt.
- Treffen Sie während des Programms täglich mit den Anbietern, um die Arbeitscrews zu verwalten.
- Sei ehrlich zu deinem Wort und Verkäufer, Darsteller und Essensleute werden wiederkommen und mit dir arbeiten.
03 - Tipps zum Sponsoring des Festivals
Der Sponsor-Manager ist die Person, die daran arbeitet, Marketing-Dollars zu erhalten, um die Veranstaltung zu unterstützen. Christine Jacob, Sponsoring-Managerin für den Geschmack, bietet folgende Tipps an:
- Recherchiere vergleichbare Ereignisse an anderen Orten und wiederhole ihre Erfolge.
- Zielsponsoren, um Bargeld, Waren und Werbewert anzubieten.
- Erstellen Sie eine Präsentationssponsor-Kategorie.
- Erstellen Sie wichtige Sponsoring-Kategorien (z. B. Auto, Finanzen, Getränke, Medien usw.).
- Erstellen Sie Sponsor-Kategorien für jeden der Programmierbereiche.
- Sponsoren dürfen sich während der Veranstaltung nicht vor Ort aufhalten.
- Identifizieren Sie die Anforderungen des Sponsors wie Elektrizität, Wasser usw. frühzeitig und benachrichtigen Sie das Betriebsteam, um die besten Standorte zu bestimmen.
04 - Festival Konzert / Talent Management Tipps
Der Talentmanager ist die Person, die verhandelt, um Künstler zu einem Festival zu bringen. Jenenne Brown Mosely, Talentmanager für den Geschmack von Chicago, bietet die folgenden Tipps:
- Kennen Sie Ihr Budget: große Namen Künstler können zwischen $ 500.000 und $ 1 Million für 60-90 Minuten.
- Überschreiten Sie nicht einen einzelnen Künstler für eine mehrtägige Veranstaltung.
- Arbeiten Sie eng mit Ihren Mediensponsoren zusammen, um Ausgaben auszugleichen.
- Verhandeln Sie mit Künstlern, die bereits in der Nähe Ihrer Veranstaltung sind.
- Lassen Sie das Talent wissen, wenn Sie ihr Konzert als kostenlose Show anbieten (kann die Gebühr reduzieren).
- Partner mit Sponsoren wie Fluggesellschaften und Hotels zum Ausgleich von Künstlerkosten.
- Sichern Sie sich einen guten Namen für Ihre Eröffnungs-, Mittel- und Endtage.
05 - Marketing Management Festival Tipps
Der Marketing-Manager ist die Person, die alle Kommunikation im Zusammenhang mit einem Festival verwaltet. Cindy Gatziolis, Marketingleiterin für den Geschmack, schlägt Folgendes vor:
- Medienpartner helfen Ihnen, Ihren Werbeaufwand zu reduzieren.
- Integriere Festival in bestehende Werbe-, PR- und Marketingkampagnen.
- Der Zeitplan für die Druckproduktion der Veranstaltungsbroschüre wird dazu beitragen, die Festivalplanungsfristen zu beschleunigen.
- Erstellen Sie individuelle Pressemitteilungen zu jedem Produktionselement für das Festival.