Die Business-Class-Telefonsysteme, die hier besprochen werden, sind für Büros mit zehn oder mehr Personen.
Welche Funktionen benötigen Sie?
Die Funktionen, die für Ihr Geschäft von Wert sind und Ihr Unternehmen mit der Welt verbinden, werden die Gesamtkosten des Telefonsystems erhöhen.
Der Verkäufer eines Telefonsystems wird versuchen, Ihnen den ganzen Schnickschnack zu verkaufen (das ist seine Aufgabe), aber Sie müssen sich jedes Merkmal ansehen und entscheiden, ob es Ihrem Geschäft einen Mehrwert bringt oder Geld spart.
Grundfunktionen
Hier sind einige der gebräuchlicheren Funktionen, die auf einem Geschäftstelefonsystem verfügbar sind. Jede Marke ist anders, fragen Sie den Verkäufer nach einer vollständigen Liste der Optionen.
Normalerweise ersetzt die Telefonzentrale eine Empfangsdame, indem Anrufern eine Liste mit Optionen zum Weiterleiten ihres Anrufs angezeigt wird (z. B. "Drücken Sie 3, um mit jemandem im Verkauf zu sprechen"). Anrufer können die Nebenstelle eines Teilnehmers auch direkt wählen.
- Mit Konferenzfunktionen können zwei oder mehr Nebenstellen verbunden werden, um an einer Unterhaltung teilzunehmen. Normalerweise ist der Standardwert zwei. Wenn Sie mehr als zwei benötigen, fragen Sie nach der maximalen Teilnehmerzahl. Bei einigen Systemen können nur interne Erweiterungen konferenziert werden. Wenn Sie externe Konferenzgespräche benötigen, fragen Sie auch danach.
- Das automatisierte Verzeichnis ermöglicht es Anrufern, die Durchwahl eines Mitarbeiters einzusehen, indem sie die ersten Buchstaben ihres Namens eingeben.
- Mit Voicemail können Nachrichten für Mitarbeiter reserviert werden, die nicht erreichbar sind oder sich am Telefon befinden. Einige Systeme können Voicemail-Nachrichten an die E-Mails eines Mitarbeiters weiterleiten und ermöglichen, dass separate Voicemail-Geräte von Drittanbietern mit ihren Geräten verbunden werden. Abhängig von der Preisgestaltung könnten Sie dadurch Geld sparen.
- Anruf halten ist die Fähigkeit, einen Anruf in die Warteschleife zu setzen, während der Benutzer sich um andere Angelegenheiten kümmert. Normalerweise im System enthalten.
- Die Anrufweiterleitung gibt dem Benutzer die Möglichkeit, alle Anrufe vorübergehend an eine andere Nebenstelle oder an Voicemail weiterzuleiten.
- Die Schnellwahl speichert häufig verwendete Telefonnummern und ermöglicht es dem Benutzer, mit einer oder zwei Tastendrücken zu wählen. Es ist eine nützliche Zeitersparnis für häufig genannte Nummern.
- Durch Wahlwiederholung kann die zuletzt gewählte Nummer auf Knopfdruck erneut gewählt werden.
- Paging ermöglicht es einem Benutzer, über ein öffentliches System zu sprechen, um einen Mitarbeiter anzurufen oder Ankündigungen zu geben.
- Music on Hold gibt Ihren Anrufern etwas zu hören, während sie in der Warteschleife sind. Es kann sich um Musik oder voraufgezeichnete Nachrichten handeln, die Ihr Unternehmen bewerben.
- Back Up Power stellt im Falle eines Stromausfalls eine alternative Stromquelle für 10 bis 60 Minuten zur Verfügung.
Erweiterte Funktionen
Erweiterte Funktionen erhöhen das Gesamtsystem erheblich und führen über die Lebensdauer des Systems zu fortlaufenden Kosten. Dies könnte jedoch durch geringeren Kundenservice und zeitsparende Vorteile ausgeglichen werden.
- Die Remote Location- Funktion ermöglicht einfache Verbindungen zu Offsite-Mitarbeitern oder kleinen Remotebüros durch einfaches Wählen einer internen Erweiterung.
- Find Me / Follow Me ermöglicht es Benutzern, ihr Telefon bei Bedarf an ein anderes Telefon, ein Mobiltelefon, ein privates Telefon, eine Sekretärin usw. weiterzuleiten.
- Computer Telephone Integration (CTI) ermöglicht dem Telefonsystem die Interaktion mit einem Computersystem. Beispiele umfassen die Fähigkeit eines Benutzers, auf eine Telefonnummer auf dem Bildschirm zu klicken und das Telefonsystem automatisch die Nummer wählen zu lassen (wodurch falsche Nummern reduziert werden und Zeit gespart wird); oder die Weitergabe der Telefonnummer eines Kunden an einen Computer, wenn sie anrufen, um das Konto des Kunden hochzuziehen und es auf dem Bildschirm für den Angestellten anzuzeigen, bevor das Telefon beantwortet wird. Diese Option ist sehr teuer.
Wie groß das System sein sollte
Die nächste Frage, die Sie beantworten müssen, ist, wo Sie die Telefone haben möchten. In der folgenden Liste sind die allgemeinen Orte aufgeführt, an denen Sie eine Telefonnebenstelle suchen möchten:
- Rezeptionist
- Jedes Büro
- Faxgerät
- Kreditkarten-Terminals, Datenports
- Konferenzraum
- Shop / Lagerhalle
- Öffentliche Bereiche (Wartezimmer, Flure, Eingangsbereiche, etc.)
Als nächstes müssen Sie bestimmen, wie viele gleichzeitige Anrufe ins Büro kommen und das Büro verlassen. Die Summe der eingehenden und ausgehenden Anrufe zu einem bestimmten Zeitpunkt ist die Anzahl der Leitungen (oder Amtsleitungen), die Sie benötigen.
Gängige Konfigurationen sind 3, 8, 12, 16, 24 oder 48 Zeilen. Größere Systeme verfügen über Erweiterungssteckplätze, sodass Sie zu einem späteren Zeitpunkt weitere Zeilen hinzufügen können. Denken Sie daran, zukünftiges Wachstum zu berücksichtigen (25% sind nicht ungewöhnlich). Wichtig: Wenn Sie dies unterschätzen, erhalten Anrufer ein Besetztzeichen, wenn alle Leitungen belegt sind.
Einen Telefon-System-Händler finden
Einen Händler zu finden ist nicht schwer. Zuerst können Sie im Internet nach "Telefonausrüstung & -zubehör" suchen, um einen Händler in Ihrer Nähe zu finden.
Messen für Unternehmen und Bürotechnik sind ebenfalls gute Startplätze. Sie werden nicht nur in der Lage sein, die Vertriebs- und Supportmitarbeiter zu treffen, sondern Sie können möglicherweise auch ein System ausprobieren.
Schließlich ist der beste Weg, um zu fragen. Fragen Sie Leute, die Sie kennen, die ein Geschäft mit einem Büro haben. Sie können auch ihre Einschätzung der Qualität der Ausrüstung und des Niveaus der Dienstleistung bekommen, die zur Verfügung gestellt wurde.
Berechnung der Gesamtkosten
Die Gesamtkosten des Systems bestehen aus den folgenden Komponenten:
- Basiseinheit / System ist die Einheit, die die gesamte Telefoninfrastruktur steuert. Die Kosten hängen von der Anzahl der Funktionen ab, die Sie haben, der Anzahl der Telefonapparate und der Anzahl der Leitungen, die von der Telefongesellschaft kommen.
Handsets / Schreibtischsets sind die Einheiten, die auf den Schreibtischen sitzen oder an der Wand befestigt sind. Sie kommen in verschiedenen Stilen, Fähigkeiten und Preisen. Die Preise können zwischen $ 70 und $ 1.000 liegen. Beispiele sind: Basic (günstigste), Mid-Level-, Executive / High-End-, Rezeptionisten-Sets (teuerste) und Konferenz-Tisch-Einheiten. Andere Optionen umfassen Freisprech-Headsets und drahtlose Verbindungen. Die meisten Mobiltelefone sind urheberrechtlich geschützt und funktionieren nur mit einem Basissystem dieses Herstellers. Wenn Sie ein bestehendes Telefonsystem ersetzen, können die Kosten für alle neuen Mobilteile (wenn Sie die Marken wechseln) ein Upgrade auf das nächsthöhere Modell zur einzig erschwinglichen Lösung machen, die Sie haben.
- Verdrahtung ist die Blutgefäße der Organisation und darf nicht marginalisiert werden. Wenn Sie ein Büro bauen, installieren Sie zusätzliche Kabel und Steckdosen in einem Bereich, in dem Sie glauben, dass Sie in Zukunft ein Telefon benötigen. Die Kosten sind ein Bruchteil der Kosten, wenn Sie später zurückgehen und Löcher in die Decken und Wände stanzen müssen. Wenn Sie das Gerät in einem Gebäude mit vorhandener Verkabelung installieren, lassen Sie die Verkabelung vom Händler überprüfen, bevor Sie den Vertrag unterzeichnen.
- Installation und Erstkonfiguration ist der zeitaufwändigste Teil des Projekts. Telefonsysteme funktionieren nicht sofort und müssen höchstwahrscheinlich von einem geschulten Techniker installiert und konfiguriert werden. Um schnellstmöglich zum Laufen zu kommen, vergewissern Sie sich, dass dies im Vertrag enthalten ist. Weitere Optionen, die ausgehandelt werden können, sind Wartung, zukünftige Änderungen und Schulungen für Ihre Mitarbeiter.
Die endgültige Entscheidung treffen
Die endgültige Entscheidung liegt auf deinen Schultern. Verkäufer von Telefonsystemen können aggressiv sein, aber denken Sie daran, dass Sie "der Kunde" sind und Sie verantwortlich sind. Um den bestmöglichen Preis für das von Ihnen gewünschte System zu erhalten, stellen Sie Ihre Anforderungen mehreren Unternehmen zur Verfügung und lassen Sie diese für das Projekt bieten. Stellen Sie sicher, dass Sie einen detaillierten Vorschlag erhalten, der alle oben genannten Bereiche abdeckt.
Sie erhalten keinen Apfel-zu-Apfel-Vergleich, also fragen Sie, ob die Kosten für die Funktionen separat aufgelistet werden (oder detailliert, wenn sie als Paket von Funktionen enthalten sind). Dadurch können Sie feststellen, was die Preisunterschiede verursacht. Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, ob Sie ein eindeutiger Anführer sind, fragen Sie nach einer Demo auf der Website eines bestehenden Kunden. Schließlich, vergleichen Sie die Vorschläge und wählen Sie diejenige, die Ihre Bedürfnisse erfüllt, Wachstum ermöglicht und vor allem, mit dem Sie sich am wohlsten fühlen.