Legen Sie einen Sicherungsplan fest
Idealerweise sollten Sie bei plötzlichen Erkrankungen oder anderen Notfällen immer einen Backup-Plan haben, aber wenn ein Schlüsselmitarbeiter auf eine Abreise hinweist oder benachrichtigt, müssen Sie sofort einen Plan aufstellen, damit jemand anderes seine Aufgaben erledigt.
High-Level-Manager und potenzielle Ersatzkräfte sollten jeden Aspekt seiner Rolle verstehen.
Ein großer Teil eines Nachfolgeplans ist Dokumentation. Alles, woran jeder Mitarbeiter arbeitet, sollte Teil eines öffentlichen Handbuchs, eines Kalenders, einer Aufgabenliste oder einer Datei sein. Diese Dokumentation sollte Kontaktinformationen für externe Parteien sowie Erläuterungen dazu enthalten, wie Excel-Makros, Computerprogramme oder andere Verknüpfungen, die vom Mitarbeiter erstellt wurden, funktionieren.
Der Plan sollte auch eine klare Prioritätenliste enthalten, so dass die verbleibenden Mitarbeiter nicht überfordert sind und wissen, welche Aufgaben Vorrang vor ihrer bestehenden Arbeit haben.
Erwägen Sie Informationssicherheit
Schlüsselmitarbeiter haben oft Zugang zu Bankkonten, wichtigen Computersystemen und Online-Diensten. Während Fälle von vorsätzlichem Fehlverhalten oder Datendiebstahl selten sind, ist es immer noch die beste Vorgehensweise, ihren Zugang zu entfernen, sobald sie ihn nicht mehr benötigen.
Zusätzlich zum Entfernen des Zugriffs müssen Sie sicherstellen, dass Sie ihn behalten.
Zum Beispiel muss möglicherweise einem anderen Angestellten die Berechtigung zum Unterschreiben von Schecks erteilt werden, um ein Signaturprüfsystem mit zwei Unterschriften aufrechtzuerhalten. Wenn sich der scheidende Mitarbeiter für einen Online-Service, z. B. für Ihre Website-Analyse, mit der E-Mail-Adresse des Unternehmens angemeldet hat, stellen Sie sicher, dass er die Anmeldedaten überträgt.
Stellen Sie eine abschließende Gehaltsabrechnung und Leistungen aus
Ausscheidende Mitarbeiter haben Anspruch auf Zahlung ihres letzten Gehalts und aller aufgelaufenen Leistungen, wie zB ungenutzte Urlaubstage.
Zahlungen für aufgelaufene Nebenleistungen hängen von Ihrem Arbeitsvertrag und den lokalen Gesetzen ab.
Das staatliche Gesetz legt auch den Zeitplan für die Zahlung fest. Sie haben in der Regel, was der reguläre Zahltag gewesen wäre, wenn der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen geblieben wäre. Viele Unternehmen ziehen es vor, dass scheidende Mitarbeiter am letzten Tag persönlich ihren letzten Gehaltsscheck unterzeichnen. Arbeiten Sie mit Ihrem Buchhaltungsservice zusammen , um den fälligen Endbetrag zu berechnen.
Aktualisieren Sie Ihre Finanzberichte
Wenn ein Mitarbeiter bereits Aktienoptionen oder eine aufgeschobene Vergütung erworben hat, werden die Kosten und die damit verbundene Haftung wahrscheinlich bereits in Ihren Büchern erfasst. Wenn der Abflug einen goldenen Fallschirm oder eine andere Vertragslaufzeit auslöst, kann die fällige Entschädigung nur eine Fußnote sein - sofern sie in Ihrem Abschluss enthalten ist.
Warten Sie nicht bis zur nächsten Berichtsperiode, lassen Sie Ihren Buchhalter sofort die entsprechenden Buchungen vornehmen, um alle finanziellen Transaktionen widerzuspiegeln, die bei der Abreise des Mitarbeiters stattgefunden haben. Dies gibt Ihnen eine Vorwarnung, falls Sie eine Gewinnverschiebung aufgrund von Auszahlungen erklären oder anpassen müssen.
Benachrichtigen Sie Investoren
Die meisten Mitarbeiter werden als austauschbar betrachtet, und ihre Abgänge würden wahrscheinlich nicht als wesentlich für Investitionsentscheidungen angesehen.
Es gibt jedoch Ausnahmen. Ein Beispiel wäre der Abgang eines führenden Wissenschaftlers, dessen Abgang die Forschung stören würde, die für die Tätigkeit seines Unternehmens von zentraler Bedeutung ist.
Unabhängig davon sollten Sie als Best Practice eine Mitteilung versenden, die Ihre Anleger über die Abreise eines wichtigen Mitarbeiters informiert. Dies kann dazu beitragen, Ängste vor Aufruhr oder Meinungsverschiedenheiten innerhalb Ihrer Reihen zu beruhigen und Investoren daran zu hindern, ihre Unterstützung in Anspruch zu nehmen. Es ist auch eine gute Möglichkeit, Investoren über die Vorgänge in Ihrem Unternehmen auf dem Laufenden zu halten und ihnen mitzuteilen, wie Sie in Zukunft wachsen wollen.