Business Etikette von Telefontechniken
7 wartende Do's
- Begrüßen Sie den Anrufer höflich oder verwenden Sie die Standard-Begrüßung Ihres Unternehmens (zB "Vielen Dank für Ihren Anruf. Das ist Jim Bucki. Wie kann ich Ihnen helfen?").
- Warte auf eine Pause in der Konversation, um ihnen zu sagen, dass du sie in die Warteschleife bringst.
- Erklären Sie den Grund für das Zurückstellen.
- Sagen Sie ihnen, dass Sie in einer Minute zu ihrem Anruf zurückkehren werden.
- Entschuldigen Sie sich für die Unannehmlichkeiten oder danken Sie dem Anrufer, dass er bei der Rückkehr zum Anrufer hält.
- Nehmen Sie die Telefonnummer der Person und rufen Sie sie zurück, wenn Sie mehr als 60 Sekunden entfernt sind. vom Telefon oder Sie müssen sie wieder in die Warteschleife legen.
- Verwenden Sie häufig den Namen des Anrufers, um dem Anrufer eine persönliche Verbindung hinzuzufügen.
5 Warteliste Don'ts
- Unterbrechen Sie den Anruf nicht, um ihn zu halten.
- Lassen Sie sie nicht länger als eine Minute warten.
- Legen Sie sie nicht mehrmals in einem Anruf auf Halten.
- Lass sie dich nicht zurückrufen; Du rufst sie zurück.
- Sei nicht unhöflich - egal wie verrückt ein Kunde sein mag.
2 Beispiel-Lead-Ins, um einen Anrufer zu halten
- "Mr. Smith, können Sie bitte halten, während ich Ihre Akte zurückhole?" {Pause für eine Antwort} "Danke. Ich werde in einer Minute zurück sein." {Anrufer in der Warteschleife} "Danke, dass Sie Mr. Smith gehalten haben. Ich kann Ihnen jetzt helfen ..."
- "Frau Jones, ich werde nachsehen, ob Mr. Johnson verfügbar ist, um Ihren Anruf entgegenzunehmen. Können Sie bitte kurz halten?" {Pause für eine Antwort} "Danke. Ich bin gleich zurück." {Anrufer in der Warteschleife} "Es tut mir leid für die Unannehmlichkeiten. Mr. Johnson ist momentan nicht erreichbar. Darf ich ihn zurückrufen?"
Müssen Sie den Anruf beenden?
Nachdem Sie das Telefon abgeholt haben, gibt es mehrere Gründe, warum Sie einen Anruf professionell beenden müssen.
Am gebräuchlichsten ist der "langatmige Redner", der Ihre Zeit verbraucht. Ein anderer Grund, aber weniger häufig ist der Anrufer, der missbräuchliche, bedrohliche oder vulgäre Sprache verwendet. In diesem Fall sollten Sie die Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens zur Handhabung dieser Situation konsultieren, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Hier erfahren Sie, wie Sie einen Anruf professionell beenden können .