Sie haben möglicherweise Verbindlichkeiten (nicht beanspruchte Schecks), die Sie nicht an einen Lieferanten senden können, Überzahlungen an einen Kunden oder einen von einem Mitarbeiter nicht beanspruchten Gehaltsscheck oder anderes Eigentum, das einer anderen Person gehört, aber Ihrem Unternehmen und Ihnen gehört Ich weiß nicht, wie ich diese Eigenschaft zu der Person bringen kann, die sie besitzt.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Gesetze in Bezug auf nicht beanspruchtes Eigentum (einschließlich Gehaltsschecks) von den einzelnen Staaten geregelt werden. Die Vorschriften sind diejenigen des Staates, in dem der Zahlungsempfänger ist, nicht der Staat, in dem Ihr Geschäft ist.
Wenn Ihr Unternehmen in der Situation ist, in der Sie den Eigentümer nicht beanspruchter Objekte nicht finden können, müssen Sie zwei Dinge tun:
1. Machen Sie alle angemessenen Anstrengungen, um den Empfänger der Zahlung zu finden, damit Sie ihnen das Geld geben können.
2. Wenn Sie den Empfänger nicht innerhalb einer angemessenen Frist finden können, müssen Sie die fehlende Zahlung Ihrem Staat melden und das Geld an den Staat zahlen, damit es dem Empfänger zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung steht.
Angenommen, Sie haben einen Mitarbeiter bezahlt, der Ihre Firma verlassen hat und keinen Gehaltsscheck erhalten hat. Sie haben das Geld in Ihrem Lohnkonto , aber denken Sie daran, dass es nicht Ihr Eigentum ist. Nicht beanspruchtes Eigentum wird als Verbindlichkeit für buchhalterische Zwecke betrachtet; das heißt, es ist ein Eigentum, das Sie besitzen, aber das nicht das Eigentum Ihres Unternehmens ist.
Ihr Unternehmen hat zwei Verantwortlichkeiten für nicht beanspruchte Immobilien: (1) nicht beanspruchte Vermögenswerte in den richtigen Staat zu melden und zu bezahlen und (2) sicherzustellen, dass das Unternehmen die Verbindlichkeit in seiner Bilanz korrekt widerspiegelt .
Nicht beanspruchtes Eigentum und Ihre Geschäftsbuchhaltung
Wenn Sie zu Buchhaltungszwecken den Punkt erreichen, an dem Sie den nicht abgeholten Scheck Ihrem Bundesstaat melden müssen, sollten Sie den Scheck für ungültig erklären und den Betrag auf ein Treuhandkonto legen. Dies wird dazu beitragen sicherzustellen, dass die Mittel nicht versehentlich ausgegeben werden.
Sie sollten bereits die Lohnsteuer auf diesen Betrag gezahlt haben.
Behalten Sie alle Aufzeichnungen über diesen Zahlungsempfänger oder Mitarbeiter bei und stellen Sie sicher, dass Sie versuchen, die Person regelmäßig zu kontaktieren. Justin Pritchard, Bankexperte bei The Balance, hat eine Vorlage für hervorragende Prüfungen, die Sie vielleicht in Erwägung ziehen sollten.
Berichterstattung und Zahlung an den Staat
Das Prinzip von Escheat (ausgesprochen "Es-Cheat", wie es aussieht) regiert hier. Escheat bedeutet "Kapitulation" und basiert auf einer Common-Law-Doktrin, die verlangt, dass nicht beanspruchtes Eigentum an den Staat zurückgegeben (zurückgegeben) wird und nicht von der Person, die es hat, aufbewahrt wird. Die Idee ist, dass die Immobilie nicht Ihnen gehört und dass der Staat mehr Ressourcen hat, um die Einzelperson oder das Unternehmen zu finden, das Eigentümer ist.
Wenn kein Eigentümer gefunden wird, behält der Staat das Eigentum. Die möglichen Arten von Immobilien sind Schecks (einschließlich Gehaltsschecks), Treuhandfonds, Kundenüberzahlungen, Kreditoren, die Sie nicht an Kreditoren zahlen können, Lohn- und Gehaltsschecks und Provisionsschecks.
Staatliche Gesetze über nicht beanspruchtes Eigentum
Alle Staaten haben ein Escheatgesetz, das Zeiträume und Verfahren beschreibt. Landesgesetze beinhalten normalerweise diese Schritte:
- Der Staat gibt eine Zeitspanne an, in der kein Kontakt bezüglich der Immobilie besteht.
- Dann gibt es jährlich einen Zeitraum, in dem versucht wird, Eigentümer ausfindig zu machen und die Sorgfaltspflichtbriefe an die letzte bekannte Adresse zu schicken. Es wäre gut, diese Briefe per Einschreiben oder "Rückschein angefordert" zu senden, so dass Sie eine Aufzeichnung des Kontakts mit der Person oder Firma haben.
- Nach diesem Zeitraum müssen Sie dem Staat einen Bericht und eine Überweisung von Beträgen vorlegen, die Eigentümern zustoßen, die Sie nicht erreichen konnten.
Nicht beanspruchte Gehaltsschecks
Nicht beanspruchte Gehaltsschecks unterliegen ebenfalls den Escheat-Gesetzen als nicht beanspruchtes Eigentum. Es gelten die Gesetze des Staates, in dem der Arbeitnehmer zuletzt gearbeitet hat. Wenn Sie einen Gehaltsscheck für einen früheren Mitarbeiter oder Mitarbeiter haben, der für einen bestimmten Zeitraum nicht beansprucht wurde, müssen Sie den gleichen Status für die Statusberichterstattung wie für andere Objekte einhalten. Weitere Informationen zum Umgang mit unbeanspruchten Gehaltsschecks finden Sie in diesem Artikel .
State Escheat Gesetze
Sie können nach dem Namen Ihres Staates und dem Wort "Escheat" suchen. Suchen Sie beispielsweise nach "Iowa-Escheat-Gesetzen". Sie können auf der Website Ihres Schatzmeisters, Abteilung für Einnahmen oder Steuerbehörde nach Informationen suchen. Denken Sie daran, jeder Staat hat andere Anforderungen. Diese Website von einem Anwalt enthält weitere Informationen über nicht beanspruchte Eigentum, einschließlich Links zu Escheat Gesetze in allen Staaten.
Accounting für nicht beanspruchtes Eigentum
Die Bilanzierung von nicht beanspruchten Immobilien hängt von der Wahrscheinlichkeit ab, dass die Immobilie beansprucht wird. Laut dem Journal of Accountancy ist es in vielen Fällen am besten, den Verlust aus buchhalterischer Sicht zu erkennen, bevor Sie ihn an den Staat übergeben. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater vor Ende des Jahres, um Ihre Liste potenzieller nicht beanspruchter Immobilien zu besprechen.
Einige Vorschläge für den Umgang mit nicht beanspruchtem Eigentum
- Informieren Sie sich über die Gesetze Ihres Staates oder für alle Staaten, in denen Ihre Mitarbeiter arbeiten. Achten Sie besonders auf den Zeitraum, nach dem Sie die nicht abgeholte Eigenschaft dem Staat melden müssen.
- Richten Sie Richtlinien und Verfahren ein , um Informationen über nicht abgeholte Objekte zu erfassen, und erstellen Sie einen Zeitplan für die Überprüfung der Liste und den Versand von Benachrichtigungen jedes Jahr.
- Legen Sie dann jedes Jahr eine Zeit fest , in der nicht erfasste Immobilien gemeldet und bezahlt werden.
Staatliche Audits
Denken Sie daran, dass nicht abgeholte Eigenschaften nicht Eigentum Ihrer Firma sind. Staaten können und prüfen nicht erhobenes Vermögen und können Bußgelder und Strafen für die Nichteinhaltung staatlicher Gesetze beurteilen.