Wie man Überstunden effektiver verwaltet

Verwenden Sie diese vier Expertentipps, um die Überstundenkosten niedrig zu halten

Überstunden gelten nicht nur als eine der größten laufenden Kosten für die meisten Unternehmen, sondern das korrekte oder falsche Management von Überstunden kann den Unterschied zwischen teuren Gerichtsverfahren, niedriger Moral und der Anfälligkeit gegenüber Änderungen der Überstundenregelungen bedeuten.

In den letzten Jahren der schwachen wirtschaftlichen Zeiten waren viele Angestellte bestrebt, sich selbst als harte Arbeiter zu beweisen, die sich nicht darüber beschweren, ein wenig mehr Zeit zu arbeiten - ohne notwendigerweise etwas oder alles in ihr Arbeitszeitblatt aufzunehmen.

Viele Arbeitgeber haben diese Haltung stillschweigend oder sogar ausdrücklich unterstützt. Ashley Dinsdale, eine Einkäuferin für Macys, die mehr als 50 Stunden pro Woche arbeitet, sagt: "Entlassungen geschahen bei meinem früheren Arbeitgeber. Jetzt bin ich früh dran und sende E-Mails, damit sie wissen, dass ich da bin. "

Denken Sie proaktiv

Obwohl Überstunden oft mit Kosten und Fallstricken gespickt sind, muss es nicht so sein. Die Überstunden Ihrer Mitarbeiter proaktiv zu managen, Überraschungen zu vermeiden und sich auf die Zukunft vorzubereiten, kann Ihre Kosten senken, Ihr Unternehmen vor rechtlichen Schritten schützen und die Moral unternehmensweit verbessern.

Die folgenden vier Expertentipps können einige der Probleme mit Überstunden beleuchten und Ihnen helfen, große Fallstricke und Überraschungen zu vermeiden, wenn es darum geht, potenzielle Probleme zu lösen.

1. Mitarbeiterzeit verfolgen. Der durchschnittliche amerikanische Arbeiter arbeitet laut Bureau of Labor Statistics etwas mehr als vier Überstunden pro Woche. Das sind 208 Stunden pro Jahr.

Bei einer Schätzung des Durchschnittslohns von 21 US-Dollar pro Stunde und der Hälfte des Gehalts ergibt sich eine Gesamtsumme von 6.552 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr. Bei einer Belegschaft von 20 Mitarbeitern sind das allein 131.040 US-Dollar Überstunden.

Was können Sie tun, um Überraschungen bei Überstunden zu vermeiden? Eine der größten verfügbaren Ressourcen ist die mobile Zeiterfassung, die Warnmeldungen enthält, um Mitarbeiter und Manager darüber zu informieren, wenn Überstundenschwellen überschritten werden.

Durch das Verfolgen der Arbeitszeit der Mitarbeiter können Manager und Geschäftsinhaber Muster unternehmensweit und auf individueller Ebene bei Überstunden erkennen und angehen. Arbeitet ein Mitarbeiter jede Woche regelmäßig Überstunden?

Sind Überstunden auf Personalmangel, schwere Projektlasten oder auf einen Mitarbeiter zurückzuführen, der zusätzliche Zeit auf seinen Händen hat und die Zusatzvergütung will? Mit einem großen Überblick über den Zeitaufwand und die Zuordnung zu verschiedenen Projekten können Manager fundierte Entscheidungen zu Ressourcen und Überstunden treffen.

Scheuen Sie sich nicht nur stundenweise Mitarbeiter zu verfolgen. Es ist entscheidend, genau zu wissen, wie viele Stunden jeder beiträgt, um intelligente Entscheidungen zu treffen und mögliche Änderungen der Bundesüberstunden zu bewältigen.

Die Zeiterfassung vermeidet auch die Rundung von Arbeitszeittabellen, die normalerweise unschuldig geschieht, aber normalerweise zugunsten des Mitarbeiters erfolgt. Die American Payroll Association schätzt 10 Minuten Rundung pro Schicht pro Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte System Ihnen bei der Einhaltung von DCAA- und DOL-Vorschriften hilft, um sich im Falle von staatlichen Audits oder Arbeitskonflikten mit einfach zu findenden Unterlagen zu schützen.

2. Werfen Sie einen intensiven Blick auf Mitarbeiter Klassifizierung. Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass Sie, wenn Ihr Angestellter angestellt ist, aber weniger als $ 23.660 pro Jahr verdient, immer noch Überstunden zahlen müssen und dass diese Schwelle kurz davor steht, stark zu steigen.

Ganz zu schweigen davon, dass die Einstufung eines Mitarbeiters als steuerbefreit mit einem Gehalt unter 23.660 US-Dollar pro Jahr oder in einer Position, für die keine Befreiung gewährt wird, um Überstunden zu vermeiden, keine gute Strategie ist. Ein erheblicher Teil der Arbeitsklagen, die seit 2004 zugenommen haben, sind auf Fehlklassifizierungen und Entschädigungen für Nachzahlungen zurückzuführen, die in Überstunden für bezahlte Überstunden entstehen.

Für die Zwecke der Verurteilung ist es für die Gerichte unwichtig, ob Sie Mitarbeiter vorsätzlich falsch klassifizieren oder unschuldig diskriminieren; Es ist Ihre Aufgabe als Arbeitgeber sicherzustellen, dass die Klassifizierung für Ihre Mitarbeiter korrekt ist und nicht manipuliert wird, um Kosten zu sparen. Zu den Strafen für Fehlklassifizierungen gehören bis zu zwei Jahre Nachzahlungen für Überstunden, und wenn Sie den Mitarbeiter absichtlich falsch eingestuft haben, schulden Sie eine Rückzahlung von drei Jahren.

Um zu gewährleisten, dass Ihre Klassifizierungen fehlerfrei sind, sollten Sie regelmäßig die Pflichten und die Beziehung Ihrer Mitarbeiter zum Unternehmen beurteilen und einen Anwalt in Grauzonen konsultieren. Es könnte ein wenig stechen, um die gesetzliche Gebühr zu zahlen, aber es ist eine winzige Prise im Vergleich zu den möglichen Konsequenzen.

3. Kommuniziere Erwartungen. Eine der besten Möglichkeiten, Überstunden in den Griff zu bekommen, ist die Verbesserung der Kommunikation rund um das Thema. Machen Sie Ihre Erwartungen an die Mitarbeiter deutlich, schulen Sie Manager und Mitarbeiter explizit über die Erwartungen und halten Sie Mitarbeiterangewohnheiten, die keine Überstunden "aus der Güte ihres Herzens" aufzeichnen, im Keim ersticken.

Es gibt viele unausgesprochene Regeln darüber, wann Arbeit für stündliche Mitarbeiter aufzuzeichnen ist, als Manager oder Geschäftsinhaber erkennen, aber bezahllose Arbeit ist immer noch ein Grund für rechtliche Schritte, auch wenn die Genehmigung stillschweigend ist. Und egal, wie gut die Herzen Ihrer Mitarbeiter sind, die Arbeit ohne Lohn verschlingt schließlich die Moral und Transparenz innerhalb des Unternehmens.

Es ist besonders wichtig, Ihre Erwartungen in Bezug auf Technologie zu klären. E-Mails zu überprüfen und zu erwarten, dass Mitarbeiter außerhalb der Geschäftszeiten reagieren, kann harmlos genug erscheinen, aber die Minuten summieren sich. Viele Unternehmen erwarten, dass Mitarbeiter außerhalb der Geschäftszeiten für E-Mail-Kommunikation zur Verfügung stehen, aber dies wurde vor Gericht als Arbeit bestätigt. Sie sind vielleicht schockiert zu sehen, wie viele "Stunden" Ihre Mitarbeiter tatsächlich Stunden für diese eine Aufgabe abmelden .

Katharine C. Giovanni, President von Triangle Concierge, sagt: "Jeder versucht, 36 Stunden in einen 24-Stunden-Tag zu pressen. Unterm Strich hilft die Technologie nicht, weil Sie Ihr Büro mitnehmen können. Also arbeiten wir die ganze Zeit. "Verdeutlichen Sie Ihre Erwartungen in Bezug auf E-Mails und stellen Sie sicher, dass alle, Manager und Mitarbeiter, die von Ihnen festgelegten Standards einhalten.

4. Heben Sie Cross-Training hervor. In manchen Unternehmen summieren sich die Überstundenkosten für bestimmte Personen schnell, weil niemand sonst ihre Arbeit machen kann. Nicht nur die Überstunden summieren sich, es entstehen auch Engpässe, und die Bandbreite einiger Mitarbeiter wird maximal, während die anderen nicht ausgelastet werden.

Heben Sie das Cross-Training so weit wie möglich hervor, um die Belastung zu verteilen und verschiedene Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, bei steigender Arbeitsbelastung oder in Notsituationen mit Projekten zu beginnen. Effektives Cross-Training kann auch die Moral verbessern, mehr Mitarbeiter dazu befähigen, an Schlüsselprojekten mitzuwirken, und die Belastung für andere Mitarbeiter verringern.

Cross-Training kann Ihnen auch erlauben, flexibler mit der Planung zu sein. Zu oft sind Unternehmen gezwungen, Personen mit Spezialkenntnissen auf Kosten von erheblichen Überstunden zu planen. Während es nicht möglich oder ideal ist, alle Pflichten oder Fähigkeiten zu koordinieren, kann die Identifizierung von Aufgaben, die leicht von mehreren Mitarbeitern gelernt werden können, die Überstunden drastisch reduzieren und gleichzeitig die Produktivität und Effizienz steigern.

Klage

Mitarbeiter, die sich Sorgen um ihre Arbeit oder Leistung machen, möchten vielleicht Stunden ohne Zeitaufwand protokollieren. Unternehmen sollten diese Art von Verhalten jedoch nicht als eine gute Sache ansehen. Ein blindes Auge zu halten oder diese Art von Verhalten am Frontend zu fördern, kann später katastrophale finanzielle Auswirkungen haben, sollten sich dieselben Angestellten entschließen, gerichtliche Schritte wegen Fehlklassifikation oder Zeit ohne Bezahlung einzuleiten.

Nach Angaben der National Employment Lawyers Association sind Arbeitsrechtsstreitigkeiten seit 2004 um 77% gestiegen, und nicht zufällig war das Jahr 2004 das letzte Mal, dass die DOL das Fair Labor Standards Act überarbeitet hat. Bei anhaltenden Diskussionen über Änderungen bei den Überstundenregelungen können Geschäftseigentümer erwarten, dass es zu weiteren Wellen von Arbeits- und Lohnstreitigkeiten kommt.

Allein im Jahr 2014 befahl das Arbeitsministerium Unternehmen im ganzen Land, wegen Fehleinstufung der Belegschaft Zahlungen in Höhe von fast 241 Millionen US-Dollar zu zahlen, um Überstunden zu vermeiden, Arbeitnehmer zu mehr als 40 Stunden pro Woche ohne Bezahlung zu motivieren oder zu ermutigen Mitarbeiter reagieren auf E-Mails, SMS und Telefonate außerhalb der Geschäftszeiten ohne Bezahlung. Von EMS-Mitarbeitern in Charleston über Mitarbeiter im Gesundheitswesen in Santa Barbara bis hin zu Managern in Sportgeschäften tauchen täglich neue Klagen auf.

Über Amy Bailey

Amy überwacht alle Finanzen, Personalwesen und Gebäudeoperationen bei TSheets. Sie ist eine stolze Idaho Vandal, die acht Jahre im öffentlichen Rechnungswesen bei Coopers & Lybrand und mehr als 20 Jahre bei öffentlichen und privaten, wachstumsstarken Technologieunternehmen wie Extended Systems, ProClarity, Microsoft und Silverback verbrachte. Sie hat zwei Kinder und lebt mit ihrem Ehemann und einem englischen Mastiff namens Scout.