Wie ausgelagerte CFOs Online-Buchhaltungsdienste nutzen

Online-Buchhaltungslösungen nutzen die Cloud-Computing-Umgebung, um die Informationen zu sammeln und zu korrelieren, die ein Unternehmen benötigt, um seine Finanzen zu verwalten. Diese Softwareplattformen vereinfachen den Buchführungsprozess, minimieren den Zeitaufwand für die Dateneingabe und erhöhen die Effizienz auf der ganzen Linie. Viele Geschäftsinhaber und CFOs nutzen diese Vorteile, indem sie intelligente Implementierungsprozesse verfolgen, um die perfekte Umgebung für den Umgang mit den täglichen Finanzen zu schaffen.

Finden Sie die beste Software

Der erste Schritt zur Einrichtung der idealen Online-Buchhaltungsumgebung besteht darin, festzustellen, welche Softwareplattform über die richtigen Tools für das Unternehmen verfügt. CFOs sollten sich mit den nützlichsten Optionen vertraut machen und eine Liste der Plattformen entwickeln, die die besten Funktionen bieten. Kleinunternehmen unterscheiden sich in Größe, Umfang und Bedarf. Daher ist es wichtig, sich vorher mit den Führungskräften des Unternehmens zu beraten, um genau zu bestimmen, welche Tools benötigt werden, um mit den ständigen Schwankungen ihrer Finanzdaten umgehen zu können.

In dieser Phase gibt es zahlreiche Überlegungen, aber alles, von Funktionen und Vorteilen bis zu den Unterstützungsdiensten, die von der Buchführungsplattform angeboten werden, sollte bewertet werden. Viele Unternehmen erfordern eine Vielzahl von Anpassungen oder benötigen möglicherweise die Software zur Skalierung und umfassendere Berichterstattung auf der Straße. Der Buchhaltungsbedarf für heute und in Zukunft sollte analysiert werden, bevor die gepunktete Linie unterzeichnet wird.

Vereinfachen Sie die Personalabrechnung

Die Personalabrechnung wird immer komplizierter, da kleine Unternehmen expandieren und zusätzliche Mitarbeiter einstellen. Zeiterfassungsinformationen müssen an die Gehaltsabrechnungsabteilung übermittelt werden, um die Berichte zu generieren, die erforderlich sind, um den Mitarbeitern eine genaue Vergütung zu geben. Online-Buchhaltungs-Tools können die eingegebenen Daten in die Verfolgungs- und Lohnbuchhaltungssoftware übernehmen und in ein Format übersetzen, mit dem Schecks direkt aus dem Programm erstellt werden können.

Dies erhöht die Genauigkeit und stellt sicher, dass alle Mitarbeiter pünktlich bezahlt werden, ohne dass die Buchhaltung jede Woche stundenlang auf der Gehaltsliste arbeiten muss.

Viele Zeiterfassungsanwendungen umfassen auch die umfangreiche Palette von Optionen und Vorteilen, die durch mobile Konnektivität verfügbar sind. Es gibt Zeiterfassungsprogramme, mit denen Benutzer Zeit vom Feld eingeben können, über mobile Anwendungen und sogar per SMS. CFOs können mehrere Genehmigungsprozesse für verschiedene Mitglieder einrichten und dabei helfen, die verbesserten Daten und Details in der für die Gehaltsabrechnung überwiesenen Zeit zu verbessern.

Verkaufsdaten verwalten

Kleine Unternehmen beschäftigen sich mit einem konstanten Zustrom von Verkaufsdaten. Eingehende und ausgehende Rechnungen, Zahlungen, Bestellungen, Auftragserfüllung und Versandinformationen enthalten alle wichtigen Finanzdaten, die einen großen Teil des Cashflows ausmachen. Wenn diese Zahlen nicht genau und rechtzeitig aufgezeichnet werden, kann dies Verwirrung stiften und die Fähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen, Entscheidungen über zukünftiges Wachstum zu treffen.

Online-Buchhaltungs-Software verwaltet alle diese wichtigen Daten, wie es kommt, so dass Führungskräfte immer ein klares Bild davon haben, wie viel Geld zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Verfügung steht.

Durch die schnelle und genaue Ermittlung des Status einzelner Bestellungen und Rechnungen sparen diese Plattformen Zeit bei jedem Schritt im Verkaufstrichter. Einige Softwarelösungen bieten die Möglichkeit, Rechnungen automatisch zu generieren und an Kunden zu senden, um den Vertrieb noch mehr zu entlasten.

Überwachen Sie die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung

Es ist möglich, dass ein Unternehmen auf dem Papier profitabel aussieht, aber in der Realität kämpft oder versagt. Dies ist ein häufiges Problem für Unternehmen mit ineffizienten Buchhaltungsprozessen, die nicht die wahre Geschichte hinter dem Cashflow zeigen. Die Verwendung eines Online-Tools, um den Status sowohl der Kreditoren- als auch der Debitorenbuchhaltung zu verfolgen, beseitigt Verwirrung und zeigt, wo Maßnahmen ergriffen werden müssen, um die Gesundheit der Unternehmensfinanzen zu verbessern.

Das Einrichten von E-Mail-Erinnerungen und Benachrichtigungen beschleunigt den Inkassovorgang von Forderungen und erinnert Geschäftsinhaber und Führungskräfte daran, wenn fällige Verbindlichkeiten fällig sind.

Dies erleichtert die Erstellung eines ausgeglichenen Zahlungsplans, der das Unternehmen in den roten Zahlen hält, anstatt das Budget zu sprengen.

Ermutigen Sie den mobilen Gebrauch

Der Fernzugriff ist ein großer Teil dessen, was Online-Buchhaltung so effektiv macht. Vom CFO bis hin zu den mobilen Mitarbeitern kann jeder auf die Software zugreifen und wichtige Daten von jedem Gerät unabhängig vom aktuellen Standort eingeben. Wenn jeder in der Firma mit der Aufzeichnung von Umsatz und Ausgaben an Bord geht, sollte dies zu einer erheblichen Verbesserung der Genauigkeit auf der ganzen Linie führen. Mitarbeiter, die außerhalb des Büros Geschäfte machen, müssen nicht mehr auf ihre Computer warten, um Transaktionsdaten aufzuzeichnen. Stattdessen können sie alle Zahlen mithilfe einer App auf ihren mobilen Geräten eingeben, die in die Hauptbuchhaltungssoftware integriert sind und die Informationen direkt in die Cloud liefern.

Synchronisieren Sie mit Banken

Es ist allzu leicht zu vergessen, eine Einzahlung oder Auszahlung in ein Business-Scheckheft zu schreiben und eine unangenehme Überraschung zu bekommen, wenn die Monatsrechnung eintrifft. Dieses Problem kann vermieden werden, indem Online-Buchhaltungssoftware eingerichtet wird, um automatisch Finanzdaten in dem Moment zu erhalten, in dem Banktransaktionen stattfinden. Die genauen Dollarbeträge werden sofort erfasst und über das Dashboard abrufbar, eine Methode, die nicht nur die Genauigkeit verbessert, sondern es auch unnötig macht, jeden Monat Zeit mit dem Ausfüllen von Papierauszügen zu verbringen, um sicherzustellen, dass die Bücher ausgeglichen sind.

Kommunikation offen halten

Eine zuverlässige Online-Buchhaltungslösung sollte es Administratoren ermöglichen, verschiedene Anmeldeberechtigungen zu erstellen, damit Abteilungsleiter, Vorgesetzte und Mitarbeiter in einem Unternehmen auf Informationen zugreifen und diese ändern können. Mit den Überwachungstools können CFOs überprüfen, ob alles reibungslos funktioniert, und auf Fragen mithilfe von Zusammenarbeitsoptionen innerhalb der Anwendung reagieren. Dadurch wird der Informationsfluss zwischen allen an den finanziellen Entscheidungen eines Unternehmens beteiligten Parteien freigehalten und Hindernisse beseitigt, die einem effizienten Betrieb entgegenstehen. Sollten sich die Bedürfnisse des Unternehmens ändern, stehen der CFO und der Dienstleister jederzeit zur Verfügung, um Verbesserungen zu ermöglichen.

Nutzen Sie das Reporting

Das Erstellen von Berichten aus Finanzdaten ohne die Hilfe von Software ist ein mühsamer Prozess, der kleine Mitarbeiter bindet, die anderswo produktiver arbeiten könnten. Die Verzögerung zwischen der Datenerfassung und der Erstellung dieser manuellen Berichte birgt das Risiko, dass die Informationen zum Zeitpunkt der Berichterstellung veraltet sind. Online-Buchhaltungsplattformen enthalten Reporting-Tools für einige der wichtigsten Geschäftsmetriken:

Da alle Daten, die in das System eingegeben werden, sofort korreliert sind, spiegelt jeder neue Bericht die letzten Änderungen in den Finanzen des Unternehmens wider. Die plattformübergreifende Synchronisierung ist einer der Hauptvorteile von Online-Berichtssystemen, ist aber nicht der einzige. Umfassende Dashboards können Daten aggregieren, die Berichterstellung verbessern und CFOs den Zugriff auf die wichtigsten Leistungsindikatoren des Unternehmens ermöglichen, ohne ihren Computer hochzufahren. Mobile Konnektivität in Buchhaltungsanwendungen ist allgegenwärtig und ermöglicht es Benutzern, alle wichtigen Daten nicht nur anzuzeigen, sondern auch zu bearbeiten, zu manipulieren und zu analysieren, wo immer und wann immer es notwendig ist.

Integriere alle Programme

Online-Buchhaltung ist am vorteilhaftesten, wenn sie mit den anderen Anwendungen verknüpft ist, die ein Unternehmen zur Verwaltung von Vorgängen verwendet. Das Zusammenführen von Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung, Bestandsverwaltung und anderer Software unter Verwendung einer sicheren Integrationsplattform vereinfacht den Datenfluss und stellt sicher, dass die durch das Online-Buchhaltungsprogramm zugänglichen Informationen immer genau sind.

Wie bei der Automatisierung ermöglicht die Integration eine höhere Effizienz und kann einem Unternehmen eine beträchtliche Menge Geld sparen, da weniger Zeit für die Suche nach Informationen aufgewendet wird, die zuvor über Abteilungen verteilt waren. Durch die Integration werden auch häufig wiederkehrende Dateneingabeaufgaben verringert, die Fehlerquote verringert und Unternehmen können ihre Berichte so optimieren, dass sie die größte Detailgenauigkeit aufweisen.

Eine entscheidende Komponente der Integration von Buchhaltungsplattformen ist, zuerst zu verstehen, was das gewünschte Ergebnis ist, bevor die Systeme ausgerichtet werden. Wenn CFOs wissen, welche Anforderungen an die Rechnungslegung gestellt werden, können sie die Relevanz der vielen Funktionen und Vorteile verschiedener Programme genauer bewerten, um sicherzustellen, dass sie die Anforderungen des Unternehmens tatsächlich erfüllen. Zum Beispiel erfordert die Auftragskalkulation, dass mehrere Systeme in Lohn-, Zeiterfassungs- und Hauptbuchsystemen miteinander kommunizieren. Wenn die Kalkulation von Aufträgen ein wichtiger Grundsatz des Berichtswesens ist, dann ist es eine spezifische und wichtige Überlegung, ob die Zeiterfassungsanwendung ihre Daten mit den Gehaltsabrechnungsdiensten synchronisiert.

Passen Sie die Arbeitsumgebung an

Unternehmen, die Integrationslösungen anbieten, beinhalten häufig Anpassungen als Teil ihrer Dienstleistungen. CFOs können dies nutzen, um eine zentrale Plattform zu schaffen, die speziell auf die Bedürfnisse jedes Unternehmens zugeschnitten ist. Jedes Unternehmen benötigt eine spezielle Konfiguration in Bezug auf Arbeitsabläufe, Dateneingabeformulare und Verbindungen zwischen Softwareanwendungen. Die Plattform selbst sollte leicht genug für alle Benutzer sein, ohne dass ein umfangreiches Training erforderlich ist. Die Online-Buchhaltung kann nahtlos in diese Umgebung integriert werden, so dass sie zu einem regelmäßigen Werkzeug für die Verwaltung des Datenflusses wird.

Beachten Sie, dass bei Anpassungen möglicherweise das Eingreifen von geschulten IT-Services erforderlich ist, um die Konnektivität einzurichten, sicherzustellen, dass die Daten ordnungsgemäß synchronisiert werden und die Berichte korrekt sind. Diese Unterstützung sollte budgetiert werden, wenn die Kosten für die Implementierung neuer Buchhaltungslösungen und Online-Buchhaltungsdienste berücksichtigt werden, da sie nicht nur während der Einrichtung, sondern auch in Zeiten der Veränderung, während des Wachstums und wenn das Buchhaltungsteam neue Informationen und Berichte benötigt. Unternehmen nähern sich dem auf vielfältige Weise.

Kleine Unternehmen mit einem begrenzten Budget und einem fraktionellen CFO bei der Buchhaltung können es vorziehen, eine Beziehung mit einem Einzelunternehmer zu führen, die flexibel und auf Abruf verfügbar ist, wenn dies erforderlich ist. Wenn die Bedürfnisse nicht umfassend sind, würde die Abrechnung der geleisteten Arbeitsstunden eher für kleine Geschäftsbudgets von Nutzen sein als eine monatliche Rate. Umgekehrt können größere Unternehmen oder Unternehmen mit komplizierten Buchhaltungsanforderungen mehr davon profitieren, dass ein IT-Unternehmen in der Lage ist, seinen laufenden Bedarf zu decken. In bestimmten Situationen sind einige Unternehmen am besten geeignet, wenn sie über eine interne IT-Supportperson verfügen. Dies ist normalerweise am besten geeignet für Unternehmen, die bereits eine IT-Person haben, die zusätzliche Systemverantwortlichkeiten übernehmen kann.

CFOs, Geschäftsinhaber und Mitarbeiter erhalten eine gemeinsame Umgebung, in der sie ihre Finanzen verfolgen und verwalten können. Die Online-Buchhaltung adressiert viele der Probleme der Genauigkeit und der Kommunikation, die zu nachteiligen Fehlern führen können. Die richtige Implementierung schafft eine Plattform, die die Art und Weise, wie Unternehmen mit Finanzen umgehen, transformiert und die ideale Umgebung für Produktivität und Wachstum bietet.