Bewerben Sie sich für eine Arbeitgeber Identifikationsnummer (EIN)
Ihr EIN ist eine eindeutige Nummer, die speziell für IRS-Zwecke Ihrem Unternehmen zugeordnet ist. Diese Nummer identifiziert Ihr Unternehmen, wenn Sie Informationen an Bundes- und Landesbehörden über Ihre Mitarbeiter melden. Beispiele für diese Informationen sind das in ihrem Namen gezahlte Gesamteinkommen und Steuern. Sie können das EIN als Formular SS-4 oder eine Steuer-ID - das sind die gleichen wie das EIN.
Beantragen Sie Ihr EIN direkt über das IRS. Der bequemste Weg, um diese Transaktion abzuschließen, ist eine Online-Anwendung. Bewerbungen werden jedoch auch per Fax und Mail angenommen.
Überprüfen Sie die staatlichen und lokalen Bestimmungen für zusätzliche EIN-Anforderungen
Obwohl viele Bundesstaaten und Ortschaften Ihre Bundes-EIN für die Identifizierung akzeptieren, erfordern einige separate Steuernummern. Beispiele hierfür sind New York, Massachusetts und South Carolina. Sie können Ihre Stadt- und / oder Landesbestimmungen auf der Website des jeweiligen Staates für kleine Unternehmen ermitteln.
Verstehen Sie den Unterschied zwischen einem unabhängigen Auftragnehmer und einem Mitarbeiter
Ob Sie unabhängige Auftragnehmer oder Mitarbeiter beschäftigen, hat erheblichen Einfluss darauf, wie Einkommen, Medicare-, Sozialversicherungs- und Arbeitslosensteuern bezahlt werden. Daher ist es wichtig, den Unterschied zwischen den beiden zu verstehen.
Der grundlegende Test läuft auf die folgenden drei Fragen hinaus:
- Überwacht der Arbeitgeber wann, wo und wie die Arbeit abgeschlossen ist? Wenn dies der Fall ist, ist der Arbeitnehmer wahrscheinlich ein Angestellter.
- Überwacht der Arbeitgeber die finanziellen Aspekte der Arbeit? Werden zum Beispiel Kosten erstattet? Stellt der Arbeitgeber arbeitsbezogene Hilfsmittel wie Computer zur Verfügung? Wenn dies der Fall ist, ist der Arbeitnehmer wahrscheinlich ein Angestellter.
- Bleibt die Beziehung bestehen, oder ist der Arbeitnehmer für ein bestimmtes Projekt angestellt, ohne dass eine Fortsetzung der Beschäftigung erwartet wird? Bietet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Leistungen wie Krankenversicherung und bezahlte Freistellung? Wenn die Beziehung läuft und / oder wenn Leistungen angeboten werden, ist der Arbeitnehmer wahrscheinlich ein Angestellter.
Erhalten Sie benötigte Mitarbeiterformulare
Sobald Ihre eigenen Dokumente in Ordnung sind, können Sie Ihre Mitarbeiter einstellen. Stellen Sie sicher, Steuer-und Gehaltsabrechnung Informationen innerhalb der ersten paar Tage der Beschäftigung zu sammeln, um sicherzustellen, dass sie ihren ersten Gehaltsscheck rechtzeitig erhalten. Vielleicht möchten Sie die Verwendung der direkten Einzahlung für schnellere Zahlungen durch die Mitarbeiter fördern.
Jeder Mitarbeiter muss ein Einkommensteuerformular W-4 ausfüllen, mit dem Sie die korrekte Steuereinbehaltung berechnen können. Mitarbeiter müssen außerdem ein I-9-Formular ausfüllen, um zu überprüfen, ob sie legal in den Vereinigten Staaten arbeiten dürfen.
Wählen Sie Ihre Zahlungsfrist
Je weniger Zahlungsfristen Sie haben, desto einfacher ist es, Ihre Gehaltsabrechnung abzuschließen. Einige Staaten verlangen jedoch, dass Mitarbeiter nach einem bestimmten Zeitplan bezahlt werden, zum Beispiel wöchentlich oder alle zwei Wochen. Wenn Sie die Gehaltsabrechnung seltener als einmal pro Woche durchführen möchten, wenden Sie sich an das State Department of Labor, um festzustellen, ob die von Ihnen vorgeschlagene Vergütungsperiode den staatlichen Vorschriften entspricht.
Erstellen Sie abrechnungsrelevante Prozesse
Bevor Sie in der Lage sind, genaue Gehaltsschecks auszustellen, benötigen Sie eine Methode zur Nachverfolgung der Mitarbeiterstunden. Zu diesem Zweck stehen zahlreiche Tools zur Verfügung, von einfachen Anmeldemasken bis hin zu Plattformen, die die Aktivitäten von Mitarbeitern auf Telefonen oder Computern verfolgen. Es ist auch wichtig, Richtlinien für bezahlte Freizeit zu erstellen, wenn Sie es anbieten, Überstunden und andere Vorteile.
Auf der anderen Seite müssen Sie einen Prozess eingerichtet haben, um sicherzustellen, dass Abzüge für Leistungen, Steuern und Ähnliches an die entsprechenden Lieferanten und Agenturen im Auftrag Ihrer Mitarbeiter gezahlt werden.
Wählen Sie eine Abrechnungsplattform
Wenn Sie vorhaben, die Gehaltsabrechnung intern zu erledigen, stellen Sie sicher, dass Sie oder Ihr Buchhalter mit den Nuancen dieser Aufgabe vertraut sind. Es gibt mehrere qualitativ hochwertige Payroll-Plattformen zur Verfügung, um die Dinge zu erleichtern. Die meisten kleinen Unternehmen bevorzugen jedoch ausgelagerte Controller-Dienste, da diese Fachleute über das Wissen und die Erfahrung verfügen, um die Gehaltsabrechnung genau und pünktlich zu erstellen.
Produzieren Sie Ihre Gehaltsabrechnung
Sobald Sie oder Ihr Controller die persönlichen Daten der Mitarbeiter in Ihr Gehaltsabrechnungssystem eingegeben haben, können Sie Ihre erste Gehaltsabrechnung erstellen. Unter Verwendung der Zeitnahme-Tools, die Sie für stündliche (nicht befreite) Arbeiter eingerichtet haben, geben Sie die Anzahl der Stunden für jeden ein oder melden Sie diese. Angestellte (ausgenommene) Arbeiter müssen nicht ihre Stunden melden. Sie erhalten jede Woche den gleichen Betrag.
Hinweis: Wenn Sie in Ihrer Buchhaltung eine Kalkulation durchführen, möchten Sie immer noch, dass Angestellte ihre Stunden verfolgen. Es wird nicht in ihre wöchentliche Bezahlung eingerechnet, aber Sie werden in der Lage sein, Zeit für Jobs zuzuteilen, um die Kosten zu verstehen. Ziehen Sie in Erwägung, ein Zeiterfassungsprogramm zu verwenden, das mit Ihrer Hauptbuchhaltungssoftware synchronisiert, um diese Berichte zu erstellen. Viele haben eine Synchronisierung mit Ihrer Gehaltsliste, so dass Sie sie für Angestellte und Stunden Mitarbeiter gleichermaßen verwenden können.
Bewahren Sie erforderliche Datensätze auf
Bestimmte abrechnungsbezogene Datensätze müssen für IRS-Zwecke beibehalten werden. In der Regel müssen Sie alle Aufzeichnungen für Personen aufbewahren, die aktiv beschäftigt sind, unabhängig von der Dauer ihrer Amtszeit. Viele Aufzeichnungen müssen für eine bestimmte Zeit nach Beendigung der Beschäftigung aufbewahrt werden. Zum Beispiel müssen Lohnsteuerdatensätze für mindestens vier Jahre aufbewahrt werden. Spezifische Anweisungen sind über das IRS verfügbar.
Berechnen und bezahlen Sie Bundes- und Landeslohnsteuern
Schließlich sind Sie als Arbeitgeber für Lohnsteuerzahlungen und die Erstellung bestimmter Berichte verantwortlich. Im Allgemeinen sind Berichte entweder vierteljährlich oder jährlich fällig. Nutzen Sie die durch das IRS und Ihr Finanzamt verfügbaren Ressourcen, um sicherzustellen, dass alle Steuern und Berichte angemessen behandelt werden.
Präzise, pünktliche Gehaltsabrechnung ist eine der wichtigsten Aufgaben Ihres Unternehmens. Erstens sind Gehaltsabrechnungsfehler eine todsichere Möglichkeit, Mitarbeiter zu verärgern. Zweitens können Steuerfehler zu erheblichen Bußgeldern und Strafen führen. Überlegen Sie sorgfältig, wie Ihre Gehaltsabrechnung gehandhabt wird, um sicherzustellen, dass Sie die häufigsten Fallstricke vermeiden.